In fase di reclutamento del personale addetto al controllo qualità, è opportuno assegnare a ciascuna persona la responsabilità di una delle seguenti attività: ricezione della documentazione, revisione della stessa, conduzione dei colloqui iniziali e conduzione dei colloqui finali. Se l'azienda è di piccole dimensioni, la stessa persona può occuparsi di tutte queste attività, ma è comunque necessario definire chiaramente le condizioni di completamento per ciascuna fase.
Cominciamo con i risultati attesi da questo lavoro.
Questo incarico prevede controlli a campione, gestione delle eccezioni e sospensioni dal lavoro. Prima di aprire la posizione, è necessario discutere l'importanza della meticolosità, della segnalazione delle eccezioni secondo le procedure e della tenuta di registri scritti. Dobbiamo chiarire quali mansioni richiedono una formazione pre-assunzione e quali possono essere organizzate in seguito. Le diverse mansioni o turni devono essere descritti separatamente.
Esempio di programma settimanale
- All'inizio della settimana, il responsabile delle assunzioni conferma le mansioni, i tempi, la sede e la fascia retributiva, e l'amministrazione organizza i curriculum ricevuti.
- Durante la settimana, rivedi l'analisi del curriculum e i dati originali, e chiarisci eventuali lacune nelle informazioni che sono state attentamente esaminate, bloccate e registrate.
- Dopo un'attenta valutazione, verrà inviato un invito preliminare al test, che specificherà il numero di domande, la scadenza e i recapiti da contattare in caso di difficoltà.
- Una volta selezionati i candidati, il supervisore esaminerà la relazione e deciderà se procedere con un colloquio o con una selezione supplementare; le fasi successive saranno comunicate contestualmente.
Questo è un esempio di pianificazione, che può essere adattato in base agli impegni del candidato. Ogni invito dovrebbe avere una finestra di risposta; non è necessario aspettare il fine settimana per gestire questioni impreviste.
Come avviene il passaggio di consegne tra supervisori e amministratori?
Il personale amministrativo è responsabile del monitoraggio dello stato dei documenti e delle notifiche ricevute; i supervisori valutano le prove e le condizioni necessarie per lo svolgimento del lavoro. Qualora la competenza professionale richieda la verifica dell'esperienza pratica o dei progetti completati, viene assegnato personale qualificato per fornire assistenza.
Ai fini del controllo qualità, questa simulazione può essere utilizzata nelle interviste successive: dato un registro di campionamento fittizio e una scadenza di consegna, si prega di redigere un rapporto di anomalia e i relativi elementi di conferma. Durante la revisione, prestare attenzione alla descrizione del lotto e delle differenze, alla conservazione della documentazione di supporto e alla delega della decisione di rilascio al personale responsabile designato.
Quali modifiche sono necessarie dopo il primo round?
Se più persone hanno una diversa interpretazione del concetto di meticolosità, è opportuno rivedere innanzitutto la spiegazione fornita dal personale a tempo pieno; se la questione rimane irrisolta perché il supervisore non ha risposto, è necessario prevedere un periodo di revisione prestabilito. L'utilizzo di strumenti può aiutare a organizzare le informazioni, ma l'azienda deve comunque completare le comunicazioni e prendere le decisioni relative al personale.
Il passo successivo può essere quello di fare riferimento al processo in tre fasi, dal curriculum al colloquio, per le piccole e medie imprese senza risorse umane .
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Una volta preparate le offerte di lavoro, il numero previsto di curriculum e il numero di candidati da intervistare, potete confermare con il team se il piano è adatto e come iniziare a utilizzarlo.
Domande frequenti
Domande frequenti da leader aziendali e team HR:
In assenza di una figura dedicata alle risorse umane, chi si occupa della revisione iniziale del controllo qualità?
Questo compito può essere gestito dal capo o dalla persona responsabile, con il supporto amministrativo per la raccolta dei dati e la notifica. I compiti professionali dovrebbero essere assegnati a persone in grado di valutare questo livello di competenza.
Dopo il colloquio iniziale di controllo qualità, come posso supportare le mie competenze lavorative con prove concrete?
Considerando un registro di ispezione fittizio e una data di spedizione ipotetica, si prega di redigere un rapporto di anomalia e la relativa documentazione di conferma. I punti chiave sono la descrizione del lotto e delle differenze, la conservazione della documentazione di supporto e la delega della decisione di rilascio al personale responsabile designato. La procedura sarà organizzata e revisionata dall'azienda; il riepilogo iniziale non sarà considerato la decisione finale sull'assunzione.