Het doel van de eerste telefonische screening op kantoor is om te bevestigen of er voldoende aanleiding is voor een verder gesprek over de vacature. Een gesprek van ongeveer tien minuten kan als richtlijn dienen, maar de daadwerkelijke duur moet worden aangepast aan de vragen en de behoeften van de kandidaat; belangrijke punten mogen niet worden weggelaten om tijd te besparen.
Controleer eerst of de andere persoon beschikbaar is.
Je zou kunnen zeggen: "Hallo, ik ben [ ［Naam］ ［Winkels/Bedrijven］ en ik neem contact op met ［Vacature］ die op de vacature heeft gesolliciteerd. Ik wil graag de werkafspraken met ［Tijd of duur］ bevestigen. Komt het u nu uit?" Zo niet, spreek dan een ander tijdstip af en laat je contactgegevens achter.
Beschrijf vervolgens in twee of drie zinnen de locatie, de belangrijkste taken en de werktijden. Ook als deze informatie al op de vacaturepagina staat, is het belangrijk om te bevestigen dat beide partijen het over dezelfde vacature hebben. Dit voorkomt verwarring doordat kandidaten tegelijkertijd op meerdere vestigingen solliciteren.
Vraag allereerst naar de drie stukken informatie die van invloed zijn op de afspraken.
Het eerste punt betreft de compatibiliteit van het werkschema; geef hierbij de dag van de week en de begin- en einddatum aan. Het tweede punt betreft de beschikbare startdatum en de duur van de inwerkperiode. Het derde punt betreft eventuele vragen over de taken en de vergoeding.
Als er nog onduidelijkheden zijn, noteer dan de persoon die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van de vragen en de datum. Of het gesprek kan worden voortgezet, wordt door de supervisor beoordeeld op basis van de bevestigde informatie; beschouw een simpel "zou moeten" niet als een formele toezegging.
Verzamel voorlopige werkgegevens met behulp van één enkele vraag.
Je zou kunnen vragen: "Als een klant een vraag heeft over een product waar je niet bekend mee bent, hoe zou je hem of haar dan helpen?" Vervolgens kun je doorvragen: "Als je het antwoord niet kunt vinden, wie zou je dan om bevestiging vragen? Hoe zou je het aan de klant uitleggen?" Observeer of de ander de stappen kan beschrijven die nodig zijn om de behoeften te bevestigen, te zoeken en hulp te vragen.
Het achtergrondgeluid aan de telefoon kan hard zijn, dus herhaal de vraag als de kandidaat u niet goed heeft verstaan. Leid de werkcapaciteit van een kandidaat niet alleen af op spreeksnelheid, pauzes of gesprekskwaliteit; ga terug naar het specifieke antwoord voordat u besluit of vervolgvragen nodig zijn.
Eindtoelichting: Volgende stappen en tijdlijn
Je zou kunnen zeggen: "Vandaag hebben we ［Bevestigde zaken］ bevestigd, en ［Zaken moeten nog worden bevestigd.］ moet nog worden toegevoegd. De volgende stap zal naar verwachting ［Interviewformat］ zijn, en we zullen via ［Manier］ ［datum］ ; als je vragen hebt, neem dan contact op met ［Contactpersoon］ ."
Noteer na het telefoongesprek de vacature, de datum van het gesprek, de bevestigde voorwaarden, de antwoorden op werkgerelateerde vragen, de vervolgvragen en de volgende stappen. Als u dit doorstuurt naar de winkelmanager, voeg dan deze samenvatting toe, zodat onopgeloste kwesties tijdens het sollicitatiegesprek ter plaatse kunnen worden besproken in plaats van de hele vraag te herhalen. Als u geen antwoord ontvangt, registreer dit dan als een onvolledig contact en regel een vervolg volgens de bedrijfsprocedures.
Voor een compleet overzicht van de kernvragen en invulvelden kunt u de interviewtoolkit voor winkels gebruiken; voor de voorbereiding van de inhoud van het werk vóór publicatie kunt u de handleiding voor de werving van fulltime medewerkers voor winkels raadplegen.
Ook zonder een speciaal aangestelde HR-medewerker kun je een helder en goed gedefinieerd sollicitatieproces hanteren.
Zelfs wanneer de werving door de eigenaar of winkelmanager wordt gedaan, kunt u eerst de functie-eisen definiëren, kandidaten uitnodigen voor een eerste online sollicitatiegesprek en het rapport gebruiken om de volgende stap te plannen. Het interviewsysteem MIND Interview wordt gebruikt door meerdere beursgenoteerde bedrijven. In een periode van meer dan een jaar heeft MIND Interview in totaal meer dan 20.000 sollicitatiegesprekken ondersteund.
MIND Interview Simplified Edition brengt de interviewtools die bedrijven gebruiken naar uw dagelijkse wervingsproces. Cv-analyse, AI-interviews en interviewrapporten helpen u de informatie van kandidaten te beoordelen voordat u tijdens het interview de tijd besteedt aan de details van de functie die nader besproken moeten worden. U bekijkt de informatie en neemt de uiteindelijke beslissing over de aanstelling.
Bereid uw huidige vacature, het verwachte aantal cv's en het aantal sollicitatiegesprekken voor en ontdek hoe MIND Interview Simplified Edition u kan ondersteunen bij het werven van personeel voor uw winkel.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen van leiders en HR-teams:
Kan een eerste telefonische screening direct bepalen of een kandidaat wordt aangenomen of niet?
Telefoongesprekken worden voornamelijk gebruikt om afspraken te bevestigen en voorlopige informatie over de werkzaamheden te verkrijgen; voor vacatures die werkzaamheden op locatie vereisen of meer bewijs van competentie, dient er nog verdere bevestiging te worden geregeld voordat de leidinggevende een definitieve beslissing neemt.
Hoe kan ik aan de slag met een interviewsysteem als ik geen vaste HR-medewerker heb?
Beschrijf eerst de openstaande functie, de essentiële vereisten en het verwachte aantal kandidaten. Verken vervolgens de cv-analyse, AI-interviews en rapportagemogelijkheden van MIND Interview Simplified Edition. De eigenaar of winkelmanager bekijkt de informatie en besluit welke vervolginterviews nodig zijn en of er iemand aangenomen moet worden.