Bei der erstmaligen Einstellung eines Assistenten/Buchhalters in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollte man zunächst Folgendes prüfen: Werden nur Lizenzen und Zertifikate berücksichtigt, ohne nach den Arbeitszeiten während der Steuersaison zu fragen? Es ist entscheidend, leicht zu übersehende Informationen in konkrete Fragen umzuwandeln, um sicherzustellen, dass beide Seiten die gleiche Stellenbeschreibung verstehen.
Bei der Ausschreibung einer Stelle: Beschreiben Sie die eigentliche Aufgabe klar und deutlich.
Diese Stelle ist mit der Steuersaison verbunden und erfordert Sorgfalt und die Einhaltung von Fristen. Beschränken Sie sich nicht auf allgemeine Anforderungen wie Stellenbezeichnung oder „Mitarbeit erforderlich“. Beschreiben Sie stattdessen die Arbeitsbedingungen, Ihre Aufgaben, Ihre Ansprechpartner und wie Sie sich einarbeiten werden.
Bei der Durchsicht von Lebensläufen: Vermeiden Sie es, Präferenzen als notwendige Bedingungen zu behandeln.
Unterscheiden Sie anhand relevanter akademischer Kenntnisse oder Erfahrungen, Sorgfalt und der Bereitschaft zu Überstunden bei der Beweissicherung zwischen Sorgfalt, Überstundenbereitschaft während der Steuersaison und Vertraulichkeitsanforderungen, die vor Arbeitsbeginn geklärt werden müssen. Bei unzureichenden Informationen fragen Sie im Voraus nach; schließen Sie nicht aus arbeitsfremden persönlichen Informationen auf Kompetenz oder Kooperationsbereitschaft.
Im ersten Test: Stellen Sie die hypothetische Frage in einem konkreten Kontext.
Sie können fragen: „Wie prüfen Sie, ob die Zahlen übereinstimmen?“ Bitten Sie den Kandidaten anschließend, zu erläutern, welche Informationen er überprüfen muss und wann er dies dem Vorgesetzten melden soll. Weicht die Antwort von den Stellenanforderungen ab, prüfen Sie zunächst, ob die Frage verständlich war, bevor Sie den Kandidaten abstempeln.
Während des Vorstellungsgesprächs: Fügen Sie ein konkretes Beispiel hinzu.
Bitte erstellen Sie anhand anonymisierter Einreichungslisten zweier Kunden eine Liste der fehlenden Dokumente, der jeweiligen Fälligkeitstermine und der zuständigen Ansprechpartner. Achten Sie bei der Durchsicht darauf, die Kundendaten zu unterscheiden, die Dokumente nach Fälligkeitsdatum zu sortieren und sicherzustellen, dass jedem fehlenden Dokument ein eindeutiger Verantwortlicher zugeordnet ist. Erklären Sie, dass es sich um eine Übung handelt und demonstrieren Sie, wie man Dokumente prüft; die Verwendung echter Kundendaten für geschäftliche Zwecke ist nicht erforderlich.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Notieren Sie sich alles, was noch nicht bestätigt ist.
Prüfen Sie Aufgaben, Zeit, Ort, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten und legen Sie einen Übergabepunkt fest. Ein reibungsloses Vorstellungsgespräch kann diese Bestätigungen nicht ersetzen. Dokumentieren Sie die Auswahlgründe und alle Fragen der Kandidaten, damit bei zukünftigen Stellenbesetzungen Anpassungen vorgenommen werden können.
Der nächste Schritt kann sich auf den ersten Standardarbeitsablauf für die Personalbeschaffung beziehen: vom Erhalt der Lebensläufe bis zum Erhalt der Angebotsmitteilungen .
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Was sollten Sie als Erstes überprüfen, wenn Sie zum ersten Mal einen Assistenten/Buchhalter für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einstellen?
Prüfen Sie zunächst, ob es Formulierungen gibt, die sich ausschließlich auf Lizenzen und Zertifikate konzentrieren, ohne nach den Steuererklärungsterminen zu fragen. Formulieren Sie die Bedingungen dann klar und bestätigen Sie sie durch zusätzliche Fragen und Arbeitsbeispiele.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Assistenz-/Buchhalterstelle in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Bitte erstellen Sie anhand anonymisierter Aufgabenlisten zweier Kunden eine Liste der fehlenden Dokumente, der jeweiligen Abgabetermine und der zuständigen Ansprechpartner. Wichtig ist, die Kundendaten zu trennen, die Dokumente nach Abgabetermin zu sortieren und die Verantwortlichkeit für jedes fehlende Dokument klar zuzuordnen. Das Unternehmen wird diese Aufgaben bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht ausschlaggebend für die endgültige Einstellungsentscheidung.