Bei der erstmaligen Einstellung eines Einkäufers ist es ratsam, dessen Einkaufserfahrung zu überprüfen, aber nicht zu fragen, ob er die Spezifikationen vollständig versteht. Es ist entscheidend, leicht zu übersehende Informationen in konkrete Fragen umzuwandeln, um sicherzustellen, dass beide Seiten die gleiche Aufgabe verstehen.
Bei der Ausschreibung einer Stelle: Beschreiben Sie die eigentliche Aufgabe klar und deutlich.
Diese Stelle umfasst den Vergleich von Preisen und Lieferterminen sowie die Sicherstellung, dass die Spezifikationen übereinstimmen. Beschränken Sie sich nicht auf vage Angaben wie Stellenbezeichnung oder „Mitarbeit erforderlich“. Geben Sie stattdessen die Arbeitsbedingungen, Ihre Aufgaben, Ihre Ansprechpartner und die Lernmethoden nach Arbeitsbeginn genau an.
Bei der Durchsicht von Lebensläufen: Vermeiden Sie es, Präferenzen als notwendige Bedingungen zu behandeln.
Arbeiten Sie sorgfältig und termingerecht und dokumentieren Sie die Ergebnisse gemäß den Vorgaben. Zeigen Sie ein ausgeprägtes Auge fürs Detail und halten Sie Fristen ein. Fragen Sie vor Arbeitsbeginn klar nach, was noch geklärt werden muss. Sollten Informationen nicht ausreichen, fordern Sie diese bitte an. Schließen Sie nicht aus persönlichen, arbeitsfremden Informationen auf die Kooperationsfähigkeit oder -bereitschaft.
Im ersten Test: Stellen Sie die hypothetische Frage in einem konkreten Kontext.
Sie können fragen: „Wie vergleicht man Preise bei großen Unterschieden?“ Bitten Sie den Kandidaten anschließend, zu erläutern, welche Informationen er zur Bestätigung benötigt und wann er dem Vorgesetzten Bericht erstatten soll. Weicht die Antwort von den Anforderungen der Stelle ab, prüfen Sie zunächst, ob die Frage verständlich war, bevor Sie den Kandidaten in eine Schublade stecken.
Während des Vorstellungsgesprächs: Fügen Sie ein konkretes Beispiel hinzu.
Es liegen zwei fiktive Angebote vor. Bitte prüfen Sie die Spezifikationen, die Menge, den Liefertermin und alle nicht aufgeführten Bedingungen. Vergleichen Sie bei der Prüfung Angebote mit identischen Spezifikationen, weisen Sie auf Unterschiede hin, die über den Preis hinausgehen, und stellen Sie Nachfragen, ohne Annahmen zu treffen. Erklären Sie, dass es sich um eine Übungsprüfung handelt, und demonstrieren Sie, wie man Angebote prüft; Sie müssen keine echten Kundendaten verwenden, um das Geschäft des Unternehmens abzuschließen.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Notieren Sie sich alles, was noch nicht bestätigt ist.
Prüfen Sie Aufgaben, Zeit, Ort, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten und legen Sie einen Übergabepunkt fest. Ein reibungsloses Vorstellungsgespräch kann diese Bestätigungen nicht ersetzen. Dokumentieren Sie die Auswahlgründe und alle Fragen der Kandidaten, damit bei zukünftigen Stellenbesetzungen Anpassungen vorgenommen werden können.
Der nächste Schritt kann sich auf den ersten Standardarbeitsablauf für die Personalbeschaffung beziehen: vom Erhalt der Lebensläufe bis zum Erhalt der Angebotsmitteilungen .
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Was sollte man als Erstes prüfen, wenn man zum ersten Mal einen Einkäufer einstellt?
Prüfen Sie zunächst, ob es Fälle gibt, in denen lediglich vergangene Käufe betrachtet werden, ohne nachzufragen, ob die Spezifikationen klar sind. Formulieren Sie dann die Bedingungen klar und bestätigen Sie diese durch ergänzende Fragen und Arbeitsbeispiele.
Wie kann ich nach dem ersten Eignungstest zusätzliche Nachweise meiner Arbeitsfähigkeit erbringen?
Sie erhalten zwei fiktive Angebote. Bitte prüfen Sie die Spezifikationen, die Menge, den Liefertermin und alle nicht aufgeführten Bedingungen. Wichtig ist, Angebote mit identischen Spezifikationen zu vergleichen, Unterschiede jenseits des Preises aufzuzeigen und gezielte Nachfragen zu stellen, ohne Annahmen zu treffen. Die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs wird vom Unternehmen erstellt und geprüft und stellt keine endgültige Einstellungsentscheidung dar.