Quando si assume un contabile, è opportuno designare una persona responsabile per ciascuna delle seguenti attività: ricezione della documentazione, revisione della stessa, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma ogni fase dovrebbe comunque avere chiare condizioni di completamento.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede attività legate alla stagione fiscale, alla riconciliazione dei conti e al rispetto delle scadenze. Prima di aprire la posizione, è opportuno discutere della riconciliazione dei conti e dell'elaborazione dei giustificativi di spesa, delle modalità di invio dei documenti e della riservatezza dei dati, specificando quali attività richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzate in seguito. Le diverse mansioni o turni di lavoro devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali per chiarire l'ambito dell'elaborazione contabile, i registri di verifica delle discrepanze e le lacune informative negli strumenti utilizzati.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per i contabili, questa simulazione può essere utilizzata nei colloqui successivi: create un esempio di riconciliazione utilizzando fatture e liste di pagamento fittizie, evidenziando importi, date e discrepanze relative alle voci mancanti. Durante la revisione, assicuratevi di documentare il processo di verifica, di identificare l'eventuale documentazione supplementare necessaria e di elencare le discrepanze non confermate come in attesa di ulteriori indagini.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno interpretazioni diverse in merito alla riconciliazione e all'elaborazione dei voucher, è necessario innanzitutto rivedere le spiegazioni del personale a tempo pieno; se la questione rimane irrisolta perché il supervisore non ha risposto, è opportuno prevedere un periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare i dati, ma l'azienda deve comunque completare le comunicazioni e le decisioni relative al personale.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di una figura dedicata alle risorse umane, chi si occupa della revisione e della verifica iniziale del personale contabile?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Come posso integrare la documentazione relativa alle mie capacità lavorative dopo aver superato l'esame iniziale di contabilità?
Crea un esempio di riconciliazione utilizzando fatture e liste di pagamento fittizie, indicando importi, date e discrepanze relative agli elementi mancanti. L'importante è tenere traccia del processo di verifica, identificare l'eventuale documentazione supplementare necessaria e segnalare le discrepanze non confermate come in attesa di indagine. L'azienda organizzerà e valuterà questo processo; il riepilogo del colloquio iniziale non sarà considerato la decisione finale sull'assunzione.