Bei der Einstellung einer Assistenzkraft sollte jeweils eine Person für folgende Aufgaben zuständig sein: Dokumentenannahme, Dokumentenprüfung, Erstgespräche und Abschlussgespräche. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person alle Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position erfordert die gleichzeitige Bearbeitung von drei Aufgaben: eingehende Anrufe und vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben. Vor Stellenantritt müssen wir diese Aufgaben besprechen und priorisieren, sorgfältig vorgehen und mündliche Anweisungen notieren. Wir sollten klären, welche Aufgaben eine Einarbeitung erfordern und welche flexibel gestaltet werden können. Unterschiedliche Aufgaben oder Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten, um etwaige Informationslücken in Bezug auf Multitasking, Sorgfalt und Reaktionsgeschwindigkeit zu schließen.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für Verwaltungsassistenten kann diese Übung in späteren Vorstellungsgesprächen eingesetzt werden: Geben Sie drei fiktive Aufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen; ordnen Sie diese bitte der Reihe nach und verfassen Sie eine Bestätigungsnachricht. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, das Abgabeformat zu bestätigen und Abgabefristen, die sich gegenseitig beeinflussen könnten, proaktiv zu markieren.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen zur Priorisierung haben, sollte zunächst die Stellenbeschreibung für die Vollzeitstelle überarbeitet werden. Falls die Angelegenheit aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht weiter bearbeitet werden kann, sollte der festgelegte Überprüfungszeitraum beibehalten werden. Der Einsatz von Tools kann zwar bei der Datenorganisation helfen, die Kommunikation und die Einstellungsentscheidungen müssen jedoch weiterhin vom Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eine eigene Personalabteilung für die erste Auswahl und Beurteilung von Verwaltungsassistenten zuständig?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Verwaltungsassistent/in meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Sie erhalten drei Probeaufgaben mit unterschiedlichen Abgabefristen. Bitte ordnen Sie diese der Reihe nach und verfassen Sie eine Bestätigungsnachricht. Wichtig ist dabei, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden, das Abgabeformat zu bestätigen und gegebenenfalls sich gegenseitig beeinflussende Abgabefristen anzugeben. Das Unternehmen wird die Aufgaben bearbeiten und prüfen; die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs ist nicht ausschlaggebend für die endgültige Einstellungsentscheidung.