Bei der Einstellung von Mitarbeitern für die Qualitätskontrolle sollte für jede der folgenden Aufgaben eine Person verantwortlich sein: Dokumentenannahme, Dokumentenprüfung, Erstgespräche und Abschlussgespräche. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person all diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position beinhaltet Stichprobenkontrollen, Ausnahmeregelungen und gegebenenfalls Suspendierungen. Vor der Stellenbesetzung müssen wir die Wichtigkeit von Sorgfalt, der Meldung von Ausnahmen gemäß den Vorgaben und der schriftlichen Dokumentation besprechen. Wir sollten klären, welche Punkte eine Einarbeitung erfordern und welche anderweitig geregelt werden können. Unterschiedliche Aufgaben und Schichten müssen gesondert erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten und klären Sie etwaige Lücken in den Informationen, die sorgfältig geprüft, gestoppt und aufgezeichnet wurden.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Zur Qualitätssicherung kann diese Simulationsübung in nachfolgenden Interviews eingesetzt werden: Erstellen Sie anhand eines fiktiven Stichprobenprotokolls und Liefertermins einen Abweichungsbericht mit den dazugehörigen Bestätigungspunkten. Achten Sie bei der Überprüfung darauf, die Charge und die Abweichungen genau zu beschreiben, die entsprechenden Dokumente aufzubewahren und die Freigabeentscheidung an die zuständige Person zu delegieren.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen von Sorgfalt haben, sollte zunächst die Erklärung der festangestellten Mitarbeiter überarbeitet werden. Falls das Problem aufgrund einer ausbleibenden Reaktion des Vorgesetzten nicht gelöst werden kann, sollte ein fester Überprüfungszeitraum vereinbart werden. Der Einsatz von Tools kann zwar die Informationsorganisation erleichtern, die Kommunikation und Personalentscheidungen müssen jedoch weiterhin im Unternehmen getroffen werden.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eine dedizierte Personalverantwortliche für die erste Qualitätskontrolle zuständig?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Qualitätskontrollgespräch meine Arbeitsleistung durch Nachweise untermauern?
Anhand eines fiktiven Prüfberichts und einer fiktiven Lieferfrist erstellen Sie bitte einen Abweichungsbericht mit den dazugehörigen Bestätigungspunkten. Wichtig sind die Beschreibung der Charge und der Abweichungen, die Aufbewahrung der relevanten Dokumentation und die Weiterleitung der Freigabeentscheidung an die zuständige Person. Der Prozess wird vom Unternehmen organisiert und geprüft; die erste Zusammenfassung gilt nicht als endgültige Einstellungsentscheidung.