Nach Abschluss des Vorstellungsgesprächs sollte, falls das Unternehmen beschließt, nicht mit der nächsten Phase fortzufahren, das Ergebnis des Verfahrens über ein dafür vorgesehenes Fenster klar mitgeteilt werden. Die Benachrichtigung muss nicht lang sein, sollte dem Bewerber aber signalisieren, dass das Gespräch beendet ist, anstatt ihn unbestimmt lange auf eine Antwort warten zu lassen.
Zunächst bestätigen Sie, dass die interne Entscheidung getroffen wurde.
Prüfen Sie die Stellenausschreibungen, die Kandidaten, den Stand der Vorstellungsgespräche und die Schlussfolgerungen des Vorgesetzten. Falls die Kurszuweisungen noch besprochen werden oder Unterlagen ausstehen, klären Sie zunächst die zu klärenden Punkte. Fordern Sie nicht gleichzeitig weitere Dokumente an, während ein Kollege Sie über den Abschluss des Falls informiert.
Interne Unterlagen sollten arbeitsbezogene Informationen dokumentieren und die bestätigenden Mitarbeiter benennen. Externe Erklärungen sollten den einheitlichen Unternehmensverfahren entsprechen und dürfen nicht auf Vorurteilen des Interviewers oder unbestätigten Annahmen als Ablehnungsgrund beruhen.
Vorlage für kurze Benachrichtigungen
Hallo ［Name］ , vielen Dank für Ihre Teilnahme am Interview mit ［Filialen/Stellenangebote］ und vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Erfahrungen mit uns zu teilen.
Nach Abschluss dieser Bewerbungsprüfung haben wir beschlossen, das Einstellungsverfahren nicht fortzusetzen. Dieses Verfahren ist hiermit beendet. Vielen Dank für Ihr Interesse an dieser Position. Bei Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an ［Ansprechpartner］ .
Die Formulierung kann an den Markenstil angepasst werden, das Ergebnis sollte jedoch klar bleiben. Falls das Unternehmen keinen bestätigten Plan für die weitere Kontaktaufnahme hat, sollten keine Versprechen auf bevorzugte Benachrichtigung oder garantierte zukünftige Möglichkeiten gemacht werden.
Falls die Arbeitsbedingungen nicht übereinstimmen, erläutern Sie die festgestellten Unterschiede.
Wenn beispielsweise die bestätigten verfügbaren Arbeitsstunden von den für die Stelle erforderlichen Schichten abweichen, können Sie dies im Antwortformat des Unternehmens erklären: „Die für diese Zeit benötigte ［Zeitraum］ weicht von der aktuell verfügbaren Zeit ab.“ Führen Sie die zeitliche Diskrepanz nicht auf mangelnde Fähigkeiten oder Einstellung zurück.
Falls andere Stellenangebote infrage kommen, bitten wir Sie, vom Kandidaten eine Rückmeldung zu erhalten, ob er an weiteren Informationen interessiert ist, bevor wir Ihnen die konkreten Anforderungen der jeweiligen Stelle mitteilen. Dies ist ein separates Gespräch und stellt weder eine Zusage noch eine direkte Weiterempfehlung dar.
Die Liste und der Kontaktstatus werden nach Benachrichtigung aktualisiert.
Dokumentieren Sie das Versanddatum, die Benachrichtigungsmethode, eventuell offene Fragen und den Status des Verfahrens. Bewerber, deren Bewerbung abgeschlossen ist, sollten keine weiteren Einladungen zu Vorstellungsgesprächen für die ursprünglichen Stellenangebote erhalten. Die zuständige Kontaktperson muss den Terminplan entsprechend aktualisieren.
Die Informationen und Daten der Bewerber werden gemäß den bestehenden Unternehmensrichtlinien verarbeitet. Sollten zukünftige Vakanzen besprochen werden, bitten wir Sie, die Bereitschaft des Bewerbers zur Kontaktaufnahme sowie den passenden Zeitrahmen zu bestätigen. Eine einzelne Bewerbung gilt nicht als Zustimmung zu allen weiteren Kontaktaufnahmen. Durch das Abschließen der Bewerbung wissen die Vertriebsabteilungen außerdem, welche Kandidaten nicht mehr berücksichtigt werden.
Die vollständigen Kernfragen und Erfassungsfelder finden Sie im Toolkit für Filialinterviews ; zur Vorbereitung der Arbeitsinhalte vor der Veröffentlichung konsultieren Sie bitte den Leitfaden zur Vollzeit-Einstellung in der Filiale .
Auch ohne einen eigenen Personalverantwortlichen kann man einen klaren und gut definierten Interviewprozess haben.
Auch wenn die Einstellung vom Inhaber oder Filialleiter übernommen wird, können Sie zunächst die Stellenanforderungen definieren, Kandidaten zu einem ersten Online-Interview einladen und den Bericht zur Planung des nächsten Schritts nutzen. Das Interviewsystem MIND Interview wird von mehreren börsennotierten Unternehmen eingesetzt. Über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr hat MIND Interview insgesamt über 20.000 Vorstellungsgespräche unterstützt.
MIND Interview Simplified Edition integriert die von Unternehmen genutzten Interview-Tools in Ihren täglichen Einstellungsprozess. Lebenslaufanalyse, KI-gestützte Interviews und Interviewberichte helfen Ihnen, die Kandidateninformationen zu sichten, bevor Sie im Vorstellungsgespräch auf die Details der Stelle eingehen, die weiterer Klärung bedürfen. Sie sichten die Informationen und treffen die endgültige Einstellungsentscheidung.
Bereiten Sie Ihre aktuelle Stellenausschreibung, das erwartete Bewerberaufkommen und die Anzahl der Vorstellungsgespräche vor und erfahren Sie, wie MIND Interview Simplified Edition Sie bei der Personalsuche für Ihr Geschäft unterstützen kann.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Sollte ich alle Kommentare des Interviewers offenlegen, falls ich eine Absage erhalte?
Behandeln Sie Nachrichten gemäß den internen Richtlinien für externe Anfragen und vermeiden Sie unbestätigte Schlussfolgerungen oder Kommentare, die nicht mit der Stelle in Zusammenhang stehen. Falls Klärungsbedarf besteht, verwenden Sie bestätigte Informationen, die für die Stellenausschreibung relevant sind.
Wie kann ich ein Interviewsystem einführen, wenn ich keinen eigenen Personalverantwortlichen habe?
Beschreiben Sie zunächst die offene Stelle, die erforderlichen Qualifikationen und die erwartete Anzahl an Bewerbern. Anschließend können Sie die Lebenslaufanalyse, die KI-gestützten Interviews und die Berichtsfunktionen der vereinfachten MIND Interview Edition nutzen. Der Inhaber oder Filialleiter prüft die Informationen und entscheidet über weitere Vorstellungsgespräche und die Einstellung.