Das erste Vorstellungsgespräch für eine/n Verwaltungsassistent/in kann mit den folgenden drei Fragen beginnen, die jeweils einem konkreten Arbeitsszenario entsprechen. Fragen Sie zunächst nach der Vorgehensweise und anschließend nach der Begründung für Ihre Einschätzung, um der/dem Bewerber/in die Möglichkeit zu geben, ihre/seine Arbeitsmethoden detailliert zu erläutern.
Drei Kernfragen und Anregungen für weitere Untersuchungen
Frage 1: Wie würden Sie drei gleichzeitig zugewiesene Aufgaben priorisieren?
Anschlussfrage: Bitte geben Sie an, welche Informationen im ersten Schritt bestätigt werden, was als Nächstes geschieht und warum diese Vorgehensweise gewählt wurde.
Frage 2: Wie wiederholt man, was der Chef einem vorgibt?
Anschlussfrage: Falls die Informationen unzureichend sind oder der ursprüngliche Ansatz nicht durchführbar ist, wen würden Sie konsultieren und wie würden Sie ihn anpassen?
Frage 3: Wie findet man eine Datei, die man nicht auffinden kann?
Anschlussfrage: Wie bestätigen Sie das Ergebnis, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, und wie informieren Sie die Person, die die Aufgabe übernimmt, über die zu erledigenden Aufgaben?
Was ist in dieser Position zu beachten?
Diese Stelle umfasst drei Szenarien: einen Anruf entgegennehmen oder vom Vorgesetzten Aufgaben zugewiesen bekommen. Achten Sie darauf, ob der/die Kandidat/in zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden, das Übermittlungsformat bestätigen und proaktiv sich gegenseitig beeinflussende Fristen markieren kann. Die bloße Aussage, dass er/sie sorgfältig und kooperativ ist, reicht nicht aus, um diese Fähigkeiten zu bestätigen.
Wie kann ich mein Antwortprotokoll schreiben?
Sie können drei Arten von Anmerkungen verwenden: „Ausreichende Beweise“, „Weitere Fragen offen“ und „Arbeitsbezogene Bedenken“. Fügen Sie für jede Beurteilung einen Satz mit einer Begründung hinzu. Falls Sie die gleiche Tätigkeit nicht ausgeübt haben, können Sie anhand eines simulierten Szenarios antworten; vergeben Sie nicht einfach null Punkte aufgrund mangelnder Erfahrung in derselben Position.
Es handelt sich hierbei um eine vom Unternehmen festgelegte Bewertungsmethode, nicht um einen verifizierten Kompetenztest, und dies bedeutet nicht, dass das System automatisch nach dieser Methode bewertet.
Simulierte Arbeitsproben nach dem ersten Test
Es werden drei Beispielaufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen bereitgestellt. Bitte ordnen Sie diese der Reihe nach und schreiben Sie eine Bestätigungsnachricht. Verwenden Sie bitte öffentlich zugängliche, anonyme oder fiktive Materialien und geben Sie Zweck, Bearbeitungszeit und Bewertungsmethode im Voraus an.
Die Antworten im Vorstellungsgespräch liefern nur einen Teil der benötigten Informationen. Bei fachlichen, technischen oder betrieblichen Anforderungen vor Ort sollten weitere Bestätigungen durch zuständiges Personal eingeholt und anschließend zusammen mit Arbeitszeiten, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten bewertet werden.
Könnte der nächste Schritt darin bestehen , nach dem Vorstellungsgespräch auch auf Basis des Bauchgefühls einzustellen? Oder könnten wir die Berufserfahrung als Grundlage für die Auswahlkriterien nutzen ?
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wie sollte eine Verwaltungsassistentin reagieren, wenn ihr einschlägige Berufserfahrung fehlt?
Sie können die Frage anhand relevanter Projekte, Lernerfahrungen oder simulierter Verarbeitungsmethoden beantworten. Überprüfen Sie die Methoden und Grundlagen und lassen Sie sich gegebenenfalls Arbeitsproben zur Bestätigung geben.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Verwaltungsassistent/in meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Sie erhalten drei Probeaufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen. Bitte ordnen Sie diese der Reihe nach und verfassen Sie eine Bestätigungsnachricht. Wichtig ist dabei, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, das Abgabeformat zu bestätigen und gegebenenfalls sich gegenseitig beeinflussende Abgabefristen anzugeben. Das Unternehmen wird die Aufgaben bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht ausschlaggebend für die endgültige Einstellungsentscheidung.