In fase di reclutamento del personale addetto agli acquisti, è opportuno designare una persona responsabile per ciascuna delle seguenti attività: ricezione della documentazione, revisione della stessa, conduzione dei colloqui preliminari e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma per ogni fase è comunque necessario definire chiaramente le condizioni di completamento.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo ruolo prevede il confronto dei prezzi, delle date di consegna e la verifica della corrispondenza delle specifiche. Prima di aprire la posizione, è opportuno discutere dell'importanza della meticolosità, del rispetto delle scadenze e porre domande per confermare quali aspetti richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzati. I diversi compiti o turni devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali, e chiarisci eventuali lacune nelle informazioni relative a dettagli, date di consegna e specifiche.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Per la fase di acquisto, è possibile utilizzare questa simulazione di colloquio: fornite due preventivi fittizi e chiedete all'intervistatore di verificarne le specifiche, la quantità, la data di consegna e qualsiasi condizione non specificata. Durante la revisione, prestate attenzione al confronto tra preventivi con specifiche identiche, evidenziando le differenze che vanno oltre il prezzo e ponendo domande di approfondimento senza dare nulla per scontato.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno una diversa interpretazione del concetto di meticolosità, è opportuno rivedere innanzitutto la spiegazione fornita dal personale a tempo pieno; se la questione rimane irrisolta perché il supervisore non ha risposto, è necessario prevedere un periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare le informazioni, ma l'azienda deve comunque completare le comunicazioni e prendere le decisioni relative al personale.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
Scopri il piano del sistema di interviste per le PMI
Il piano MIND Interview per le PMI costa NT$3.000 per sei mesi e include un totale di 50 analisi di curriculum e 15 colloqui con intelligenza artificiale nell'arco di sei mesi . Ti aiuta a selezionare i curriculum, a condurre i colloqui di primo livello online e a organizzare i report. La tua azienda esamina i risultati e prende la decisione di assunzione.
Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di personale dedicato alle risorse umane, chi si occupa della revisione e della verifica iniziale degli acquisti?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo il test iniziale di selezione, come posso fornire ulteriori prove delle mie capacità lavorative?
Verranno forniti due preventivi fittizi. Si prega di verificare le specifiche, la quantità, la data di consegna e qualsiasi condizione non indicata. L'obiettivo è confrontare preventivi con specifiche identiche, evidenziare le differenze che vanno oltre il prezzo e porre domande di approfondimento senza dare nulla per scontato. Il riepilogo del colloquio iniziale verrà elaborato e analizzato dall'azienda e non costituirà la decisione finale di assunzione.