Quando si assume un assistente amministrativo, è opportuno designare una persona responsabile per ciascuna delle seguenti attività: ricezione dei documenti, revisione degli stessi, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma per ogni fase è comunque necessario definire chiaramente le scadenze di completamento.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede la gestione simultanea di tre aspetti: le chiamate in entrata e i compiti assegnati dal capo. Prima di assumere, è necessario discutere e stabilire le priorità, essere meticolosi e prendere appunti sulle istruzioni verbali. Bisogna verificare quali mansioni richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzate. Le diverse mansioni o turni devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali per chiarire eventuali lacune informative relative alla capacità di gestire più attività contemporaneamente, alla meticolosità e alla velocità di risposta.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per gli assistenti amministrativi, questo esercizio di simulazione può essere utilizzato nei colloqui successivi: Fornite tre compiti di prova con scadenze diverse; disponeteli in ordine e scrivete un messaggio di conferma. Durante la revisione, prestate attenzione a distinguere tra urgenza e importanza, a confermare il formato di consegna e a segnalare in anticipo le scadenze che potrebbero influenzarsi a vicenda.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno interpretazioni diverse in merito alle priorità, è opportuno rivedere prima la descrizione della posizione a tempo pieno; se la questione è bloccata perché il supervisore non ha risposto, è necessario riservarsi il periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare i dati, ma l'azienda deve comunque completare la comunicazione e le decisioni di assunzione.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di una figura dedicata alle risorse umane, chi si occupa della selezione e della valutazione iniziale degli assistenti amministrativi?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo il colloquio iniziale per una posizione di assistente amministrativo, come posso dimostrare le mie capacità lavorative con prove concrete?
Verranno forniti tre compiti di prova con scadenze diverse. Si prega di disporli in ordine e di inviare un messaggio di conferma. I punti chiave sono distinguere tra urgenza e importanza, confermare il formato di consegna e indicare proattivamente le scadenze che potrebbero interferire tra loro. L'azienda si occuperà di organizzare e valutare i compiti; il riepilogo del colloquio iniziale non sarà considerato la decisione finale sull'assunzione.