Bei der Einstellung von Assistenten/Buchhaltern für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollte jeweils eine Person für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein: Empfang und Prüfung von Dokumenten, Durchführung von Erstgesprächen und Abschlussgesprächen. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person alle diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position ist mit der Steuersaison verbunden und erfordert Sorgfalt und die Einhaltung von Fristen. Vor der Stellenausschreibung sollten wir die Anforderungen an Sorgfalt, die Bereitschaft zu Überstunden während der Steuersaison und die Vertraulichkeit besprechen. Dabei sollten wir klären, welche Aspekte von Anfang an erforderlich sind und für welche Schulungen angeboten werden können. Unterschiedliche Aufgaben oder Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Prüfen Sie während der Woche Lebensläufe und Originaldokumente und klären Sie etwaige Informationslücken hinsichtlich relevanter Studienfächer, Berufserfahrung, Detailgenauigkeit und geleisteter Überstunden.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für Buchhaltungsassistenten/Buchhalter in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften kann diese Übung in späteren Vorstellungsgesprächen genutzt werden: Bitte erstellen Sie anhand anonymisierter Einreichungslisten von zwei Mandanten eine Liste der fehlenden Dokumente, der jeweiligen Fälligkeitstermine und der zuständigen Ansprechpartner. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, die Mandanteninformationen zu unterscheiden, die Listen nach Fälligkeitsterminen zu sortieren und sicherzustellen, dass für jedes fehlende Dokument ein eindeutiger Verantwortlicher identifiziert ist.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen von Sorgfalt haben, sollte zunächst die Erklärung der festangestellten Mitarbeiter überarbeitet werden. Falls das Problem aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht gelöst werden kann, sollte ein fester Überprüfungszeitraum vereinbart werden. Der Einsatz von Tools kann zwar die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin im Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist in der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die erste Auswahl und Beurteilung von Assistenten/Buchhaltern zuständig, wenn keine eigene Personalabteilung vorhanden ist?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Assistenz-/Buchhalterstelle in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Bitte erstellen Sie anhand anonymisierter Aufgabenlisten zweier Kunden eine Liste der fehlenden Dokumente, der jeweiligen Abgabetermine und der zuständigen Ansprechpartner. Wichtig ist, die Kundendaten zu trennen, die Dokumente nach Abgabetermin zu sortieren und die Verantwortlichkeit für jedes fehlende Dokument klar zuzuordnen. Das Unternehmen wird diese Aufgaben bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht ausschlaggebend für die endgültige Einstellungsentscheidung.