Bij het werven van een administratief medewerker is het belangrijk om één persoon aan te wijzen voor elk van de volgende taken: het ontvangen en beoordelen van documenten, het voeren van intakegesprekken en het voeren van afsluitende gesprekken. Bij kleine bedrijven kan één persoon al deze taken uitvoeren, maar voor elke stap moeten wel duidelijke afrondingsvoorwaarden gelden.
Laten we beginnen met de resultaten die we met deze opdracht moeten behalen.
Deze functie houdt in dat je drie dingen tegelijk moet doen: inkomende telefoongesprekken beantwoorden en taken uitvoeren die door de baas worden toegewezen. Voordat we aan de slag gaan, moeten we deze taken bespreken en prioriteren, nauwkeurig te werk gaan en mondelinge instructies noteren. We moeten nagaan voor welke taken een training voorafgaand aan de indiensttreding nodig is en voor welke taken dit geregeld kan worden. Verschillende taken of diensten moeten afzonderlijk worden toegelicht.
Voorbeeld van een weekschema
- Aan het begin van de week bevestigt de hiring manager de taken, de werktijden, de locatie en de hoogte van de vergoeding, waarna de administratie de ontvangen cv's sorteert.
- Bekijk gedurende de week de cv-analyse en de originele gegevens om eventuele hiaten in de informatie over multitasking, nauwkeurigheid en reactiesnelheid op te helderen.
- Na beoordeling wordt een voorlopige testuitnodiging verstuurd, met vermelding van het aantal vragen, de deadline en de contactgegevens voor het geval er problemen zijn.
- Zodra de kandidaten zijn geselecteerd, zal de leidinggevende het rapport beoordelen en beslissen of er een sollicitatiegesprek of een aanvullende selectie zal plaatsvinden; de volgende stappen zullen gelijktijdig worden gecommuniceerd.
Dit is een voorbeeld van een planning, die kan worden aangepast aan de agenda van de kandidaat. Elke uitnodiging moet een reactietermijn hebben; het is niet nodig om tot het weekend te wachten om ad-hoc problemen af te handelen.
Hoe dragen leidinggevenden en beheerders verantwoordelijkheden over?
Administratief personeel is verantwoordelijk voor het bijhouden van de status van ontvangen documenten en meldingen; leidinggevenden beoordelen het bewijsmateriaal en de noodzakelijke voorwaarden voor het werk. Wanneer professionele competentie praktijkervaring of afgeronde projecten vereist ter bevestiging, worden gekwalificeerde medewerkers ingezet om te assisteren.
Voor administratief medewerkers kan deze oefening gebruikt worden in latere sollicitatiegesprekken: Geef drie fictieve taken met verschillende deadlines; rangschik ze in de juiste volgorde en schrijf een bevestigingsbericht. Let bij het nakijken op het onderscheid tussen urgentie en belangrijkheid, controleer de aanlevervorm en markeer proactief deadlines die elkaar kunnen beïnvloeden.
Welke aanpassingen zijn nodig na een ronde?
Als meerdere mensen verschillende prioriteiten stellen, pas dan eerst de functiebeschrijving voor de voltijdbaan aan; als het probleem blijft bestaan omdat de leidinggevende niet heeft gereageerd, reserveer dan de vastgestelde beoordelingsperiode. Tools kunnen helpen bij het ordenen van gegevens, maar het bedrijf moet nog steeds de communicatie en de aannamebeslissingen afronden.
De volgende stap kan zijn om het driestappenplan van cv tot sollicitatiegesprek voor kleine en middelgrote ondernemingen zonder personeelsafdeling te raadplegen.
Ontdek het interviewsysteemplan voor mkb-bedrijven.
Het MIND Interview plan voor het mkb kost NT$ 3.000 voor zes maanden en omvat in totaal 50 cv-analyses en 15 AI-interviews over een periode van zes maanden . Het helpt u bij het screenen van cv's, het online afnemen van eerste sollicitatiegesprekken en het opstellen van rapporten. Uw bedrijf beoordeelt de resultaten en neemt de beslissing over de aanwerving.
Zodra je de vacatures, het verwachte aantal cv's en het aantal kandidaten voor een sollicitatiegesprek hebt vastgesteld, kun je met het team overleggen of het plan geschikt is en hoe je ermee aan de slag kunt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen van leiders en HR-teams:
Zonder een speciaal aangestelde HR-medewerker, wie is dan verantwoordelijk voor de eerste screening en beoordeling van administratieve medewerkers?
Dit kan worden afgehandeld door de leidinggevende of de verantwoordelijke, met administratieve ondersteuning voor het verzamelen van gegevens en het versturen van meldingen. Professionele taken moeten worden toegewezen aan personen die in staat zijn dit vaardigheidsniveau te beoordelen.
Na het eerste sollicitatiegesprek voor een functie als administratief medewerker, hoe kan ik mijn werkervaring aanvullen met bewijsmateriaal?
U ontvangt drie oefenopdrachten met verschillende deadlines. Zorg ervoor dat u deze in de juiste volgorde plaatst en een bevestigingsbericht schrijft. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen urgentie en belangrijkheid, de leveringsvorm te bevestigen en proactief deadlines aan te geven die elkaar kunnen beïnvloeden. Het bedrijf zal de opdrachten samenstellen en beoordelen; de samenvatting van het eerste sollicitatiegesprek zal niet als definitieve aanstellingsbeslissing worden beschouwd.