عند توظيف محاسب، يُنصح بتعيين شخص واحد مسؤول عن كل مهمة من المهام التالية: استلام المستندات، ومراجعتها، وإجراء المقابلات الأولية، وإجراء المقابلات النهائية. إذا كانت الشركة صغيرة، يمكن للشخص نفسه القيام بكل هذه المهام، ولكن يجب أن تكون لكل خطوة شروط إنجاز واضحة.
لنبدأ بمخرجات هذه الوظيفة.
يشمل هذا المنصب موسم الضرائب، ومطابقة الحسابات، والالتزام بالمواعيد النهائية. قبل الإعلان عن الوظيفة، ينبغي مناقشة مطابقة الحسابات ومعالجة الإيصالات، وترتيبات تقديم المستندات، وسرية البيانات، مع تحديد البنود التي تتطلب تدريبًا مسبقًا والبنود التي يمكن ترتيبها. يجب شرح المهام أو فترات العمل المختلفة بشكل منفصل.
مثال على جدول أسبوعي
- في بداية الأسبوع، يؤكد مدير التوظيف المهام والوقت والموقع ونطاق التعويضات، وتقوم الإدارة بتنظيم السير الذاتية المستلمة.
- خلال الأسبوع، قم بمراجعة تحليل السيرة الذاتية والبيانات الأصلية لتوضيح نطاق المعالجة المحاسبية، وسجلات التحقق من التناقضات، والفجوات المعلوماتية في الأدوات المستخدمة.
- بعد المراجعة، سيتم إصدار دعوة اختبار أولية، تحدد عدد الأسئلة والموعد النهائي ومعلومات الاتصال لمعالجة الصعوبات.
- بمجرد اختيار المرشحين، سيقوم المشرف بمراجعة التقرير وتحديد ما إذا كان سيجري مقابلة أو اختيارًا تكميليًا؛ وسيتم إبلاغهم بالخطوات التالية في نفس الوقت.
هذا مثال على جدولة المواعيد، ويمكن تعديله وفقًا لجدول المرشح. يجب أن تتضمن كل دعوة فترة زمنية محددة للرد؛ فلا داعي للانتظار حتى نهاية الأسبوع لمعالجة الأمور الطارئة.
كيف يقوم المشرفون والإداريون بتسليم المسؤوليات؟
يتولى الموظفون الإداريون مسؤولية متابعة حالة المستندات والإشعارات الواردة؛ ويقوم المشرفون بتقييم الأدلة والشروط اللازمة لإنجاز العمل. وعندما تتطلب الكفاءة المهنية خبرة عملية أو مشاريع مكتملة للتحقق منها، يتم تكليف موظفين مؤهلين لتقديم المساعدة.
بالنسبة للمحاسبين، يمكن استخدام هذا التمرين العملي في المقابلات اللاحقة: إنشاء مثال لتسوية الحسابات باستخدام فواتير وقوائم دفع وهمية، مع تحديد المبالغ والتواريخ والاختلافات في البنود المفقودة. أثناء المراجعة، احرص على توثيق عملية التحقق، وتحديد أي وثائق تكميلية ضرورية، وإدراج أي اختلافات غير مؤكدة قيد التحقيق.
ما هي التعديلات المطلوبة بعد الجولة؟
إذا كان لدى عدة أشخاص فهم مختلف لعملية المطابقة ومعالجة القسائم، فراجع أولاً تفسيرات الموظفين الدائمين؛ وإذا تعثّر حلّ المشكلة لعدم استجابة المشرف، فحدد فترة مراجعة ثابتة. يمكن أن تساعد الأدوات في تنظيم البيانات، لكن لا يزال يتعين على الشركة إتمام التواصل واتخاذ القرارات المتعلقة بالموظفين.
الخطوة التالية هي الرجوع إلى العملية المكونة من ثلاث خطوات من السيرة الذاتية إلى المقابلة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لا تملك موارد بشرية .
استكشف خطة نظام المقابلات للشركات الصغيرة والمتوسطة
تبلغ تكلفة خطة MIND Interview للشركات الصغيرة والمتوسطة 3000 دولار تايواني جديد لمدة ستة أشهر ، وتشمل 50 تحليلًا للسير الذاتية و15 مقابلة باستخدام الذكاء الاصطناعي . تساعدك هذه الخطة على فرز السير الذاتية، وإجراء مقابلات الجولة الأولى عبر الإنترنت، وإعداد التقارير. تقوم شركتك بمراجعة النتائج واتخاذ قرار التوظيف.
بمجرد إعدادك للوظائف الشاغرة، والعدد المتوقع للسير الذاتية، وعدد المرشحين للمقابلة، يمكنك التأكد مع الفريق من مدى ملاءمة الخطة وكيفية البدء في استخدامها.
Frequently Asked Questions
Key questions often raised by business leaders and HR teams:
في غياب شخص متخصص في الموارد البشرية، من المسؤول عن المراجعة والتحقق الأوليين من موظفي المحاسبة؟
يمكن للمدير أو المسؤول عن هذا الأمر أن يتولاه، مع توفير مساعدة إدارية لجمع البيانات وإرسال الإشعارات. وينبغي إسناد المهام المهنية إلى أفراد قادرين على تقييم مستوى هذه المهارة.
كيف يمكنني تعزيز أدلة قدرتي على العمل بعد اجتياز امتحان المحاسبة الأولي؟
أنشئ مثالًا للمطابقة باستخدام فواتير وقوائم دفع وهمية، مع تحديد المبالغ والتواريخ والاختلافات في البنود المفقودة. يكمن جوهر الأمر في توثيق عملية التحقق، وتحديد أي وثائق تكميلية ضرورية، وإدراج أي اختلافات غير مؤكدة قيد التحقيق. ستتولى الشركة ترتيب هذه العملية ومراجعتها؛ ولن يُعتبر ملخص المقابلة الأولية قرار التوظيف النهائي.