Bei der Einstellung von Klinikpersonal sollte für jede der folgenden Aufgaben eine Person verantwortlich sein: Entgegennahme, Prüfung und Durchführung von Bewerbungen sowie von Erst- und Abschlussgesprächen. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person alle Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlussbedingungen festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position umfasst die Betreuung von Patienten in Spitzenzeiten, die individuelle Datenerfassung und die Terminplanung für Ärzte. Vor der Stellenausschreibung müssen wir die Dauer der Spitzenzeiten, die individuellen Gewohnheiten bei der Datenerfassung und einen ruhigen Tonfall besprechen und klären, welche Aspekte eine Einarbeitung erfordern und welche sich organisieren lassen. Unterschiedliche Aufgaben und Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten, um etwaige Informationslücken in Bezug auf medizinische Verwaltung, Höchstleistung und sorgfältige Betreuung zu klären.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für Klinikmitarbeiter/innen am Empfang kann diese Übung in späteren Vorstellungsgesprächen genutzt werden: Geben Sie eine Liste mit fiktiven Terminen an. Bitte kennzeichnen Sie doppelte Termine und solche, die eine Bestätigung durch den/die Vorgesetzte/n erfordern. Überprüfen Sie die Angaben sorgfältig, notieren Sie alle Korrekturen und geben Sie die medizinische Beurteilung an den/die zuständige/n Arzt/Ärztin zurück.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen zur maximalen Stabilität haben, sollte zunächst die Erklärung zur Vollzeitstellenbesetzung überarbeitet werden. Falls die Angelegenheit aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht geklärt werden kann, sollte der festgelegte Überprüfungszeitraum beibehalten werden. Der Einsatz von Tools kann zwar die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und die Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin vom Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eigenes Personalwesen für die erste Überprüfung und Beurteilung des Klinikpersonals/der Assistenten zuständig?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Klinikmitarbeiter/in meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Bitte reichen Sie eine Liste von Terminen mit ausschließlich fiktiven Informationen ein und kennzeichnen Sie doppelte Termine sowie solche, die eine Bestätigung durch die zuständige Person erfordern. Wichtig ist, die Informationen zu überprüfen, Korrekturen zu dokumentieren und medizinische Beurteilungen an Fachleute zurückzuverweisen. Das Unternehmen wird die Bewerbung bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs stellt keine endgültige Einstellungsentscheidung dar.