In fase di selezione del personale per la stampa e la post-produzione, è opportuno assegnare a ciascuna persona la responsabilità delle seguenti attività: ricezione dei documenti, revisione degli stessi, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma è comunque necessario definire chiaramente le scadenze per il completamento di ciascuna fase.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede il rispetto delle scadenze, turni notturni e l'utilizzo di macchinari. Prima di aprire la posizione, è opportuno discutere i turni, i dettagli e il concetto di scadenze, specificando quali attività richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzate in seguito. Le diverse mansioni o i turni devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali, e chiarisci eventuali lacune nelle informazioni relative ai turni, alle operazioni di fabbrica correlate e ad altri dettagli.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per le tipografie/post-produzione, questo esercizio di simulazione può essere utilizzato nei colloqui successivi: fornire una simulazione delle specifiche di stampa e della bolla di consegna e verificare che versione, quantità e formato siano coerenti. Durante la verifica, prestare attenzione a eventuali conflitti di versione, elencare le specifiche che necessitano di conferma e consegnare il tutto al responsabile per la conferma prima di inviarlo alla macchina.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno interpretazioni diverse del lavoro a turni, è necessario innanzitutto chiarire la mancanza di personale a tempo pieno; se la questione rimane irrisolta perché il supervisore non ha risposto, è opportuno prevedere un periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare le informazioni, ma l'azienda deve comunque completare la comunicazione e prendere decisioni in merito all'organico.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di personale dedicato alle risorse umane, chi si occupa dei test iniziali e della verifica delle macchine da stampa e delle apparecchiature di post-produzione?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo i test iniziali delle macchine da stampa/apparecchiature di post-produzione, come possiamo integrare le prove delle loro capacità operative?
Si prega di fornire un esempio di specifiche di stampa e una bolla di consegna. Verificare che la versione, il numero di copie e le dimensioni siano coerenti. L'importante è identificare eventuali conflitti di versione, elencare le specifiche da confermare e inviarle alla persona responsabile per la conferma prima della stampa. L'azienda si occuperà di organizzare e valutare la candidatura; il riepilogo del colloquio iniziale non sarà considerato la decisione finale di assunzione.