Bei chronischem Personalmangel im Geschäft empfiehlt es sich, den Rekrutierungsprozess zu analysieren. Es sind zwei unterschiedliche Probleme, die jeweils unterschiedliche Lösungsansätze erfordern: Bewerbungen, die zwar eingereicht, aber nicht erfüllt werden, und Vorstellungsgespräche, bei denen keine Zusage erfolgt.
Definieren Sie zunächst fünf nachvollziehbare Stufen.
Dokumentieren Sie die folgenden Schritte in chronologischer Reihenfolge: Bewerbung, Bestätigung der Qualifikationen, erfolgreiches Erstgespräch, erfolgreiches Gespräch mit dem Filialleiter und tatsächlicher Arbeitsbeginn. Falls das Unternehmen weitere Angebote und Annahmebestätigungen hat, können diese zwischen den Status „Interview“ und „Arbeitsbeginn“ eingetragen werden, um Verwechslungen zwischen einem eingegangenen Angebot und einem bereits angestellten Mitarbeiter zu vermeiden.
Jeder Datensatz enthält die Stellenausschreibung, die Niederlassung, das Datum, den aktuellen Status, den zuständigen Ansprechpartner und die nächsten Schritte. Mehrere Vorstellungsgespräche können als separate Ereignisse erfasst werden. Bei der Erstellung von Kandidatenstatistiken ist jedoch darauf zu achten, dass keine doppelten Datensätze für dieselbe Person angelegt werden.
Nach der Bewerbung habe ich nicht weitergemacht; ich habe mich zunächst informiert und Kontakt aufgenommen.
Prüfen Sie, ob die Stellenanzeige Standort, Schicht und Vergütung klar angibt, welche Informationen dem Bewerber fehlen und wer für die Beantwortung von Anfragen zuständig ist. Falls viele Fragen ungünstige Zeiten betreffen, überprüfen Sie die Stellenbeschreibung und die erforderlichen Zeitfenster, anstatt einfach zusätzliche Vorstellungsgespräche anzusetzen.
Bleibt die Einladung unbeantwortet, sollte man zwischen „noch nicht zugestellt“, „Bestätigung ausstehend“ und „Rückfragen“ unterscheiden. Die Klärung des aktuellen Status ist entscheidend, um zu entscheiden, ob der Zugangspunkt, die Kontaktmodalitäten oder die Arbeitsbedingungen angepasst werden müssen.
Zwischen der ersten Sichtung und dem Vorstellungsgespräch sollte überprüft werden, ob der Übergabeprozess reibungslos verlaufen ist.
Die erste Überprüfung ist abgeschlossen, wurde aber noch nicht gelesen. Möglicherweise ist eine Überprüfung durch den Filialleiter und eine zuständige Person innerhalb eines festgelegten Zeitraums erforderlich. Der Bericht wurde zwar geprüft, es wurden jedoch keine weiteren Schritte unternommen. Bitten Sie den Vorgesetzten, den Fall für Rückfragen oder ein Folgegespräch offen zu lassen, damit die Personalabteilung die Bearbeitung fortsetzen kann.
Tools können zwar helfen, Lebensläufe und erste Informationen aus Vorstellungsgesprächen zusammenzuführen, doch die Zuständigkeiten für das Lesen und die Antwortzeiten müssen weiterhin im Team verteilt werden. Definieren Sie diese beiden Aufgaben zunächst klar und prüfen Sie anschließend, ob weitere Prozesse erforderlich sind.
Zwischen dem Vorstellungsgespräch und dem Arbeitsbeginn sollten die Bedingungen und die Benachrichtigungsfristen geklärt werden.
Prüfen Sie, ob das Angebotsschreiben mit dem Vorstellungsgespräch übereinstimmt, ob der Kandidat das Angebot eindeutig angenommen hat und ob die Meldemodalitäten bestätigt wurden. Notieren Sie bei Änderungen die genauen Gründe oder offenen Fragen und fassen Sie nicht alle Abwesenden in derselben Kategorie zusammen.
Verwenden Sie beim Vergleich verschiedener Zeiträume denselben Aufgabenbereich und dieselben Erfassungsmethoden. Wählen Sie zunächst einen identifizierten Engpass zur Verbesserung aus und beobachten Sie anschließend den weiteren Status. Behaupten Sie keine Wirksamkeit anhand von Verbesserungsprozentsätzen ohne entsprechende Daten. Filialleiter müssen wissen, welche Maßnahmen als Nächstes zu ergreifen sind, und nicht nur die Gesamtzahl der Lieferungen erfassen.
Die vollständigen Kernfragen und Erfassungsfelder finden Sie im Toolkit für Filialinterviews ; zur Vorbereitung der Arbeitsinhalte vor der Veröffentlichung konsultieren Sie bitte den Leitfaden zur Vollzeit-Einstellung in der Filiale .
Auch ohne einen eigenen Personalverantwortlichen kann man einen klaren und gut definierten Interviewprozess haben.
Auch wenn die Einstellung vom Inhaber oder Filialleiter übernommen wird, können Sie zunächst die Stellenanforderungen definieren, Kandidaten zu einem ersten Online-Interview einladen und den Bericht zur Planung des nächsten Schritts nutzen. Das Interviewsystem MIND Interview wird von mehreren börsennotierten Unternehmen eingesetzt. Über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr hat MIND Interview insgesamt über 20.000 Vorstellungsgespräche unterstützt.
MIND Interview Simplified Edition integriert die von Unternehmen genutzten Interview-Tools in Ihren täglichen Einstellungsprozess. Lebenslaufanalyse, KI-gestützte Interviews und Interviewberichte helfen Ihnen, die Kandidateninformationen zu sichten, bevor Sie im Vorstellungsgespräch auf die Details der Stelle eingehen, die weiterer Klärung bedürfen. Sie sichten die Informationen und treffen die endgültige Einstellungsentscheidung.
Bereiten Sie Ihre aktuelle Stellenausschreibung, das erwartete Bewerberaufkommen und die Anzahl der Vorstellungsgespräche vor und erfahren Sie, wie MIND Interview Simplified Edition Sie bei der Personalsuche für Ihr Geschäft unterstützen kann.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Bedeutet der Erhalt von mehr Lebensläufen zwangsläufig eine verbesserte Personalbeschaffung?
Wir müssen die Qualifikationsbestätigung, das Erstgespräch und die eigentliche Einarbeitung gemeinsam prüfen. Eine höhere Anzahl an Lebensläufen bedeutet nicht zwangsläufig, dass die weiteren Schritte erfolgversprechend sind; jede Phase muss im selben Zeitraum und für dieselbe Stelle geprüft werden.
Wie kann ich ein Interviewsystem einführen, wenn ich keinen eigenen Personalverantwortlichen habe?
Beschreiben Sie zunächst die offene Stelle, die erforderlichen Qualifikationen und die erwartete Anzahl an Bewerbern. Anschließend können Sie die Lebenslaufanalyse, die KI-gestützten Interviews und die Berichtsfunktionen der vereinfachten MIND Interview Edition nutzen. Der Inhaber oder Filialleiter prüft die Informationen und entscheidet über weitere Vorstellungsgespräche und die Einstellung.