عند توظيف مساعدين/محاسبين لشركة محاسبة، يُنصح بتعيين شخص واحد مسؤول عن كل مهمة من المهام التالية: استلام المستندات، ومراجعتها، وإجراء المقابلات الأولية، وإجراء المقابلات النهائية. إذا كانت الشركة صغيرة، يمكن للشخص نفسه القيام بكل هذه المهام، ولكن يجب أن تكون لكل خطوة شروط إنجاز واضحة.
لنبدأ بمخرجات هذه الوظيفة.
يتطلب هذا المنصب الالتزام بموسم الضرائب، والدقة، والمواعيد النهائية. قبل الإعلان عن الوظيفة، ينبغي مناقشة الدقة، والقدرة على العمل لساعات إضافية خلال موسم الضرائب، والحفاظ على السرية، مع تحديد المتطلبات الأساسية قبل بدء العمل، وتحديد ما يمكن توفير التدريب اللازم له. يجب شرح المهام أو فترات العمل المختلفة بشكل منفصل.
مثال على جدول أسبوعي
- في بداية الأسبوع، يؤكد مدير التوظيف المهام والوقت والموقع ونطاق التعويضات، وتقوم الإدارة بتنظيم السير الذاتية المستلمة.
- خلال الأسبوع، قم بمراجعة السير الذاتية والوثائق الأصلية، وتوضيح أي ثغرات في المعلومات المتعلقة بالتخصصات ذات الصلة والخبرة والاهتمام بالتفاصيل والعمل الإضافي.
- بعد المراجعة، سيتم إصدار دعوة اختبار أولية، تحدد عدد الأسئلة والموعد النهائي ومعلومات الاتصال لمعالجة الصعوبات.
- بمجرد اختيار المرشحين، سيقوم المشرف بمراجعة التقرير وتحديد ما إذا كان سيجري مقابلة أو اختيارًا تكميليًا؛ وسيتم إبلاغهم بالخطوات التالية في نفس الوقت.
هذا مثال على جدولة المواعيد، ويمكن تعديله وفقًا لجدول المرشح. يجب أن تتضمن كل دعوة فترة زمنية محددة للرد؛ فلا داعي للانتظار حتى نهاية الأسبوع لمعالجة الأمور الطارئة.
كيف يقوم المشرفون والإداريون بتسليم المسؤوليات؟
يتولى الموظفون الإداريون مسؤولية متابعة حالة المستندات والإشعارات الواردة؛ ويقوم المشرفون بتقييم الأدلة والشروط اللازمة لإنجاز العمل. وعندما تتطلب الكفاءة المهنية خبرة عملية أو مشاريع مكتملة للتحقق منها، يتم تكليف موظفين مؤهلين لتقديم المساعدة.
بالنسبة لمساعدي المحاسبة/المحاسبين في شركات المحاسبة، يمكن استخدام هذا التمرين التجريبي في المقابلات اللاحقة: باستخدام قوائم تقديم مجهولة المصدر من عميلين، يرجى سرد المستندات المفقودة، وتواريخ استحقاقها، والشخص المسؤول عن متابعتها. عند المراجعة، انتبه إلى تمييز معلومات العميل، وفرز المستندات حسب تواريخ الاستحقاق، والتأكد من تحديد جهة مسؤولة بوضوح عن كل مستند مفقود.
ما هي التعديلات المطلوبة بعد الجولة؟
إذا كان لدى عدة أشخاص فهم مختلف لمفهوم الدقة، فراجع أولاً شرح الموظف الدائم؛ وإذا تعثّر الأمر لعدم ردّ المشرف، فحدّد فترة مراجعة ثابتة. يمكن أن تساعد الأدوات في تنظيم المعلومات، لكن لا يزال على الشركة إتمام التواصل واتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين.
الخطوة التالية هي الرجوع إلى العملية المكونة من ثلاث خطوات من السيرة الذاتية إلى المقابلة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لا تملك موارد بشرية .
استكشف خطة نظام المقابلات للشركات الصغيرة والمتوسطة
تبلغ تكلفة خطة MIND Interview للشركات الصغيرة والمتوسطة 3000 دولار تايواني جديد لمدة ستة أشهر ، وتشمل 50 تحليلًا للسير الذاتية و15 مقابلة باستخدام الذكاء الاصطناعي . تساعدك هذه الخطة على فرز السير الذاتية، وإجراء مقابلات الجولة الأولى عبر الإنترنت، وإعداد التقارير. تقوم شركتك بمراجعة النتائج واتخاذ قرار التوظيف.
بمجرد إعدادك للوظائف الشاغرة، والعدد المتوقع للسير الذاتية، وعدد المرشحين للمقابلة، يمكنك التأكد مع الفريق من مدى ملاءمة الخطة وكيفية البدء في استخدامها.
Frequently Asked Questions
Key questions often raised by business leaders and HR teams:
في غياب شخص متخصص في الموارد البشرية، من المسؤول عن الفرز الأولي ومراجعة المساعدين/المحاسبين في شركة المحاسبة؟
يمكن للمدير أو المسؤول عن هذا الأمر أن يتولاه، مع توفير مساعدة إدارية لجمع البيانات وإرسال الإشعارات. وينبغي إسناد المهام المهنية إلى أفراد قادرين على تقييم مستوى هذه المهارة.
كيف يمكنني تعزيز أدلة قدرتي على العمل بعد المقابلة الأولية لوظيفة مساعد/محاسب في شركة محاسبة؟
باستخدام قوائم التقديم المجهولة من عميلين، يُرجى تحديد المستندات المفقودة، ومواعيد استحقاقها، والشخص المسؤول عن متابعتها. يكمن جوهر الأمر في التمييز بين معلومات العميلين، وترتيبها حسب تاريخ الاستحقاق، وتحديد المسؤولية بوضوح عن كل مستند مفقود. ستقوم الشركة بترتيب هذه الطلبات ومراجعتها؛ ولن يُعتبر ملخص المقابلة الأولية قرار التوظيف النهائي.