Bei der erstmaligen Einstellung einer Assistenzkraft ist es ratsam, darauf zu achten, ob im Lebenslauf administrative Aufgaben erwähnt werden, aber keine Fragen zum Multitasking gestellt werden. Leicht zu übersehende Informationen in konkrete Fragen umzuwandeln, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass beide Seiten die gleiche Stellenbeschreibung verstehen.
Bei der Ausschreibung einer Stelle: Beschreiben Sie die eigentliche Aufgabe klar und deutlich.
Diese Stelle umfasst drei Dinge gleichzeitig: eingehende Anrufe und vom Chef zugewiesene Aufgaben. Beschränken Sie sich nicht auf vage Anforderungen wie Stellenbezeichnung oder „erfordert Mitarbeit“. Geben Sie stattdessen die Arbeitsbedingungen, Ihre Aufgaben, Ihre Ansprechpartner und die Lernmethoden nach dem Start genau an.
Bei der Durchsicht von Lebensläufen: Vermeiden Sie es, Präferenzen als notwendige Bedingungen zu behandeln.
Organisieren Sie die Beweismittel effizient, sorgfältig und zügig. Priorisieren Sie dabei alle Aspekte und notieren Sie genau, welche vor Arbeitsbeginn noch geklärt werden müssen, einschließlich mündlicher Anweisungen. Sollten die Informationen nicht ausreichen, bitten Sie um weitere Klärung. Schließen Sie nicht aus persönlichen, arbeitsfremden Informationen auf Kompetenz oder Kooperationsbereitschaft.
Im ersten Test: Stellen Sie die hypothetische Frage in einem konkreten Kontext.
Sie können fragen: „Wie würden Sie drei Aufgaben gleichzeitig planen?“ Bitten Sie den Kandidaten anschließend, zu erläutern, welche Informationen noch bestätigt werden müssen und wann er sich beim Vorgesetzten melden soll. Weicht die Antwort von den Erwartungen an die Stelle ab, prüfen Sie zunächst, ob die Frage verständlich war, bevor Sie die Person in eine Schublade stecken.
Während des Vorstellungsgesprächs: Fügen Sie ein konkretes Beispiel hinzu.
Es werden drei Übungsaufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen bereitgestellt. Bitte ordnen Sie diese der Reihe nach und verfassen Sie eine Bestätigungsnachricht. Achten Sie bei der Durchsicht darauf, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, das Abgabeformat zu bestätigen und Abgabefristen, die sich gegenseitig beeinflussen könnten, proaktiv zu markieren. Erklären Sie, dass es sich um eine Übungsaufgabe handelt und geben Sie dem Kandidaten Hinweise zur Durchsicht; die Verwendung realer Kundendaten für die Bearbeitung von Unternehmensaufträgen ist nicht erforderlich.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Notieren Sie sich alles, was noch nicht bestätigt ist.
Prüfen Sie Aufgaben, Zeit, Ort, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten und legen Sie einen Übergabepunkt fest. Ein reibungsloses Vorstellungsgespräch kann diese Bestätigungen nicht ersetzen. Dokumentieren Sie die Auswahlgründe und alle Fragen der Kandidaten, damit bei zukünftigen Stellenbesetzungen Anpassungen vorgenommen werden können.
Der nächste Schritt kann sich auf den ersten Standardarbeitsablauf für die Personalbeschaffung beziehen: vom Erhalt der Lebensläufe bis zum Erhalt der Angebotsmitteilungen .
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Was sollten Sie als Erstes überprüfen, wenn Sie zum ersten Mal eine Verwaltungsassistentin einstellen?
Prüfen Sie zunächst, ob im Lebenslauf administrative Positionen erwähnt werden, aber nicht nach der Fähigkeit gefragt wird, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Formulieren Sie anschließend die Anforderungen klar und bestätigen Sie diese durch ergänzende Fragen und Arbeitsbeispiele.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Verwaltungsassistent/in meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Sie erhalten drei Probeaufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen. Bitte ordnen Sie diese der Reihe nach und verfassen Sie eine Bestätigungsnachricht. Wichtig ist dabei, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, das Abgabeformat zu bestätigen und gegebenenfalls sich gegenseitig beeinflussende Abgabefristen anzugeben. Das Unternehmen wird die Aufgaben bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht ausschlaggebend für die endgültige Einstellungsentscheidung.