Bij het werven van administratief personeel voor een bijlescentrum is het raadzaam om één persoon aan te wijzen voor elk van de volgende taken: het ontvangen en beoordelen van documenten, het voeren van intakegesprekken en het voeren van afsluitende gesprekken. Bij een klein bedrijf kan één persoon al deze taken uitvoeren, maar voor elke stap moeten wel duidelijke afrondingsvoorwaarden gelden.
Laten we beginnen met de resultaten die we met deze opdracht moeten behalen.
Deze functie omvat avonddiensten, contact met ouders en lesmateriaal. Voordat de vacature openstaat, moeten we de avonddiensten, de communicatie met ouders en de punctualiteit bespreken en vaststellen welke aspecten een training voorafgaand aan de indiensttreding vereisen en welke geregeld kunnen worden. Verschillende taken of diensten moeten afzonderlijk worden toegelicht.
Voorbeeld van een weekschema
- Aan het begin van de week bevestigt de hiring manager de taken, de werktijden, de locatie en de hoogte van de vergoeding, waarna de administratie de ontvangen cv's sorteert.
- Gedurende de week analyseer je het cv en het originele materiaal, en vul je eventuele hiaten in de informatie aan met betrekking tot avondactiviteiten, lesgeven, administratie en communicatie.
- Na beoordeling wordt een voorlopige testuitnodiging verstuurd, met vermelding van het aantal vragen, de deadline en de contactgegevens voor het geval er problemen zijn.
- Zodra de kandidaten zijn geselecteerd, zal de leidinggevende het rapport beoordelen en beslissen of er een sollicitatiegesprek of een aanvullende selectie zal plaatsvinden; de volgende stappen zullen gelijktijdig worden gecommuniceerd.
Dit is een voorbeeld van een planning, die kan worden aangepast aan de agenda van de kandidaat. Elke uitnodiging moet een reactietermijn hebben; het is niet nodig om tot het weekend te wachten om ad-hoc problemen af te handelen.
Hoe dragen leidinggevenden en beheerders verantwoordelijkheden over?
Administratief personeel is verantwoordelijk voor het bijhouden van de status van ontvangen documenten en meldingen; leidinggevenden beoordelen het bewijsmateriaal en de noodzakelijke voorwaarden voor het werk. Wanneer professionele competentie praktijkervaring of afgeronde projecten vereist ter bevestiging, worden gekwalificeerde medewerkers ingezet om te assisteren.
Voor beheerders van bijlescentra kan deze oefening gebruikt worden in latere sollicitatiegesprekken: gegeven een fictief lesrooster en drie berichten aan ouders, dient u de items te ordenen die beantwoord moeten worden, doorgestuurd naar de docent en die nog bevestiging nodig hebben. Let er bij het nakijken op dat u de correspondentie tussen leerling en docent bijhoudt, geen onbevestigde lesafspraken belooft en de reactietermijnen noteert.
Welke aanpassingen zijn nodig na een ronde?
Als meerdere mensen verschillende opvattingen hebben over avonddiensten, moet eerst worden verduidelijkt dat er een tekort is aan voltijds personeel. Als het probleem blijft bestaan omdat de leidinggevende niet heeft gereageerd, moet de vaste evaluatieperiode worden aangehouden. Hulpmiddelen kunnen helpen bij het ordenen van informatie, maar het bedrijf moet nog steeds de communicatie en de personeelsbeslissingen afronden.
De volgende stap kan zijn om het driestappenplan van cv tot sollicitatiegesprek voor kleine en middelgrote ondernemingen zonder personeelsafdeling te raadplegen.
Ontdek het interviewsysteemplan voor mkb-bedrijven.
Het MIND Interview plan voor het mkb kost NT$ 3.000 voor zes maanden en omvat in totaal 50 cv-analyses en 15 AI-interviews over een periode van zes maanden . Het helpt u bij het screenen van cv's, het online afnemen van eerste sollicitatiegesprekken en het opstellen van rapporten. Uw bedrijf beoordeelt de resultaten en neemt de beslissing over de aanwerving.
Zodra je de vacatures, het verwachte aantal cv's en het aantal kandidaten voor een sollicitatiegesprek hebt vastgesteld, kun je met het team overleggen of het plan geschikt is en hoe je ermee aan de slag kunt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen van leiders en HR-teams:
Zonder toegewijd personeel van de personeelsafdeling, wie zal dan verantwoordelijk zijn voor de eerste screening en beoordeling van het administratief personeel van het bijlescentrum?
Dit kan worden afgehandeld door de leidinggevende of de verantwoordelijke, met administratieve ondersteuning voor het verzamelen van gegevens en het versturen van meldingen. Professionele taken moeten worden toegewezen aan personen die in staat zijn dit vaardigheidsniveau te beoordelen.
Hoe kun je na het eerste sollicitatiegesprek voor een administratieve functie bij een bijlesinstituut je werkervaring aanvullen met bewijsmateriaal?
Aan de hand van een fictief lesrooster en drie berichten aan ouders, dient u een lijst samen te stellen van items die een reactie vereisen, items die naar de docenten moeten worden doorgestuurd en items die nog bevestiging nodig hebben. De belangrijkste punten zijn het onderhouden van de correspondentie tussen leerling en klas, het vermijden van onbevestigde toezeggingen over lesafspraken en het noteren van de reactietermijnen. Het bedrijf zal de eerste screening organiseren en beoordelen; de voorlopige samenvatting zal niet als definitieve toelatingsbeslissing worden beschouwd.