Bei der erstmaligen Einstellung einer/eines Empfangsmitarbeiters/in für eine Klinik sollten Sie Folgendes beachten: In typischen Einstellungsverfahren im administrativen Bereich werden persönliche Informationen und der Tonfall oft vernachlässigt. Es ist daher entscheidend, leicht zu übersehende Informationen in konkrete Fragen umzuwandeln, um sicherzustellen, dass beide Seiten die gleiche Stellenbeschreibung verstehen.
Bei der Ausschreibung einer Stelle: Beschreiben Sie die eigentliche Aufgabe klar und deutlich.
Diese Stelle beinhaltet die Arbeit in Stoßzeiten, die Verwaltung von Patientendaten und die Koordination der Arzttermine. Beschränken Sie sich nicht auf allgemeine Anforderungen wie Stellenbezeichnung oder Kooperationsbereitschaft; beschreiben Sie stattdessen die Arbeitsbedingungen, Ihre Aufgaben, Ihre Ansprechpartner und die Einarbeitungsmethoden.
Bei der Durchsicht von Lebensläufen: Vermeiden Sie es, Präferenzen als notwendige Bedingungen zu behandeln.
In der medizinischen Verwaltung erfordert optimale Leistung eine sorgfältige Datenerhebung, um zwischen Personen mit stabiler Leistung, solchen mit beständigen persönlichen Gewohnheiten und solchen mit ruhigem Auftreten – also jenen, deren Eignung vor der Einstellung überprüft werden muss – zu unterscheiden. Sind die Informationen unzureichend, ergänzen Sie sie zunächst; schließen Sie nicht aus arbeitsfremden persönlichen Informationen auf die Fähigkeit oder Bereitschaft zur Kooperation.
Im ersten Test: Stellen Sie die hypothetische Frage in einem konkreten Kontext.
Sie können fragen: „Wie würden Sie vorgehen, wenn drei Personen gleichzeitig erscheinen müssten?“ Bitten Sie den Kandidaten anschließend, zu erläutern, welche Informationen bestätigt werden müssen und wann er sich bei der zuständigen Person melden soll. Weicht die Antwort von den Stellenanforderungen ab, prüfen Sie zunächst, ob die Frage verständlich war, bevor Sie den Kandidaten in eine Schublade stecken.
Während des Vorstellungsgesprächs: Fügen Sie ein konkretes Beispiel hinzu.
Erstellen Sie eine Liste von Terminen, die ausschließlich auf fiktiven Informationen basieren. Sortieren Sie die Felder für doppelte Termine und solche, die eine Bestätigung durch den Vorgesetzten erfordern. Überprüfen Sie die Informationen sorgfältig, notieren Sie alle Korrekturen und geben Sie die medizinische Beurteilung an den/die zuständige/n Arzt/Ärztin zurück. Erklären Sie, dass es sich um eine Probeprüfung handelt und demonstrieren Sie, wie solche Fälle zu beurteilen sind; die Verwendung echter Patientendaten für geschäftliche Zwecke ist nicht erforderlich.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Notieren Sie sich alles, was noch nicht bestätigt ist.
Prüfen Sie Aufgaben, Zeit, Ort, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten und legen Sie einen Übergabepunkt fest. Ein reibungsloses Vorstellungsgespräch kann diese Bestätigungen nicht ersetzen. Dokumentieren Sie die Auswahlgründe und alle Fragen der Kandidaten, damit bei zukünftigen Stellenbesetzungen Anpassungen vorgenommen werden können.
Der nächste Schritt kann sich auf den ersten Standardarbeitsablauf für die Personalbeschaffung beziehen: vom Erhalt der Lebensläufe bis zum Erhalt der Angebotsmitteilungen .
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Was sollte bei der erstmaligen Einstellung von Empfangsmitarbeitern/Assistenzkräften für eine Klinik als Erstes überprüft werden?
Prüfen Sie zunächst, ob es eine „allgemeine Verwaltungsgebühr gibt, die persönliche Informationen und den Tonfall vor Ort ignoriert“, und formulieren Sie dann die Bedingungen klar und deutlich und bestätigen Sie sie durch ergänzende Fragen und Arbeitsbeispiele.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Klinikmitarbeiter/in meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Bitte reichen Sie eine Liste von Terminen mit ausschließlich fiktiven Informationen ein und kennzeichnen Sie doppelte Termine sowie solche, die eine Bestätigung durch die zuständige Person erfordern. Wichtig ist, die Informationen zu überprüfen, Korrekturen zu dokumentieren und medizinische Beurteilungen an Fachleute zurückzuverweisen. Das Unternehmen wird die Bewerbung bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs stellt keine endgültige Einstellungsentscheidung dar.