Bij het werven van medewerkers voor de klantenservice is het belangrijk om één persoon verantwoordelijk te maken voor elk van de volgende taken: het ontvangen en beoordelen van documenten, het voeren van intakegesprekken en het voeren van afsluitende gesprekken. Bij kleine bedrijven kan één persoon al deze taken uitvoeren, maar elke stap moet wel duidelijke afrondingsvoorwaarden hebben.
Laten we beginnen met de resultaten die we met deze opdracht moeten behalen.
Deze functie brengt een stortvloed aan berichten, klachten en onbeantwoorde e-mails met zich mee. Bespreek vóór de vacature de vereisten met betrekking tot snelle reacties, een kalme toon en het vermogen om documenten te traceren. Bevestig welke aspecten een training voorafgaand aan de indiensttreding vereisen en welke kunnen worden geregeld. Verschillende taken of diensten moeten afzonderlijk worden toegelicht.
Voorbeeld van een weekschema
- Aan het begin van de week bevestigt de hiring manager de taken, de werktijden, de locatie en de hoogte van de vergoeding, waarna de administratie de ontvangen cv's sorteert.
- Bekijk gedurende de week de cv-analyse en de originele gegevens, en verduidelijk eventuele hiaten in de informatie met betrekking tot reactiesnelheid, toon en vraaggewoonten.
- Na beoordeling wordt een voorlopige testuitnodiging verstuurd, met vermelding van het aantal vragen, de deadline en de contactgegevens voor het geval er problemen zijn.
- Zodra de kandidaten zijn geselecteerd, zal de leidinggevende het rapport beoordelen en beslissen of er een sollicitatiegesprek of een aanvullende selectie zal plaatsvinden; de volgende stappen zullen gelijktijdig worden gecommuniceerd.
Dit is een voorbeeld van een planning, die kan worden aangepast aan de agenda van de kandidaat. Elke uitnodiging moet een reactietermijn hebben; het is niet nodig om tot het weekend te wachten om ad-hoc problemen af te handelen.
Hoe dragen leidinggevenden en beheerders verantwoordelijkheden over?
Administratief personeel is verantwoordelijk voor het bijhouden van de status van ontvangen documenten en meldingen; leidinggevenden beoordelen het bewijsmateriaal en de noodzakelijke voorwaarden voor het werk. Wanneer professionele competentie praktijkervaring of afgeronde projecten vereist ter bevestiging, worden gekwalificeerde medewerkers ingezet om te assisteren.
Voor medewerkers van de klantenservice kan deze oefening gebruikt worden in latere sollicitatiegesprekken: schrijf, gegeven een verzonnen klacht over vertraagde verzending, het eerste antwoord en de interne aantekeningen over de status van de bestelling. Let er bij het nakijken op dat u de ordergegevens controleert, een haalbare reactietijd aangeeft en geen terugbetalingen of leverdata belooft zonder deze te verifiëren.
Welke aanpassingen zijn nodig na een ronde?
Als meerdere mensen verschillende opvattingen hebben over wat "snelle reactie" inhoudt, verduidelijk dan eerst het tekort aan voltijds personeel; als het probleem vastloopt omdat de leidinggevende niet heeft gereageerd, handhaaf dan de vaste evaluatieperiode. Hulpmiddelen kunnen helpen bij het ordenen van informatie, maar het bedrijf moet nog steeds communicatie- en personeelsbeslissingen nemen.
De volgende stap kan zijn om het driestappenplan van cv tot sollicitatiegesprek voor kleine en middelgrote ondernemingen zonder personeelsafdeling te raadplegen.
Ontdek het interviewsysteemplan voor mkb-bedrijven.
Het MIND Interview plan voor het mkb kost NT$ 3.000 voor zes maanden en omvat in totaal 50 cv-analyses en 15 AI-interviews over een periode van zes maanden . Het helpt u bij het screenen van cv's, het online afnemen van eerste sollicitatiegesprekken en het opstellen van rapporten. Uw bedrijf beoordeelt de resultaten en neemt de beslissing over de aanwerving.
Zodra je de vacatures, het verwachte aantal cv's en het aantal kandidaten voor een sollicitatiegesprek hebt vastgesteld, kun je met het team overleggen of het plan geschikt is en hoe je ermee aan de slag kunt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen van leiders en HR-teams:
Zonder een speciaal aangestelde HR-medewerker, wie is dan verantwoordelijk voor de eerste screening en beoordeling van de klantenservice?
Dit kan worden afgehandeld door de leidinggevende of de verantwoordelijke, met administratieve ondersteuning voor het verzamelen van gegevens en het versturen van meldingen. Professionele taken moeten worden toegewezen aan personen die in staat zijn dit vaardigheidsniveau te beoordelen.
Na het eerste klantenservicegesprek, hoe kan ik mijn werkvaardigheden met bewijsmateriaal aanvullen?
Bij een verzonnen klacht over een vertraagde levering, dient u de eerste reactie en interne trackingnotities te schrijven. De belangrijkste punten zijn: bevestig de geldigheid van de bestelling, stel een haalbare reactietijd vast en vermijd het beloven van terugbetalingen of leverdata zonder verificatie. De eerste beoordeling wordt door het bedrijf geregeld en beoordeeld; deze eerste samenvatting geldt niet als definitieve aanstellingsbeslissing.