Das telefonische Erstgespräch im Vertriebsbüro dient dazu, festzustellen, ob eine Grundlage für ein weiteres Gespräch über die offene Stelle besteht. Als Richtwert kann eine Gesprächsdauer von etwa zehn Minuten dienen, die tatsächliche Dauer sollte jedoch an die Fragen und die Bedürfnisse des Kandidaten angepasst werden; wichtige Punkte sollten nicht aus Zeitgründen ausgelassen werden.
Zuerst sollte geklärt werden, ob die andere Person verfügbar ist.
Sie könnten sagen: „Hallo, ich bin [ ［Name］ ［Geschäfte/Unternehmen］ und kontaktiere ［Stellenangebot］ , die sich auf die Stelle beworben hat. Ich möchte die Arbeitsvereinbarungen mit ［Zeit oder Dauer］ bestätigen. Passt es Ihnen gerade?“ Falls nicht, vereinbaren Sie bitte einen anderen Termin und hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten.
Beschreiben Sie anschließend in zwei bis drei Sätzen den Standort, die Hauptaufgaben und die Schicht. Auch wenn diese Informationen bereits in der Stellenanzeige enthalten sind, sollte sichergestellt werden, dass beide Parteien von derselben Stelle sprechen, um Verwirrung durch gleichzeitige Bewerbungen bei mehreren Filialen zu vermeiden.
Fragen Sie zunächst nach den drei Informationen, die sich auf die Vereinbarungen auswirken werden.
Der erste Punkt betrifft die Vereinbarkeit des Arbeitsplans; bitte geben Sie den Wochentag sowie den Beginn- und das Ende der Tätigkeit an. Der zweite Punkt betrifft Ihren frühestmöglichen Arbeitsbeginn und die geplante Einarbeitungszeit. Der dritte Punkt umfasst alle Fragen, die Sie bezüglich der Aufgaben und der Vergütung klären möchten.
Sollten noch Unklarheiten bestehen, notieren Sie sich bitte die zuständige Person und das Datum. Ob das Gespräch fortgesetzt werden kann, entscheidet der/die Vorgesetzte anhand der bestätigten Informationen; ein bloßes „sollte sein“ ist keine verbindliche Zusage.
Gewinnen Sie erste Arbeitsergebnisse mithilfe einer einzigen Frage.
Sie könnten fragen: „Wenn ein Kunde nach einem Produkt fragt, mit dem Sie nicht vertraut sind, wie würden Sie ihm helfen?“ Anschließend könnten Sie fragen: „Wenn Sie die Antwort nicht finden, wen würden Sie um Bestätigung bitten? Wie würden Sie es dem Kunden erklären?“ Beobachten Sie, ob die andere Person die Schritte zur Bedarfsermittlung, Recherche und Hilfesuche beschreiben kann.
Die Hintergrundgeräusche am Telefon könnten laut sein. Wiederholen Sie daher die Frage, falls der Kandidat Sie nicht deutlich verstanden hat. Schließen Sie nicht allein aus Sprechgeschwindigkeit, Pausen oder Gesprächsqualität auf die Arbeitsfähigkeit eines Kandidaten; kehren Sie zur konkreten Antwort zurück, bevor Sie entscheiden, ob Nachfragen nötig sind.
Abschließende Erläuterung: Nächste Schritte und Zeitplan
Man könnte sagen: „Heute haben wir ［Bestätigte Angelegenheiten］ bestätigt, ［Zu bestätigende Angelegenheiten］ muss noch hinzugefügt werden. Der nächste Schritt wird voraussichtlich ［Interviewformat］ sein, und wir werden ［Weg］ ［Datum］ antworten; bei Fragen wenden Sie sich bitte an ［Ansprechpartner］ .“
Notieren Sie nach dem Anruf die Stellenanzeige, das Anrufdatum, die bestätigten Bedingungen, die Antworten zum Arbeitsalltag, eventuelle Nachfragen und die nächsten Schritte. Falls das Gespräch an den Filialleiter weitergeleitet wird, fügen Sie diese Zusammenfassung bei, damit offene Punkte im Vorstellungsgespräch vor Ort geklärt werden können, anstatt die gesamte Frage erneut zu stellen. Sollten Sie keine Antwort erhalten, vermerken Sie dies einfach als unvollständigen Kontakt und vereinbaren Sie die weitere Vorgehensweise gemäß den Unternehmensrichtlinien.
Die vollständigen Kernfragen und Erfassungsfelder finden Sie im Toolkit für Filialinterviews ; zur Vorbereitung der Arbeitsinhalte vor der Veröffentlichung konsultieren Sie bitte den Leitfaden zur Vollzeit-Einstellung in der Filiale .
Auch ohne einen eigenen Personalverantwortlichen kann man einen klaren und gut definierten Interviewprozess haben.
Auch wenn die Einstellung vom Inhaber oder Filialleiter übernommen wird, können Sie zunächst die Stellenanforderungen definieren, Kandidaten zu einem ersten Online-Interview einladen und den Bericht zur Planung des nächsten Schritts nutzen. Das Interviewsystem MIND Interview wird von mehreren börsennotierten Unternehmen eingesetzt. Über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr hat MIND Interview insgesamt über 20.000 Vorstellungsgespräche unterstützt.
MIND Interview Simplified Edition integriert die von Unternehmen genutzten Interview-Tools in Ihren täglichen Einstellungsprozess. Lebenslaufanalyse, KI-gestützte Interviews und Interviewberichte helfen Ihnen, die Kandidateninformationen zu sichten, bevor Sie im Vorstellungsgespräch auf die Details der Stelle eingehen, die weiterer Klärung bedürfen. Sie sichten die Informationen und treffen die endgültige Einstellungsentscheidung.
Bereiten Sie Ihre aktuelle Stellenausschreibung, das erwartete Bewerberaufkommen und die Anzahl der Vorstellungsgespräche vor und erfahren Sie, wie MIND Interview Simplified Edition Sie bei der Personalsuche für Ihr Geschäft unterstützen kann.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Kann ein telefonisches Vorgespräch direkt darüber entscheiden, ob ein Bewerber angenommen wird oder nicht?
Telefonate dienen in erster Linie dazu, Vereinbarungen zu bestätigen und erste Informationen zur Arbeit zu erhalten; bei Stellen, die einen Einsatz vor Ort oder einen höheren Kompetenznachweis erfordern, sollten jedoch weitere Bestätigungen eingeholt werden, bevor der Vorgesetzte eine endgültige Entscheidung trifft.
Wie kann ich ein Interviewsystem einführen, wenn ich keinen eigenen Personalverantwortlichen habe?
Beschreiben Sie zunächst die offene Stelle, die erforderlichen Qualifikationen und die erwartete Anzahl an Bewerbern. Anschließend können Sie die Lebenslaufanalyse, die KI-gestützten Interviews und die Berichtsfunktionen der vereinfachten MIND Interview Edition nutzen. Der Inhaber oder Filialleiter prüft die Informationen und entscheidet über weitere Vorstellungsgespräche und die Einstellung.