Quando si recluta personale per la reception/assistenza in clinica, è opportuno assegnare a ciascuna persona la responsabilità di ciascuna delle seguenti attività: ricezione delle candidature, valutazione delle candidature, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma ogni fase deve comunque avere chiare condizioni di completamento.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede la gestione dei periodi di picco di registrazione, la raccolta di dati individuali e la pianificazione degli appuntamenti dei medici. Prima di aprire la posizione, è necessario discutere della stabilità durante i periodi di picco, delle abitudini individuali di raccolta dati e di un tono di voce costante, confermando quali aspetti richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzati. I diversi compiti o turni devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali per chiarire eventuali lacune informative in materia di amministrazione medica, prestazioni ottimali e cura meticolosa.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per il personale di sportello/assistenti di clinica, questa simulazione di colloquio può essere utilizzata nei colloqui successivi: fornire un elenco di appuntamenti con informazioni completamente fittizie; si prega di organizzare i campi per gli appuntamenti duplicati e quelli che richiedono conferma da parte del supervisore. Durante la revisione, verificare attentamente le informazioni, conservare eventuali correzioni e restituire il referto medico al professionista.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno interpretazioni diverse del concetto di stabilità di picco, è necessario innanzitutto rivedere la descrizione della posizione vacante a tempo pieno; se la questione è in sospeso perché il supervisore non ha risposto, è opportuno riservarsi il periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare le informazioni, ma l'azienda deve comunque completare la comunicazione e le decisioni relative al personale.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di personale dedicato alle risorse umane, chi si occupa della selezione e della valutazione iniziale del personale di reception/assistenti della clinica?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo il colloquio iniziale per una posizione di addetto/assistente alla reception in clinica, come posso dimostrare le mie capacità lavorative con prove concrete?
Si prega di fornire un elenco di appuntamenti contenente informazioni completamente fittizie e di organizzare i campi per gli appuntamenti duplicati e quelli che richiedono conferma da parte del responsabile. L'importante è verificare le informazioni, conservare la documentazione di eventuali correzioni e restituire qualsiasi parere medico ai professionisti. L'azienda si occuperà di organizzare e valutare la candidatura; il riepilogo del colloquio iniziale non sarà considerato la decisione finale di assunzione.