Bei der Personalsuche sollte für jede der folgenden Aufgaben eine Person verantwortlich sein: Entgegennahme, Prüfung und Durchführung von Erst- und Abschlussgesprächen der Bewerbungen. In kleineren Unternehmen kann dieselbe Person all diese Aufgaben übernehmen, jedoch sollten für jeden Schritt klare Abschlusskriterien festgelegt sein.
Beginnen wir mit den zu erbringenden Leistungen.
Diese Position beinhaltet den Umgang mit Ablehnungen, Nachfassaktionen und die klare Erläuterung von Einschränkungen. Vor der Stellenausschreibung sollten wir besprechen, ob der/die Kandidat/in bereit ist, sich aktiv einzubringen, zu Nachfassaktionen fähig ist und Produktbeschränkungen wahrheitsgemäß erklären kann. Dabei ist Punkt für Punkt zu klären, welche Schulungen vor Arbeitsbeginn erforderlich sind und welche organisiert werden können. Unterschiedliche Aufgaben oder Schichten müssen separat erläutert werden.
Beispiel für einen Wochenplan
- Zu Beginn der Woche bestätigt der Personalverantwortliche die Aufgaben, den Zeitpunkt, den Ort und den Vergütungsumfang, und die Verwaltung sortiert die eingegangenen Lebensläufe.
- Überprüfen Sie im Laufe der Woche die Lebenslaufanalyse und die Originaldaten, um etwaige Informationslücken hinsichtlich Transaktionsgewohnheiten, Nachverfolgung und Ehrlichkeitsbeschränkungen zu schließen.
- Nach der Überprüfung wird eine vorläufige Testeinladung versandt, in der die Anzahl der Fragen, die Frist und die Kontaktinformationen für die Bearbeitung von Problemen angegeben sind.
- Sobald die Kandidaten ausgewählt sind, prüft der Vorgesetzte den Bericht und entscheidet, ob ein Vorstellungsgespräch oder eine ergänzende Auswahl durchgeführt wird; die nächsten Schritte werden gleichzeitig mitgeteilt.
Dies ist ein Beispiel für einen Terminplan, der an den Zeitplan des Kandidaten angepasst werden kann. Jede Einladung sollte ein Antwortfenster enthalten; es ist nicht nötig, bis zum Wochenende zu warten, um spontane Probleme zu lösen.
Wie übergeben Vorgesetzte und Verwaltungsangestellte Verantwortlichkeiten?
Die Verwaltungsmitarbeiter sind für die Nachverfolgung des Status eingegangener Dokumente und Benachrichtigungen zuständig; die Vorgesetzten prüfen die Nachweise und die notwendigen Arbeitsbedingungen. Wenn für die fachliche Kompetenz praktische Erfahrung oder abgeschlossene Projekte nachgewiesen werden müssen, wird qualifiziertes Personal zur Unterstützung eingesetzt.
Für geschäftliche Zwecke kann diese Simulationsübung in nachfolgenden Interviews eingesetzt werden: Geben Sie ein hypothetisches Kundenbedürfnis und Produktbeschränkungen vor und bitten Sie die Befragten, drei Anschlussfragen zu formulieren. Achten Sie bei der Auswertung des Feedbacks darauf, die Bedürfnisse und Entscheidungsbedingungen zu klären, die nächsten Schritte festzuhalten und alle Anforderungen, die nicht erfüllt werden können, ehrlich zu erläutern.
Welche Anpassungen sind nach einer Runde erforderlich?
Wenn mehrere Personen unterschiedliche Auffassungen darüber haben, wann man sich zu Wort melden sollte, klären Sie zunächst den Personalmangel in Vollzeit. Falls das Problem festgefahren ist, weil der Vorgesetzte nicht reagiert hat, legen Sie eine feste Überprüfungsfrist fest. Tools können zwar helfen, Informationen zu strukturieren, aber das Unternehmen muss die Kommunikation abschließen und Einstellungsentscheidungen treffen.
Der nächste Schritt könnte darin bestehen, sich auf den dreistufigen Prozess vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch für kleine und mittlere Unternehmen ohne Personalabteilung zu beziehen.
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Sobald Sie die offenen Stellen, die erwartete Anzahl an Lebensläufen und die Anzahl der zu interviewenden Personen vorbereitet haben, können Sie mit dem Team bestätigen, ob der Plan geeignet ist und wie Sie ihn umsetzen können.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen von Geschäftsführung und HR-Teams:
Wer ist ohne eine dedizierte Personalverantwortliche/n für die erste Sichtung und Prüfung von Geschäftsanträgen zuständig?
Dies kann vom Vorgesetzten oder der zuständigen Person mit administrativer Unterstützung bei der Datenerfassung und Benachrichtigung erledigt werden. Fachliche Aufgaben sollten Personen übertragen werden, die in der Lage sind, dieses Kompetenzniveau einzuschätzen.
Wie kann ich nach dem ersten Vorstellungsgespräch meine beruflichen Fähigkeiten durch entsprechende Nachweise untermauern?
Formulieren Sie fiktive Kundenbedürfnisse und Produktbeschränkungen und notieren Sie drei Anschlussfragen. Wichtig ist, die Bedürfnisse und Entscheidungsbedingungen zu klären, die nächsten Schritte festzuhalten und alle Anforderungen, die nicht erfüllt werden können, ehrlich zu erläutern. Die Zusammenfassung des ersten Vorstellungsgesprächs wird vom Unternehmen erstellt und geprüft und gilt nicht als endgültige Einstellungsentscheidung.