Bei der Rekrutierung von Kundendienst-/Versandpersonal für ein E-Commerce-Studio sollte jeweils eine Person für folgende Aufgaben zuständig sein: Paketannahme, -prüfung, Erstgespräche und Vertragsabschluss. In kleineren Unternehmen kann eine Person all diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien definiert sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position beinhaltet häufige Nachrichtenübermittlung, Versandabwicklung und Überstunden. Vor der Stellenausschreibung sollten wir Faktoren wie schnelle Reaktionszeiten, sorgfältige Versandabwicklung und die Fähigkeit, termingerecht zu arbeiten, besprechen und klären, welche Aspekte eine Einarbeitung erfordern und welche sich im Vorfeld organisieren lassen. Unterschiedliche Aufgaben oder Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originalunterlagen, um etwaige Informationslücken in Bezug auf Kundenservice, E-Commerce, Detailgenauigkeit und Terminplanung zu schließen.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für Kundenservice/Versand in E-Commerce-Studios kann diese Simulationsübung in nachfolgenden Vorstellungsgesprächen eingesetzt werden: Gegeben seien drei simulierte Bestellungen und eine Adresskorrektur. Bitte listen Sie die zuerst zu bearbeitenden Bestellungen und die entsprechenden Antworten auf. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, zwischen änderbaren und bereits versendeten Bestellungen zu unterscheiden, die Adressen zu überprüfen und die Sendungsverfolgung zu dokumentieren.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen von „schneller Reaktion“ haben, sollte zunächst der Personalmangel in Vollzeit geklärt werden. Falls das Problem aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht gelöst werden kann, sollte die festgelegte Überprüfungsfrist beibehalten werden. Der Einsatz von Tools kann zwar die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und die Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin vom Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer übernimmt ohne eigenes Personal im Personalwesen die erste Prüfung und Bewertung des Kundenservice/Versands für das E-Commerce-Studio?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann man nach dem ersten Vorstellungsgespräch für Kundendienst-/Versandpositionen in einem E-Commerce-Studio seine Arbeitsfähigkeiten zusätzlich unter Beweis stellen?
Anhand von drei fiktiven Bestellungen und einer Adresskorrektur listen Sie bitte die zuerst zu bearbeitenden Bestellungen und die entsprechenden Antworten auf. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen änderbaren und bereits versandten Bestellungen, die Überprüfung der Adressen und die Pflege der Sendungsverfolgung. Das Unternehmen wird diese Antworten bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht als endgültige Einstellungsentscheidung zu verstehen.