Kapag kumukuha ng administrative assistant, magtalaga ng isang tao na magiging responsable para sa bawat isa sa mga sumusunod na gawain: pagtanggap ng mga dokumento, pagsusuri ng mga ito, pagsasagawa ng mga unang panayam, at pagsasagawa ng mga pangwakas na panayam. Kung maliit ang kumpanya, ang parehong tao ang makakagawa ng lahat ng mga gawaing ito, ngunit ang bawat hakbang ay dapat pa ring may malinaw na mga kondisyon sa pagkumpleto.
Simulan natin sa mga resulta ng trabahong ito.
Ang posisyong ito ay kinabibilangan ng sabay-sabay na paghawak sa tatlong bagay: mga papasok na tawag sa telepono at mga gawaing itinalaga ng amo. Bago buksan ang posisyon, kailangan muna nating talakayin at unahin ang mga ito, maging maingat, at magtala ng mga pasalitang tagubilin. Dapat nating kumpirmahin kung aling mga gawain ang nangangailangan ng pagsasanay bago ang pagtatrabaho at alin ang maaaring isaayos. Ang iba't ibang gawain o shift ay kailangang ipaliwanag nang hiwalay.
Halimbawa ng Lingguhang Iskedyul
- Sa simula ng linggo, kinukumpirma ng hiring manager ang mga gawain, oras, lokasyon, at saklaw ng kabayaran, at inaayos naman ng administrasyon ang mga natanggap na resume.
- Sa loob ng linggo, repasuhin ang pagsusuri ng resume at ang orihinal na datos upang linawin ang anumang kakulangan sa impormasyon tungkol sa multitasking, pagiging maingat, at bilis ng pagtugon.
- Pagkatapos ng pagsusuri, ibibigay ang isang paunang imbitasyon sa pagsusulit, na tumutukoy sa bilang ng mga tanong, ang huling araw ng pagsagot, at ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa paghawak ng mga kahirapan.
- Kapag napili na ang mga kandidato, susuriin ng superbisor ang ulat at magpapasya kung magsasagawa ng panayam o magsasagawa ng karagdagang pagpili; ang mga susunod na hakbang ay sabay-sabay na ipapaalam.
Ito ay isang halimbawa ng pag-iiskedyul, na maaaring isaayos ayon sa iskedyul ng kandidato. Ang bawat imbitasyon ay dapat may oras ng pagtugon; hindi na kailangang maghintay hanggang sa katapusan ng linggo para harapin ang mga ad-hoc na isyu.
Paano ipinapasa ng mga superbisor at administrador ang mga responsibilidad?
Ang mga kawani ng administratibo ay responsable sa pagsubaybay sa katayuan ng mga natanggap na dokumento at abiso; sinusuri ng mga superbisor ang ebidensya at mga kinakailangang kondisyon para sa trabaho. Kapag ang propesyonal na kakayahan ay nangangailangan ng praktikal na karanasan o mga nakumpletong proyekto upang kumpirmahin, ang mga kwalipikadong tauhan ay itinalaga upang tumulong.
Para sa mga administrative assistant, maaaring gamitin ang mock exercise na ito sa mga susunod na panayam: Magbigay ng tatlong mock task na may iba't ibang deadline; pakiayos ang mga ito nang maayos at sumulat ng mensahe ng kumpirmasyon. Kapag nagrerepaso, bigyang-pansin ang pagkakaiba sa pagitan ng urgency at importansya, pagkumpirma sa format ng paghahatid, at proaktibong pagmamarka ng mga deadline na maaaring makaapekto sa isa't isa.
Anong mga pagsasaayos ang kailangan pagkatapos ng unang round?
Kung maraming tao ang may iba't ibang pagkaunawa sa pagbibigay-priyoridad, baguhin muna ang deskripsyon ng full-time na bakante; kung ang isyu ay natigil dahil hindi tumugon ang superbisor, ilaan ang takdang panahon ng pagsusuri. Ang paggamit ng mga tool ay makakatulong sa pag-oorganisa ng datos, ngunit kailangan pa rin ng kumpanya na kumpletuhin ang mga desisyon sa komunikasyon at pagkuha ng empleyado.
Ang susunod na hakbang ay ang pagtukoy sa tatlong-hakbang na proseso mula sa resume hanggang sa panayam para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyong walang human resources .
Suriin ang plano ng sistema ng panayam para sa mga SME
Ang plano ng MIND Interview para sa mga SME ay nagkakahalaga ng NT$3,000 sa loob ng anim na buwan at may kasamang 50 pagsusuri ng resume at 15 panayam sa AI sa kabuuan sa loob ng anim na buwan . Makakatulong ito sa iyo na suriin ang mga resume, magsagawa ng mga unang panayam online, at mag-ayos ng mga ulat. Sinusuri ng iyong kumpanya ang mga resulta at gumagawa ng desisyon sa pagkuha ng empleyado.
Kapag naihanda mo na ang mga bakanteng trabaho, ang inaasahang bilang ng mga resume, at ang bilang ng mga kinakapanayam, maaari mo nang kumpirmahin sa team kung angkop ang plano at kung paano ito sisimulang gamitin.
Mga Madalas na Tanong
Narito ang mahahalagang tanong mula sa business owners at HR teams:
Kung walang dedikadong HR person, sino ang responsable sa paunang screening at pagsusuri ng mga administrative assistant?
Maaari itong hawakan ng amo o ng taong namamahala, kasama ang tulong administratibo para sa pagtitipon at pagpapabatid ng datos. Ang mga propesyonal na gawain ay dapat italaga sa mga indibidwal na may kakayahang suriin ang antas ng kasanayang ito.
Pagkatapos ng unang panayam para sa posisyon ng isang administrative assistant, paano ko madadagdagan ang aking kakayahan sa trabaho gamit ang mga ebidensya?
Tatlong mock assignment na may iba't ibang deadline ang ibibigay. Pakiayos ang mga ito nang maayos at sumulat ng mensahe ng kumpirmasyon. Ang mga pangunahing punto ay ang pagkakaiba sa pagitan ng pagkaapurahan at kahalagahan, kumpirmahin ang format ng paghahatid, at maagap na tukuyin ang mga deadline na maaaring makaapekto sa isa't isa. Aayusin at susuriin ng kumpanya ang mga assignment; ang unang buod ng panayam ay hindi ituturing na pangwakas na desisyon sa pagkuha ng empleyado.