Lors du recrutement d'un assistant administratif, désignez une personne responsable de chacune des tâches suivantes : réception des documents, vérification de leur contenu, entretiens préliminaires et entretiens finaux. Dans une petite entreprise, une même personne peut gérer l'ensemble de ces tâches, mais chaque étape doit néanmoins faire l'objet de critères d'achèvement clairement définis.
Commençons par les livrables de ce travail.
Ce poste implique de gérer simultanément trois éléments : les appels entrants et les tâches assignées par le supérieur hiérarchique. Avant de pourvoir le poste, il est nécessaire d'en discuter et de les prioriser, d'être rigoureux et de prendre des notes sur les instructions orales. Il convient de déterminer quelles tâches requièrent une formation préalable et lesquelles peuvent être organisées. Les différentes tâches ou horaires doivent être expliqués séparément.
Exemple d'emploi du temps hebdomadaire
- En début de semaine, le responsable du recrutement confirme les tâches, les horaires, le lieu et la rémunération, et l'administration organise les CV reçus.
- Durant la semaine, examinez l'analyse du CV et les données originales afin de combler les lacunes d'information concernant la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, la méticulosité et la rapidité de réponse.
- Après examen, une invitation préliminaire à l'examen sera envoyée, précisant le nombre de questions, la date limite et les coordonnées à contacter en cas de difficultés.
- Une fois les candidats sélectionnés, le superviseur examinera le rapport et décidera s'il convient de mener un entretien ou une sélection complémentaire ; les prochaines étapes seront communiquées simultanément.
Voici un exemple de planification, adaptable aux disponibilités du candidat. Chaque invitation doit prévoir un délai de réponse ; inutile d’attendre le week-end pour traiter les questions ponctuelles.
Comment les superviseurs et les administrateurs transmettent-ils leurs responsabilités ?
Le personnel administratif assure le suivi des documents et notifications reçus ; les superviseurs évaluent les preuves et les conditions nécessaires au travail. Lorsque la compétence professionnelle requiert une expérience pratique ou la validation de projets réalisés, du personnel qualifié est désigné pour apporter son aide.
Pour les assistants administratifs, cet exercice peut servir lors des entretiens d'embauche : proposez trois tâches fictives avec des échéances différentes ; veuillez les ordonner et rédiger un message de confirmation. Lors de la correction, veillez à bien distinguer l'urgence de l'importance, à confirmer le format de livraison et à signaler les échéances potentiellement interdépendantes.
Quels ajustements sont nécessaires après le premier tour ?
Si plusieurs personnes ont des interprétations différentes des priorités, commencez par revoir la description du poste vacant à temps plein. Si le problème persiste faute de réponse du supérieur hiérarchique, reportez la période d'évaluation. L'utilisation d'outils peut faciliter l'organisation des données, mais l'entreprise doit néanmoins finaliser la communication et les décisions d'embauche.
L'étape suivante peut consister à se référer au processus en trois étapes allant du CV à l'entretien pour les petites et moyennes entreprises sans ressources humaines .
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Une fois que vous avez préparé les offres d'emploi, le nombre de CV attendus et le nombre de candidats à interviewer, vous pouvez confirmer avec l'équipe si le plan est adapté et comment commencer à l'utiliser.
Questions fréquentes
Questions fréquentes des dirigeants et des équipes RH :
En l'absence d'un responsable RH dédié, qui est chargé de la présélection et de l'évaluation initiale des assistants administratifs ?
Cette tâche peut être confiée au responsable ou à la personne en charge, avec l'aide d'un assistant administratif pour la collecte et la transmission des données. Les missions professionnelles devraient être attribuées à des personnes capables d'évaluer ce niveau de compétence.
Après l'entretien initial pour un poste d'assistant administratif, comment puis-je étayer mes compétences professionnelles par des preuves concrètes ?
Trois exercices d'entraînement, chacun avec une échéance différente, vous seront proposés. Veuillez les traiter dans l'ordre et confirmer votre demande par écrit. Il est essentiel de bien distinguer l'urgence de l'importance, de préciser le format de remise et d'indiquer les échéances qui pourraient se chevaucher. L'entreprise se chargera de l'organisation et de l'évaluation des exercices ; le compte rendu de l'entretien initial ne constituera pas la décision d'embauche définitive.