Bei der Einstellung von Verwaltungspersonal für ein Nachhilfeinstitut sollte jeweils eine Person für folgende Aufgaben zuständig sein: Entgegennahme und Prüfung von Unterlagen, Durchführung von Erstgesprächen und Abschlussgesprächen. In kleineren Instituten kann eine Person all diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Stelle beinhaltet Abendschichten, Elternkontakt und die Erstellung von Unterrichtsmaterialien. Bevor wir die Stelle ausschreiben, müssen wir die Abendschichten, die Kommunikation mit den Eltern und die Pünktlichkeit besprechen und klären, welche Aspekte eine Einarbeitung erfordern und welche sich flexibel gestalten lassen. Verschiedene Aufgaben und Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie während der Woche Ihre Lebenslaufanalyse und Ihre Originalunterlagen und klären Sie etwaige Informationslücken aus den Bereichen Abendveranstaltungen, Lehre, Verwaltung und Kommunikation.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für die Leiter von Nachhilfezentren kann diese Übung in nachfolgenden Vorstellungsgesprächen genutzt werden: Gegeben sei ein fiktiver Stundenplan und drei Nachrichten an die Eltern. Ordnen Sie die Nachrichten bitte den zu beantwortenden, den an die Lehrkraft weiterzuleitenden und den noch zu bestätigenden Angelegenheiten zu. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, die Korrespondenz zwischen Schüler und Klasse zu dokumentieren, keine unbestätigten Unterrichtstermine zuzusagen und die Antwortfristen festzuhalten.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen zu Abendschichten haben, sollte zunächst der Mangel an Vollzeitkräften geklärt werden. Falls die Angelegenheit aufgrund fehlender Rückmeldung des Vorgesetzten nicht geklärt werden kann, sollte der festgelegte Überprüfungszeitraum beibehalten werden. Der Einsatz von Tools kann die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und die Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin vom Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer übernimmt ohne eigens dafür geschultes Personal der Personalabteilung die erste Auswahl und Überprüfung der Verwaltungsmitarbeiter im Nachhilfezentrum?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann man nach dem ersten Vorstellungsgespräch für administrative Positionen an einer Nachhilfeschule seine Arbeitsleistung zusätzlich belegen?
Anhand eines fiktiven Stundenplans und dreier Elternbriefe erstellen Sie bitte eine Liste der Punkte, die beantwortet werden müssen, der an die Lehrkräfte weiterzuleitenden Punkte und der Punkte, die noch auf Bestätigung warten. Wichtig ist dabei die Aufrechterhaltung der Kommunikation zwischen Schüler und Klasse, das Vermeiden von Versprechungen bezüglich unbestätigter Unterrichtstermine und die Einhaltung der Antwortfristen. Das Unternehmen führt die erste Auswahl durch; die vorläufige Zusammenfassung stellt keine endgültige Zulassungsentscheidung dar.