Kapag kumukuha ng mga kawani ng serbisyo sa customer, magtalaga ng isang taong responsable para sa bawat isa sa mga sumusunod na gawain: pagtanggap ng mga dokumento, pagsusuri ng mga ito, pagsasagawa ng mga paunang panayam, at pagsasagawa ng mga pangwakas na panayam. Kung maliit ang kumpanya, ang parehong tao ang makakagawa ng lahat ng mga gawaing ito, ngunit ang bawat hakbang ay dapat pa ring may malinaw na mga kondisyon sa pagkumpleto.
Simulan natin sa mga resulta ng trabahong ito.
Ang posisyong ito ay magsasangkot ng sunod-sunod na mensahe, reklamo, at mga hindi nasagot na pagbasa. Bago buksan ang posisyon, talakayin muna ang mga kinakailangan para sa mabilis na pagtugon, isang matatag na tono, at ang kakayahang subaybayan ang mga dokumento. Tiyakin kung aling mga aspeto ang nangangailangan ng pagsasanay bago ang pagtatrabaho at alin ang maaaring isaayos. Ang iba't ibang gawain o shift ay kailangang ipaliwanag nang hiwalay.
Halimbawa ng Lingguhang Iskedyul
- Sa simula ng linggo, kinukumpirma ng hiring manager ang mga gawain, oras, lokasyon, at saklaw ng kabayaran, at inaayos naman ng administrasyon ang mga natanggap na resume.
- Sa loob ng linggo, repasuhin ang pagsusuri ng resume at ang orihinal na datos, at linawin ang anumang kakulangan sa impormasyon tungkol sa bilis ng pagtugon, tono, at mga gawi sa pagtatanong.
- Pagkatapos ng pagsusuri, ibibigay ang isang paunang imbitasyon sa pagsusulit, na tumutukoy sa bilang ng mga tanong, ang huling araw ng pagsagot, at ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa paghawak ng mga kahirapan.
- Kapag napili na ang mga kandidato, susuriin ng superbisor ang ulat at magpapasya kung magsasagawa ng panayam o magsasagawa ng karagdagang pagpili; ang mga susunod na hakbang ay sabay-sabay na ipapaalam.
Ito ay isang halimbawa ng pag-iiskedyul, na maaaring isaayos ayon sa iskedyul ng kandidato. Ang bawat imbitasyon ay dapat may oras ng pagtugon; hindi na kailangang maghintay hanggang sa katapusan ng linggo para harapin ang mga ad-hoc na isyu.
Paano ipinapasa ng mga superbisor at administrador ang mga responsibilidad?
Ang mga kawani ng administratibo ay responsable sa pagsubaybay sa katayuan ng mga natanggap na dokumento at abiso; sinusuri ng mga superbisor ang ebidensya at mga kinakailangang kondisyon para sa trabaho. Kapag ang propesyonal na kakayahan ay nangangailangan ng praktikal na karanasan o mga nakumpletong proyekto upang kumpirmahin, ang mga kwalipikadong tauhan ay itinalaga upang tumulong.
Para sa mga kinatawan ng serbisyo sa customer, maaaring gamitin ang mock exercise na ito sa mga susunod na panayam: Kung sakaling may gawa-gawang reklamo tungkol sa naantalang pagpapadala, isulat ang unang tugon at mga internal tracking note. Kapag nagrerepaso, bigyang-pansin ang pagkumpirma ng mga detalye ng order, pagtatakda ng posibleng oras ng pagtugon, at pag-iwas sa mga promising refund o petsa ng paghahatid nang walang beripikasyon.
Anong mga pagsasaayos ang kailangan pagkatapos ng unang round?
Kung maraming tao ang may iba't ibang pagkaunawa sa ibig sabihin ng "mabilis na pagtugon," linawin muna ang kakulangan sa mga full-time na tauhan; kung ang isyu ay natigil dahil hindi tumugon ang superbisor, panatilihin ang takdang panahon ng pagsusuri. Ang paggamit ng mga tool ay makakatulong sa pag-oorganisa ng impormasyon, ngunit kailangan pa rin ng kumpanya na kumpletuhin ang mga desisyon sa komunikasyon at paglalagay ng tauhan.
Ang susunod na hakbang ay ang pagtukoy sa tatlong-hakbang na proseso mula sa resume hanggang sa panayam para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyong walang human resources .
Suriin ang plano ng sistema ng panayam para sa mga SME
Ang plano ng MIND Interview para sa mga SME ay nagkakahalaga ng NT$3,000 sa loob ng anim na buwan at may kasamang 50 pagsusuri ng resume at 15 panayam sa AI sa kabuuan sa loob ng anim na buwan . Makakatulong ito sa iyo na suriin ang mga resume, magsagawa ng mga unang panayam online, at mag-ayos ng mga ulat. Sinusuri ng iyong kumpanya ang mga resulta at gumagawa ng desisyon sa pagkuha ng empleyado.
Kapag naihanda mo na ang mga bakanteng trabaho, ang inaasahang bilang ng mga resume, at ang bilang ng mga kinakapanayam, maaari mo nang kumpirmahin sa team kung angkop ang plano at kung paano ito sisimulang gamitin.
Mga Madalas na Tanong
Narito ang mahahalagang tanong mula sa business owners at HR teams:
Kung walang dedikadong HR person, sino ang responsable sa paunang pagsusuri at pagsusuri ng serbisyo sa customer?
Maaari itong hawakan ng amo o ng taong namamahala, kasama ang tulong administratibo para sa pagtitipon at pagpapabatid ng datos. Ang mga propesyonal na gawain ay dapat italaga sa mga indibidwal na may kakayahang suriin ang antas ng kasanayang ito.
Pagkatapos ng unang panayam sa customer service, paano ko madadagdagan ang aking kakayahan sa trabaho gamit ang mga ebidensya?
Kung sakaling may gawa-gawang reklamo tungkol sa naantalang kargamento, mangyaring isulat ang unang tugon at mga internal tracking note. Ang mga pangunahing punto ay ang pagkumpirma ng bisa ng order, pagtatakda ng posibleng oras ng pagtugon, at pag-iwas sa mga pangakong refund o petsa ng paghahatid nang walang beripikasyon. Ang unang pagsusuri ay aayusin at susuriin ng kumpanya; ang unang buod na ito ay hindi ituturing na pangwakas na desisyon sa pagkuha ng empleyado.