Lors du premier recrutement d'un(e) assistant(e) administratif(ve), il est important de vérifier si le CV mentionne des tâches administratives sans aborder la polyvalence. Transformer une information qui pourrait facilement passer inaperçue en questions précises est essentiel pour s'assurer que les deux parties comprennent bien le poste.
Lors de la publication d'une offre d'emploi : décrivez clairement la tâche à accomplir.
Ce poste implique trois choses simultanément : la gestion des appels entrants et l’exécution des tâches assignées par le supérieur hiérarchique. Évitez les exigences vagues comme l’intitulé du poste ou la mention « besoin de collaboration » ; précisez les modalités de travail, les tâches à accomplir, les personnes pouvant vous assister et les méthodes de formation prévues après votre prise de fonction.
Lors de l'examen des CV : évitez de considérer les préférences comme des conditions nécessaires.
Organisez les preuves avec efficacité, méticulosité et rapidité, en hiérarchisant et en notant soigneusement les éléments nécessitant une confirmation préalable à l'embauche, y compris les instructions verbales. Si les informations sont insuffisantes, demandez des précisions ; ne déduisez pas la compétence ou la volonté de coopérer à partir d'informations personnelles sans lien avec le travail.
Lors du test initial : posez la question hypothétique dans un contexte précis.
Vous pouvez demander : « Comment géreriez-vous trois tâches simultanément ? » Demandez ensuite au candidat d’expliquer quelles informations doivent être confirmées et quand il doit en informer son supérieur. Si la réponse diffère des attentes liées au poste, assurez-vous d’abord que la question était claire avant de porter un jugement sur la personne.
Pendant l'entretien : ajoutez un exemple concret.
Trois exercices fictifs, chacun avec son propre délai, sont fournis. Veuillez les traiter dans l'ordre et envoyer un message de confirmation. Lors de la correction, veillez à bien distinguer l'urgence de l'importance, à confirmer le format de livraison et à signaler les délais qui pourraient se chevaucher. Précisez qu'il s'agit d'un exercice fictif et indiquez au candidat comment procéder à la correction ; l'utilisation de données clients réelles pour réaliser les missions de l'entreprise n'est pas requise.
Avant de prendre une décision : notez tout ce qui n’est pas encore confirmé.
Vérifiez les tâches, les horaires, le lieu, la rémunération et les modalités d'intégration, et désignez un point de contact pour la passation de consignes. Un entretien réussi ne saurait remplacer ces confirmations. Consignez les motifs de sélection et les questions posées par les candidats afin de pouvoir adapter les critères aux circonstances spécifiques lors de futurs recrutements.
L’étape suivante peut faire référence à la première procédure opérationnelle standard de recrutement : de la réception des CV à la réception des lettres d’offre .
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Une fois que vous avez préparé les offres d'emploi, le nombre de CV attendus et le nombre de candidats à interviewer, vous pouvez confirmer avec l'équipe si le plan est adapté et comment commencer à l'utiliser.
Questions fréquentes
Questions fréquentes des dirigeants et des équipes RH :
Que faut-il vérifier en premier lieu lors du recrutement d'un assistant administratif pour la première fois ?
Vérifiez d'abord si le CV mentionne des postes administratifs sans préciser comment gérer plusieurs tâches simultanément. Ensuite, énoncez clairement les exigences et confirmez-les par des questions complémentaires et des exemples de réalisations.
Après l'entretien initial pour un poste d'assistant administratif, comment puis-je étayer mes compétences professionnelles par des preuves concrètes ?
Trois exercices d'entraînement, chacun avec une échéance différente, vous seront proposés. Veuillez les traiter dans l'ordre et confirmer votre demande par écrit. Il est essentiel de bien distinguer l'urgence de l'importance, de préciser le format de remise et d'indiquer les échéances qui pourraient se chevaucher. L'entreprise se chargera de l'organisation et de l'évaluation des exercices ; le compte rendu de l'entretien initial ne constituera pas la décision d'embauche définitive.