Al contratar a un asistente administrativo, asigne a una persona la responsabilidad de cada una de las siguientes tareas: recibir documentos, revisarlos, realizar entrevistas iniciales y realizar entrevistas finales. Si la empresa es pequeña, la misma persona puede encargarse de todas estas tareas, pero cada paso debe tener condiciones de finalización claras.
Comencemos con los resultados esperados de este trabajo.
Este puesto implica gestionar tres cosas simultáneamente: llamadas entrantes y tareas asignadas por el jefe. Antes de abrir la vacante, debemos discutirlas y priorizarlas, ser meticulosos y tomar nota de las instrucciones verbales. Debemos confirmar qué tareas requieren capacitación previa y cuáles se pueden organizar. Las diferentes tareas o turnos deben explicarse por separado.
Ejemplo de horario semanal
- Al comienzo de la semana, el responsable de contratación confirma las tareas, el horario, el lugar y el nivel de remuneración, y la administración organiza los currículos recibidos.
- Durante la semana, revise el análisis del currículum y los datos originales para aclarar cualquier laguna en la información relativa a la capacidad para realizar varias tareas a la vez, la meticulosidad y la velocidad de respuesta.
- Tras su revisión, se enviará una invitación preliminar para realizar la prueba, especificando el número de preguntas, la fecha límite y la información de contacto para resolver cualquier problema.
- Una vez seleccionados los candidatos, el supervisor revisará el informe y decidirá si realiza una entrevista o una selección complementaria; los siguientes pasos se comunicarán simultáneamente.
Este es un ejemplo de programación, que puede ajustarse según la disponibilidad del candidato. Cada invitación debe tener un plazo de respuesta; no es necesario esperar al fin de semana para resolver asuntos imprevistos.
¿Cómo se transfieren las responsabilidades entre supervisores y administradores?
El personal administrativo se encarga de hacer un seguimiento del estado de los documentos y notificaciones recibidos; los supervisores evalúan las pruebas y las condiciones necesarias para el trabajo. Cuando la competencia profesional requiere experiencia práctica o la confirmación de proyectos finalizados, se asigna personal cualificado para prestar asistencia.
Para los auxiliares administrativos, este ejercicio simulado puede utilizarse en entrevistas posteriores: Proporcione tres tareas ficticias con diferentes plazos de entrega; ordénelas y redacte un mensaje de confirmación. Al revisarlas, preste atención a la distinción entre urgencia e importancia, confirme el formato de entrega y marque de forma proactiva los plazos que puedan estar relacionados entre sí.
¿Qué ajustes son necesarios después de la primera ronda?
Si varias personas tienen diferentes criterios de priorización, revise primero la descripción de la vacante a tiempo completo; si el problema persiste porque el supervisor no ha respondido, reserve el período de revisión establecido. El uso de herramientas puede ayudar a organizar los datos, pero la empresa aún debe completar la comunicación y tomar las decisiones de contratación.
El siguiente paso puede ser consultar el proceso de tres pasos desde el currículum hasta la entrevista para pequeñas y medianas empresas sin departamento de recursos humanos .
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Una vez que hayas preparado las ofertas de empleo, el número previsto de currículos y el número de personas a entrevistar, puedes confirmar con el equipo si el plan es adecuado y cómo empezar a utilizarlo.
Frequently Asked Questions
Key questions often raised by business leaders and HR teams:
Sin un responsable de recursos humanos dedicado, ¿quién se encarga de la selección y evaluación inicial de los auxiliares administrativos?
Esto puede ser gestionado por el jefe o la persona a cargo, con asistencia administrativa para la recopilación de datos y la notificación. Las tareas profesionales deben asignarse a personas capaces de evaluar este nivel de habilidad.
Tras la entrevista inicial para un puesto de asistente administrativo, ¿cómo puedo aportar pruebas que respalden mi capacidad laboral?
Se proporcionarán tres simulacros de tareas con diferentes fechas límite. Por favor, ordénelas y redacte un mensaje de confirmación. Los puntos clave son distinguir entre urgencia e importancia, confirmar el formato de entrega e indicar de forma proactiva las fechas límite que puedan afectarse entre sí. La empresa organizará y revisará las tareas; el resumen de la entrevista inicial no se considerará la decisión final de contratación.