年間採用人数は、人事部門が必要かどうかを判断する信頼できる指標ではありません。採用はプロセスの一部に過ぎず、給与、入社手続き、従業員とのコミュニケーション、そして上司のサポートを誰が担当するかといった要素も重要です。
まず、既に行われている作業を把握しましょう。
以下の各業務について、担当者と所要時間を記載してください。採用、文書管理、勤怠管理と給与計算、従業員関連の問題。これらの業務すべてが同一の管理者に課せられている場合、業務量は記載されている採用人数よりも多い可能性があります。
どのような仕事がツールによる支援に適しているか？
ツールを使えば、履歴書の整理、一次面接の追跡、報告書の作成といった反復作業を減らすことができます。しかし、労働条件の決定、従業員の問題への対応、人事に関する意思決定には、依然として担当者が必要です。
どのような兆候があれば、責任の再割り当てが必要となるのか？
上司からの返答が頻繁に遅れる、入社手続き書類に繰り返し記載漏れがある、あるいは臨時職員の問題で管理業務が頻繁に中断されるといった状況は、いずれも責任分担の見直しを検討する根拠となり得ます。採用するかしないかという二択にとどまらず、ニーズに基づいて内部責任、外部サポート、あるいは業務プロセスの調整などを検討しましょう。
次のステップとしては、管理部門や人事部門のアプローチを参考にすることが考えられます。つまり、週に1時間、採用と組織化に時間を費やすというものです。
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求人内容、予想される履歴書の数、面接対象者の数を準備したら、チームと相談して計画が適切かどうか、そしてどのように運用を開始するかを確認できます。
よくある質問
経営者・人事責任者からよくある質問をまとめました。
採用ツールを購入することは、人的資源を代替できるのか？
ツールは採用プロセスの一部を支援することができます。人事部門の責任範囲には、その他の従業員および組織に関する業務も含まれます。専任の人員が必要かどうかは、全体の業務量と責任に基づいて判断する必要があります。
このプロセス案は、必ずツールを使用する必要があるのでしょうか？
この記事を参考に、まずは自社の業務プロセスと記録を整理し、その後、履歴書の一括分析や非同期型の初期面接が必要になった際に、ツールを評価してください。例やスケジュールは、企業の実際のニーズに合わせて調整する必要があります。