Quando si reclutano assistenti/contabili per uno studio contabile, è opportuno designare una persona responsabile di ciascuna delle seguenti attività: ricezione dei documenti, revisione degli stessi, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma per ogni fase è comunque necessario definire chiaramente le scadenze di completamento.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede il periodo della dichiarazione dei redditi, precisione e rispetto delle scadenze. Prima di aprire la posizione, è opportuno discutere della precisione richiesta, della disponibilità a lavorare straordinari durante il periodo fiscale e della riservatezza, confermando quali aspetti sono obbligatori prima dell'inizio dell'attività e quali possono essere oggetto di formazione. Le diverse mansioni o turni di lavoro devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, esamina i curriculum e i documenti originali e chiarisci eventuali lacune informative relative a percorsi di studio pertinenti, esperienza, attenzione ai dettagli e lavoro straordinario.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per gli assistenti contabili/contabili presso studi di contabilità, questo esercizio di simulazione può essere utilizzato nei successivi colloqui: utilizzando elenchi di documenti anonimi forniti da due clienti, elencate i documenti mancanti, le date di scadenza e chi contattare per il sollecito. Durante la revisione, prestate attenzione a distinguere le informazioni del cliente, a ordinare per data di scadenza e ad assicurarvi che a ciascun documento mancante sia chiaramente identificato il responsabile.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno una diversa interpretazione del concetto di meticolosità, è opportuno rivedere innanzitutto la spiegazione fornita dal personale a tempo pieno; se la questione rimane irrisolta perché il supervisore non ha risposto, è necessario prevedere un periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare le informazioni, ma l'azienda deve comunque completare le comunicazioni e prendere le decisioni relative al personale.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di una figura dedicata alle risorse umane, chi si occupa della selezione e della valutazione iniziale degli assistenti/contabili presso lo studio contabile?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo il colloquio iniziale per una posizione di assistente/contabile presso uno studio contabile, come posso dimostrare le mie capacità lavorative con prove concrete?
Utilizzando gli elenchi di documenti inviati in forma anonima da due clienti, si prega di elencare i documenti mancanti, le relative scadenze e i contatti da contattare. È fondamentale distinguere le informazioni relative ai clienti, ordinare i documenti per data di scadenza e assegnare chiaramente la responsabilità per ciascun documento mancante. L'azienda si occuperà di organizzare e valutare questi documenti; il riepilogo del colloquio iniziale non sarà considerato la decisione finale di assunzione.