Bei der Einstellung von Mitarbeitern für den Einkauf sollte jeweils eine Person für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein: Empfang und Prüfung von Dokumenten, Durchführung von Erstgesprächen und Durchführung von Abschlussgesprächen. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person alle diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position beinhaltet den Vergleich von Preisen und Lieferterminen sowie die Sicherstellung, dass die Spezifikationen übereinstimmen. Vor der Stellenausschreibung sollten wir die Bedeutung von Sorgfalt und Termintreue besprechen und klären, welche Aspekte eine Einarbeitung erfordern und welche sich organisieren lassen. Unterschiedliche Aufgaben und Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten und klären Sie etwaige Informationslücken hinsichtlich Details, Lieferterminen und Spezifikationen.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für den Einkauf kann folgendes simulierte Vorstellungsgespräch genutzt werden: Legen Sie zwei fiktive Angebote vor und lassen Sie den Interviewer die Spezifikationen, die Menge, den Liefertermin und alle nicht genannten Bedingungen überprüfen. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, Angebote mit identischen Spezifikationen zu vergleichen, Unterschiede jenseits des Preises aufzuzeigen und Nachfragen zu stellen, ohne Annahmen zu treffen.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen von Sorgfalt haben, sollte zunächst die Erklärung der festangestellten Mitarbeiter überarbeitet werden. Falls das Problem aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht gelöst werden kann, sollte ein fester Überprüfungszeitraum vereinbart werden. Der Einsatz von Tools kann zwar die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin im Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eigens dafür zuständiges Personal im Personalwesen für die erste Prüfung und Verifizierung der Beschaffung verantwortlich?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Eignungstest zusätzliche Nachweise meiner Arbeitsfähigkeit erbringen?
Sie erhalten zwei fiktive Angebote. Bitte prüfen Sie die Spezifikationen, die Menge, den Liefertermin und alle nicht aufgeführten Bedingungen. Wichtig ist, Angebote mit identischen Spezifikationen zu vergleichen, Unterschiede jenseits des Preises aufzuzeigen und gezielte Nachfragen zu stellen, ohne Annahmen zu treffen. Die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs wird vom Unternehmen erstellt und geprüft und stellt keine endgültige Einstellungsentscheidung dar.