Nelle comunicazioni di rifiuto, è sufficiente esprimere gratitudine, indicare l'esito e delineare i passi successivi. L'azienda dovrebbe prima confermare la decisione e poi rispondere entro i tempi promessi; non è necessario inviare al candidato ogni singolo elemento della valutazione interna.
Non ho ottenuto un colloquio durante la fase di invio del curriculum.
Salve, grazie per aver presentato la sua candidatura per la posizione di Assistente Amministrativo. Dopo questa fase di valutazione, non è stato possibile fissare un colloquio. La ringraziamo per il tempo dedicato alla preparazione della sua candidatura e le auguriamo buona fortuna nella sua ricerca di lavoro.
Prima di inviare, sostituisci la qualifica professionale con quella corretta e verifica che il destinatario sia già stato informato. Non includere promesse come "notifica prioritaria garantita" che non verranno effettivamente mantenute.
Colloquio completato, ma non assunto.
Salve, la ringraziamo per aver partecipato al colloquio per la posizione di addetto al servizio clienti e per aver condiviso la sua esperienza lavorativa. Dopo averne discusso, non siamo stati in grado di offrirle un posto di lavoro in questa occasione. La ringraziamo per il tempo che ci ha dedicato e le auguriamo successo nella sua futura ricerca di lavoro.
Qualora si debba fornire un feedback, questo dovrebbe limitarsi a contenuti confermati e pertinenti al lavoro, evitando di descrivere i candidati utilizzando etichette di personalità.
Invia notifiche sullo stato di avanzamento prima che venga presa una decisione.
Non rifiutare categoricamente una persona per poi invitarla improvvisamente, né rimanere in silenzio a tempo indeterminato. Spiega che la risposta è ancora in fase di valutazione e indica i tempi previsti per una nuova risposta; se è necessario un ritardo, comunica tempestivamente l'informazione.
Semplicità all'esterno e chiarezza all'interno.
I registri interni devono includere i criteri di selezione, il responsabile della decisione e la data di notifica. La decisione di conservare i dati per future posizioni aperte deve basarsi sullo scopo dichiarato e confermato; è opportuno evitare di dare per scontata l'accettazione direttamente nella lettera di rifiuto.
Il passo successivo può fare riferimento alla prima procedura operativa standard (SOP) di reclutamento: dalla ricezione dei curriculum alla ricezione delle lettere di offerta .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
È obbligatorio includere i punteggi dell'IA nella lettera di rifiuto?
No. La notifica dovrebbe innanzitutto comunicare i risultati; se viene fornito un feedback, questo dovrebbe essere verificato confrontandolo con prove pertinenti relative al lavoro, al fine di evitare di utilizzare direttamente i punteggi dell'analisi automatizzata come conclusione sulle capacità di un individuo.
Questo suggerimento di procedura richiede necessariamente l'utilizzo di strumenti?
È possibile innanzitutto organizzare i propri processi e la propria documentazione basandosi sull'articolo; in seguito, valutare gli strumenti quando si presenta la necessità di analizzare in blocco i curriculum o di condurre colloqui iniziali asincroni. Esempi e programmi devono essere adattati alle reali esigenze aziendali.