Bei der Personalsuche für die Rezeption/den Zimmerservice einer Pension sollte jeweils eine Person für folgende Aufgaben zuständig sein: Entgegennahme, Prüfung und Durchführung von Bewerbungen sowie Erst- und Abschlussgesprächen. In kleineren Betrieben kann dieselbe Person alle Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlussbedingungen festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Stelle umfasst Check-in/Check-out, Reinigungsarbeiten sowie Wochenend- und Feiertagsarbeit. Bevor wir die Stelle ausschreiben, sollten wir die Wochenend- und Feiertagsschichten, die Reinigungsarbeiten und die Check-in-Anweisungen besprechen und klären, welche Aufgaben eine Einarbeitung erfordern und welche flexibel gestaltet werden können. Unterschiedliche Aufgaben oder Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten und klären Sie etwaige Informationslücken hinsichtlich Unterkünften oder Dienstleistungen, Urlauben und anderen Details.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für den Empfangs- und Zimmerservice in Pensionen kann diese Simulationsübung in nachfolgenden Vorstellungsgesprächen eingesetzt werden: Bitte erstellen Sie anhand zweier fiktiver Check-in-Informationen und Zimmerstatusdetails die Reihenfolge der zu bestätigenden Empfangsvorgänge und Arrangements. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, den Zimmerstatus zu bestätigen, den Grund für die Wartezeit zu erläutern und die Reinigungsinformationen mit den Informationen am Empfang abzugleichen.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen zu Wochenendschichten haben, sollte zunächst der Mangel an Vollzeitkräften geklärt werden. Falls die Angelegenheit aufgrund fehlender Rückmeldung des Vorgesetzten nicht geklärt werden kann, sollte der festgelegte Überprüfungszeitraum beibehalten werden. Der Einsatz von Tools kann die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und die Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin vom Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eigenes Personalwesen für die erste Überprüfung und Bewertung der Mitarbeiter an der Rezeption/im Zimmerservice von Pensionen und Unterkünften zuständig?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch an der Rezeption eines Gästehauses/Hotels/beim Zimmerservice meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Anhand zweier fiktiver Check-in-Informationen und Angaben zur Zimmerverfügbarkeit organisieren Sie bitte die Abläufe an der Rezeption und treffen alle notwendigen Vorkehrungen bis zur Bestätigung. Wichtig sind dabei die Überprüfung der Zimmerverfügbarkeit, die Erklärung des Wartezeitgrundes und die Abstimmung der Informationen mit der Reinigung und der Rezeption. Das Unternehmen wird diesen Prozess organisieren und überprüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht als endgültige Einstellungsentscheidung zu verstehen.