Wanneer een winkel zowel fulltime als parttime medewerkers zoekt, is het belangrijk om allereerst de verantwoordelijkheden van elke functie duidelijk te omschrijven. Als een fulltime functie bijvoorbeeld inhoudt dat je de winkel opent en sluit, terwijl een parttime functie alleen tijdens de piekuren beschikbaar is, moet dit apart worden vermeld in de vacatures en tijdens sollicitatiegesprekken. Zo voorkom je dat je alles achteraf nog moet uitleggen.
Maak eerst een lijst van de gemeenschappelijke taken en vervolgens van de individuele verantwoordelijkheden.
Gedeelde taken kunnen onder andere klantenservice, goederencontrole en ploegoverdracht omvatten; voltijdmedewerkers kunnen ook verantwoordelijk zijn voor voorraadbeheer of een vaste werkplek, terwijl deeltijdmedewerkers specifieke tijdvakken ondersteunen. Dit is een voorbeeld van een taakverdeling; de daadwerkelijke verantwoordelijkheden worden bepaald door de winkel en er kan niet van worden uitgegaan dat elke winkel dezelfde taakverdeling hanteert.
Geef voor elke taak aan of deze zelfstandig moet worden uitgevoerd, wie kan helpen en of er training wordt aangeboden. Als twee vacatures exact dezelfde verantwoordelijkheden hebben en alleen verschillen in werktijden, kunnen de kernvragen tijdens het sollicitatiegesprek hetzelfde blijven en moet ook het tijdschema worden bevestigd.
Op de vacaturepagina worden de vergoeding en de beschikbare tijdslots apart vermeld.
Vermeld de werklocatie, ploegendienst, verwachte werkuren, vergoeding en training afzonderlijk voor voltijd- en deeltijdposities. Gebruik het maandsalaris en het uurloon niet door elkaar in dezelfde sectie zonder duidelijk aan te geven voor welke functie het bedoeld is.
Kandidaten kunnen aan het einde van hun sollicitatieformulier worden gevraagd hun voorkeur voor een bepaald type sollicitatie te specificeren. Indien zij beide opties overwegen, dient de contactpersoon hun voorkeur en de bijbehorende voorwaarden te bevestigen alvorens een gesprek in te plannen, zonder direct een beslissing voor hen te nemen.
Gezamenlijke kernvragen, aangevuld met vragen over individuele werkcontexten.
Een veelvoorkomende vraag zou kunnen zijn: "Als een klant vraagt naar een product waar u niet bekend mee bent, hoe zou u dat dan bevestigen?" Observeer hoe de klant vragen stelt, zoekt en hulp zoekt.
Als de voltijdbaan ook het sluiten van de winkel omvat, kun je vragen: "Hoe worden onafgewerkte bestellingen de volgende dag aan collega's overgedragen?" Als de deeltijdbaan alleen avondondersteuning inhoudt, bevestig dan hoe de huidige werkvoortgang bij aankomst wordt ontvangen. De achtergrond van de vraag moet aansluiten bij de functieomschrijving en er mogen geen verantwoordelijkheden worden toegevoegd die niet eerder zijn uitgelegd.
De lijst bevat informatie over verschillen in de intenties van de aanvragers en de criteria waaraan ze moeten voldoen.
Noteer de gegevens van elke kandidaat als volgt: oorspronkelijke vacature, van toepassing zijnde functie, bevestigde termijn, nog te bevestigen vereisten en huidige contactpersoon. Wanneer u overstapt naar een andere vacature, noteer dan de reden en stuur een reactie naar de andere partij om ervoor te zorgen dat de volgende contactpersoon de eerdere bespreking begrijpt.
Als een kandidaat geschikt is voor de betreffende functie, maar niet beschikbaar is op de afgesproken tijdsblokken, noteer dit dan als een verschil in werkafspraken. Herschrijf deze conclusie niet als een gebrek aan geschiktheid, en een gebrek aan reactie mag niet worden geïnterpreteerd als instemming met een overplaatsing naar een andere functie.
Naar aanleiding van de resultaten van het sollicitatiegesprek worden de bijbehorende trainingen geregeld.
Bevestig ten slotte welke functiebeschrijving u tijdens het sollicitatiegesprek zult gebruiken en vermeld de verantwoordelijkheden en de inhoud van de begeleiding die bij die beschrijving horen. Als het functietype na het gesprek wordt aangepast, verduidelijk dan de vergoeding, de werktijden en de verantwoordelijkheden opnieuw en zorg voor een duidelijk antwoord, zodat er een consistente basis is voor verdere rapportage en overdracht aan de leidinggevende.
Voor een compleet overzicht van de kernvragen en invulvelden kunt u de interviewtoolkit voor winkels gebruiken; voor de voorbereiding van de inhoud van het werk vóór publicatie kunt u de handleiding voor de werving van fulltime medewerkers voor winkels raadplegen.
Ook zonder een speciaal aangestelde HR-medewerker kun je een helder en goed gedefinieerd sollicitatieproces hanteren.
Zelfs wanneer de werving door de eigenaar of winkelmanager wordt gedaan, kunt u eerst de functie-eisen definiëren, kandidaten uitnodigen voor een eerste online sollicitatiegesprek en het rapport gebruiken om de volgende stap te plannen. Het interviewsysteem MIND Interview wordt gebruikt door meerdere beursgenoteerde bedrijven. In een periode van meer dan een jaar heeft MIND Interview in totaal meer dan 20.000 sollicitatiegesprekken ondersteund.
MIND Interview Simplified Edition brengt de interviewtools die bedrijven gebruiken naar uw dagelijkse wervingsproces. Cv-analyse, AI-interviews en interviewrapporten helpen u de informatie van kandidaten te beoordelen voordat u tijdens het interview de tijd besteedt aan de details van de functie die nader besproken moeten worden. U bekijkt de informatie en neemt de uiteindelijke beslissing over de aanstelling.
Bereid uw huidige vacature, het verwachte aantal cv's en het aantal sollicitatiegesprekken voor en ontdek hoe MIND Interview Simplified Edition u kan ondersteunen bij het werven van personeel voor uw winkel.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen van leiders en HR-teams:
Vereisen voltijd- en deeltijdbanen compleet verschillende sollicitatievragen?
Voor vergelijkbare taken kunnen gemeenschappelijke kernvragen worden gebruikt, met aanvullende vragen op basis van individuele verantwoordelijkheden en dienstroosters. Standaarden moeten worden ontworpen op basis van de taak, en niet alleen worden gecategoriseerd op basis van het type functie.
Hoe kan ik aan de slag met een interviewsysteem als ik geen vaste HR-medewerker heb?
Beschrijf eerst de openstaande functie, de essentiële vereisten en het verwachte aantal kandidaten. Verken vervolgens de cv-analyse, AI-interviews en rapportagemogelijkheden van MIND Interview Simplified Edition. De eigenaar of winkelmanager bekijkt de informatie en besluit welke vervolginterviews nodig zijn en of er iemand aangenomen moet worden.