Saat merekrut staf layanan pelanggan untuk pertama kalinya, ada baiknya memeriksa hal-hal berikut: Saat mengirimkan dokumen umum, apakah prosedur untuk melacak, menanggapi, dan meneruskan keluhan pelanggan didefinisikan dengan jelas? Mengubah informasi yang mudah terlewatkan menjadi pertanyaan spesifik sangat penting untuk memastikan kedua belah pihak memahami tugas yang sama.
Saat membuka lowongan pekerjaan: jelaskan tugas sebenarnya dengan jelas.
Pekerjaan ini melibatkan membanjiri Anda dengan pesan, keluhan, dan tidak mendapatkan balasan setelah membacanya. Jangan hanya mencantumkan persyaratan yang samar seperti judul pekerjaan atau "harus bekerja sama"; tentukan pengaturan kerja, tugas yang akan Anda kerjakan, siapa yang dapat membantu Anda, dan bagaimana Anda akan belajar setelah memulai pekerjaan.
Saat meninjau resume: Hindari memperlakukan preferensi sebagai syarat wajib.
Susun bukti berdasarkan kecepatan respons, nada bicara, dan kebiasaan memeriksa dokumen. Bedakan antara mereka yang merespons dengan cepat, berbicara dengan tenang, dan dapat memeriksa dokumen, dan mereka yang memerlukan konfirmasi pra-kerja. Jika informasi tidak mencukupi, tanyakan terlebih dahulu untuk melengkapinya. Jangan menyimpulkan kemampuan atau kemauan untuk bekerja sama dari informasi pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan.
Pada tes awal: ajukan pertanyaan hipotetis dalam konteks tertentu.
Anda bisa bertanya, "Bagaimana Anda menindaklanjuti ketika pelanggan membaca pesan Anda tetapi tidak membalas?" Kemudian mintalah kandidat untuk menjelaskan informasi apa yang mereka butuhkan untuk konfirmasi dan kapan harus melapor kepada supervisor. Jika jawabannya berbeda dari ekspektasi pekerjaan, periksa terlebih dahulu apakah pertanyaannya sudah jelas sebelum memberi label pada orang tersebut.
Selama wawancara: Tambahkan contoh yang dapat diamati.
Berdasarkan keluhan fiktif tentang keterlambatan pengiriman, silakan tulis tanggapan pertama dan catatan pelacakan internal. Saat meninjau, pastikan pesanan tersebut faktual, tetapkan waktu respons yang realistis, dan hindari menjanjikan pengembalian dana atau tanggal pengiriman tanpa verifikasi. Jelaskan bahwa ini adalah ulasan simulasi dan demonstrasikan cara menulis ulasan; Anda tidak diharuskan menggunakan data pelanggan nyata untuk menyelesaikan urusan perusahaan.
Sebelum mengambil keputusan: Catat semua hal yang belum dikonfirmasi.
Verifikasi tugas, waktu, lokasi, kompensasi, dan pengaturan orientasi, serta tetapkan titik serah terima. Wawancara yang lancar tidak dapat menggantikan konfirmasi ini. Catat alasan pemilihan dan pertanyaan apa pun yang diajukan oleh kandidat sehingga penyesuaian dapat dilakukan berdasarkan keadaan khusus saat membuka lowongan di masa mendatang.
Langkah selanjutnya dapat merujuk pada SOP rekrutmen pertama: dari menerima resume hingga menerima surat penawaran kerja .
Jelajahi rencana sistem wawancara untuk UKM.
Paket MIND Interview untuk UKM berharga NT$3.000 untuk enam bulan dan mencakup 50 analisis resume dan 15 wawancara AI secara total selama enam bulan . Paket ini membantu Anda menyaring resume, melakukan wawancara putaran pertama secara online, dan menyusun laporan. Perusahaan Anda meninjau hasilnya dan membuat keputusan perekrutan.
Setelah Anda menyiapkan lowongan pekerjaan, perkiraan jumlah resume, dan jumlah kandidat yang akan diwawancarai, Anda dapat mengkonfirmasi dengan tim apakah rencana tersebut sesuai dan bagaimana cara mulai menggunakannya.
Pertanyaan umum
Pertanyaan yang sering diajukan pemimpin bisnis dan tim HR:
Saat merekrut staf layanan pelanggan untuk pertama kalinya, apa yang harus diperiksa terlebih dahulu?
Pertama, periksa apakah ada kesalahan "permintaan dokumen umum tanpa konfirmasi metode pengajuan pertanyaan, tanggapan, dan pengaduan". Kemudian, tuliskan dengan jelas kondisi-kondisi tersebut dan konfirmasikan melalui pertanyaan tambahan dan contoh kasus.
Bagaimana saya dapat melengkapi bukti kemampuan kerja saya setelah wawancara layanan pelanggan awal?
Mengingat adanya keluhan palsu tentang keterlambatan pengiriman, mohon tulis tanggapan pertama dan catatan pelacakan internal. Poin-poin pentingnya adalah untuk mengkonfirmasi keabsahan pesanan, menetapkan waktu respons yang realistis, dan menghindari janji pengembalian dana atau tanggal pengiriman tanpa verifikasi. Tinjauan awal akan diatur dan ditinjau oleh perusahaan; ringkasan awal ini tidak akan dianggap sebagai keputusan perekrutan akhir.