面接終了後、店舗側が次の選考段階に進まないことを決定した場合、指定された期間内に明確な選考結果通知を行う必要があります。通知は長文である必要はありませんが、応募者がいつまでも返答を待たされることなく、面接が終了したことを知らせる必要があります。
まず、社内での決定が下されたことを確認してください。
求人情報、候補者、面接状況、上司の結論を確認してください。授業の課題についてまだ検討中であったり、資料が未提出の場合は、まず確認が必要な事項に対処してください。他の同僚から案件がクローズされたとの連絡を受けている最中に、追加書類を請求しないでください。
社内記録には業務関連情報を記録し、確認担当者を明記する必要があります。社外への説明は、一貫した社内手順に従い、面接官の偏見や未確認の憶測を不採用の理由とすることは避けるべきです。
簡単な通知テンプレート
［名前］こんにちは。 ［店舗／求人情報］のインタビューにご参加いただき、また貴重なご経験をお聞かせいただき、ありがとうございます。
今回の採用選考の結果、次段階の採用プロセスは行わないことを決定いたしました。本選考プロセスはここで終了となります。この職種にご関心をお寄せいただき、ありがとうございました。選考プロセスに関してご質問がございましたら、 ［連絡担当者］までお問い合わせください。
表現はブランドのトーンに合わせて調整できますが、伝えたい内容は明確に保つ必要があります。企業が確固たるフォローアップ計画を持っていない場合は、優先的な通知や将来の機会を保証するといった約束は含めないでください。
勤務形態が一致しない場合は、確認された相違点を説明してください。
例えば、確定した勤務可能時間と、その職種に必要な勤務シフトが異なる場合は、会社の返信フォーマットで「必要な［期間］は、現在勤務可能な時間と異なります」と説明することができます。勤務時間の不一致を、能力不足や態度不足のせいにしてはいけません。
他の求人が適している可能性がある場合は、求人の具体的な要件を提示する前に、候補者から詳細を知りたいという意思表示を得てください。これは別途の話し合いであり、採用の承諾や直接の紹介を意味するものではありません。
リストと連絡先状況は、通知後に更新されます。
送信日、通知方法、未解決の質問の有無、およびこのプロセスのステータスを記録してください。選考が終了した候補者には、元の求人に関する面接のリマインダーが送られないようにし、担当者はスケジュールを適切に更新する必要があります。
候補者情報および保持方法は、当社の既存の手順に従って取り扱われます。今後の求人について話し合う場合は、候補者が連絡を受ける意思があるかどうか、および連絡可能な期間を確認してください。一度の応募は、その後のすべての利用に対する同意とはみなされません。応募を明確に締め切ることで、営業部門はどの候補者が選考対象外となったかを把握できます。
主要な質問事項と記録項目の詳細については、店舗面接ツールキットをご利用ください。掲載前の業務内容の準備については、店舗正社員採用ガイドをご参照ください。
専任の人事担当者がいなくても、明確で十分に定義された面接プロセスを設けることは可能です。
採用をオーナーや店長が担当する場合でも、まずは職務要件を定義し、候補者にオンライン面接を受けてもらい、その結果に基づいて次のステップを計画することができます。MIND MIND Interview の面接システムは、複数の上場企業に採用されています。1年を超える期間で、MIND Interview の累計面接実施件数は20,000件を超えました。
MIND Interview Simplified Editionは、企業が日常的に使用する面接ツールを、あなたの採用プロセスに取り入れます。履歴書分析、AI面接、面接レポート機能により、面接時間を仕事内容の詳細に費やす前に、候補者の情報を事前に確認できます。あなたは情報を確認し、最終的な採用決定を下します。
現在募集中の職種、予想される履歴書の数、面接の回数を準備し、 MIND Interview Simplified Editionが貴店の採用活動をどのようにサポートできるかを検討してください。
よくある質問
経営者・人事責任者からよくある質問をまとめました。
不採用通知を受け取った場合、面接官のコメントをすべて公開すべきでしょうか？
会社の外部対応手順に従ってメッセージを処理してください。確認されていない推測や、職務内容に関係のないコメントは含めないでください。説明が必要な場合は、求人内容に関連する確認済みの情報を使用してください。
人事担当者がいない場合、面接システムを導入するにはどうすれば良いでしょうか？
まず、募集職種、必須要件、応募予定人数を明記します。次に、 MIND Interview Simplified Editionで利用できる履歴書分析、AI面接、レポート機能について検討します。オーナーまたは店長が情報を確認し、フォローアップ面接と採用を決定します。