Bei der erstmaligen Einstellung einer Projektassistenz ist es ratsam, zu prüfen, ob – wie bei allgemeinen administrativen Einstellungen – die Kandidatin oder der Kandidat gefragt wird, ob sie oder er den Projektfortschritt dokumentieren soll. Es ist entscheidend, leicht zu übersehende Informationen in konkrete Fragen umzuwandeln, um sicherzustellen, dass beide Seiten die gleiche Aufgabe verstehen.
Bei der Ausschreibung einer Stelle: Beschreiben Sie die eigentliche Aufgabe klar und deutlich.
Diese Stelle umfasst die Fortschrittskontrolle, die Aufgabenkoordination und die Protokollierung von Besprechungen. Beschränken Sie sich nicht auf allgemeine Anforderungen wie Stellenbezeichnung oder „erfordert Mitarbeit“. Geben Sie stattdessen die Arbeitsbedingungen, Ihre Aufgaben, Ihre Ansprechpartner und Ihre Einarbeitungsmethoden genau an.
Bei der Durchsicht von Lebensläufen: Vermeiden Sie es, Präferenzen als notwendige Bedingungen zu behandeln.
Wir werden Nachweise erfassen, dokumentieren und kommunizieren, um zwischen der Nachverfolgung des Lieferfortschritts, der klaren Dokumentation von Entscheidungen und dem deutlichen Hinweis an die Mitarbeiter auf die vor Arbeitsbeginn zu klärenden Punkte zu unterscheiden. Sollten Informationen unzureichend sein, werden wir zunächst nachfragen, um diese zu ergänzen. Aus arbeitsfremden persönlichen Informationen werden wir keine Rückschlüsse auf Kompetenz oder Kooperationsbereitschaft ziehen.
Im ersten Test: Stellen Sie die hypothetische Frage in einem konkreten Kontext.
Sie können fragen: „Wen wenden Sie sich zuerst, wenn es zu einer Verzögerung kommt?“ Bitten Sie den Kandidaten anschließend, zu erläutern, welche Informationen noch bestätigt werden müssen und wann er sich beim Vorgesetzten melden soll. Weicht die Antwort von den Anforderungen der Stelle ab, prüfen Sie zunächst, ob die Frage verständlich war, bevor Sie den Kandidaten in eine Schublade stecken.
Während des Vorstellungsgesprächs: Fügen Sie ein konkretes Beispiel hinzu.
Anhand eines fiktiven Besprechungsprotokolls erstellen Sie bitte drei Aufgaben und tragen die verantwortliche Person, die Frist und etwaige Abhängigkeiten ein. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, ob die Aufgaben umsetzbar sind, eine eindeutige verantwortliche Person benannt ist und welche Beschlüsse noch der Bestätigung bedürfen. Erklären Sie, dass es sich um eine Übung handelt, und demonstrieren Sie, wie man ein solches Protokoll prüft; die Verwendung realer Kundendaten für geschäftliche Zwecke ist nicht erforderlich.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Notieren Sie sich alles, was noch nicht bestätigt ist.
Prüfen Sie Aufgaben, Zeit, Ort, Vergütung und Einarbeitungsmodalitäten und legen Sie einen Übergabepunkt fest. Ein reibungsloses Vorstellungsgespräch kann diese Bestätigungen nicht ersetzen. Dokumentieren Sie die Auswahlgründe und alle Fragen der Kandidaten, damit bei zukünftigen Stellenbesetzungen Anpassungen vorgenommen werden können.
Der nächste Schritt kann sich auf den ersten Standardarbeitsablauf für die Personalbeschaffung beziehen: vom Erhalt der Lebensläufe bis zum Erhalt der Angebotsmitteilungen .
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Was sollte bei der erstmaligen Einstellung eines Projektassistenten als Erstes geprüft werden?
Prüfen Sie zunächst, ob eine Klausel existiert, die besagt: „als allgemeine Verwaltungsabgabe, ohne zu fragen, ob der Fortschritt beschleunigt wird.“ Schreiben Sie dann die Bedingungen klar auf und bestätigen Sie sie durch ergänzende Fragen und Arbeitsbeispiele.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch für eine Projektassistentenstelle meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Anhand eines fiktiven Besprechungsprotokolls erstellen Sie bitte drei Aufgaben und tragen die verantwortliche Person, die Frist und etwaige Abhängigkeiten ein. Wichtig ist, dass die Aufgaben umsetzbar sind, eine klar benannte verantwortliche Person haben und angegeben wird, welche Entscheidung noch bestätigt werden muss. Das Unternehmen wird diese Aufgaben bearbeiten und prüfen; die erste Zusammenfassung gilt nicht als endgültige Einstellungsentscheidung.