แนวโน้มกฎระเบียบการจ้างงานในอนาคตที่ต้องวางแผนรับมือ

ผู้สรรหาปฏิเสธผู้สมัคร 800 คนก่อนที่ผู้จัดการการจ้างงานจะเห็นรายชื่อผู้สมัครที่ผ่านเข้ารอบ หกเดือนต่อมา องค์กรถูกถามคำถามง่ายๆ ว่าทำไมคน 800 คนนั้นถึงถูกคัดออก? แนวโน้มกฎระเบียบการจ้างงานในอนาคตกำลังทำให้คำถามนั้นเป็นเรื่องของการปฏิบัติ ไม่ใช่แค่ทฤษฎี ทีมงานด้านบุคลากรขององค์กรจะต้องแสดงให้เห็นมากขึ้นว่าระบบประเมินอะไร หลักฐานใดที่สนับสนุนคำแนะนำแต่ละข้อ ใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย และผู้สมัครได้รับการปฏิบัติที่เป็นธรรมและสอดคล้องกันหรือไม่

การเปลี่ยนแปลงหลักไม่ใช่ว่าองค์กรจะถูกห้ามไม่ให้ใช้ AI ในการจ้างงาน แต่เป็นการจ้างงานที่ใช้ AI จะถูกตัดสินว่าเป็นกระบวนการตัดสินใจที่ควบคุมได้ ความเร็วยังคงสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการจ้างงานที่มีปริมาณมากในสายงานเทคนิค วิทยาเขต และการจ้างงานแบบกระจาย แต่ความเร็วที่ไม่มีบันทึก ความรับผิดชอบ และการคุ้มครองผู้สมัครจะสร้างความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและชื่อเสียงที่เพิ่มขึ้น

สำหรับทีมสรรหาในประเทศไทยที่ดูแลหลายสาขาหรือผู้สมัครหลายภาษา ควรให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการตกลงเกณฑ์ของตำแหน่งงานและกำหนดเวลาส่งความคิดเห็นร่วมกันก่อนเริ่มประเมิน การบันทึกเหตุผลในรูปแบบเดียวกันช่วยให้เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างสาขาและระบุประเด็นที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติมได้สะดวกขึ้น

แนวโน้มกฎระเบียบการจ้างงานในอนาคต: จากเครื่องมือสู่ระบบควบคุม

ขั้นตอนต่อไปของกฎระเบียบการจ้างงานมีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่ว่าอัลกอริทึมส่งผลกระทบต่อผู้คนอย่างไร มากกว่าแค่ว่าบริษัทใช้อัลกอริทึมหรือไม่ กฎหมายและแนวทางการบังคับใช้จะแตกต่างกันไปในแต่ละเขตอำนาจศาล แต่ข้อกำหนดหลายประการกำลังกลายเป็นประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ได้แก่ ความโปร่งใส การประเมินผลกระทบ การกำกับดูแลโดยมนุษย์ การกำกับดูแลข้อมูล และหลักฐานของผลลัพธ์ที่ไม่เลือกปฏิบัติ

สำหรับนายจ้างข้ามชาติ ความท้าทายไม่ใช่แค่การติดตามรายการกฎระเบียบท้องถิ่นที่ยาวเหยียด แต่เป็นการหลีกเลี่ยงรูปแบบการดำเนินงานที่แตกแยก ซึ่งภูมิภาคหนึ่งมีระบบควบคุม AI ที่บันทึกไว้ อีกภูมิภาคหนึ่งอาศัยการตัดสินใจที่ไม่เป็นทางการของผู้สรรหา และภูมิภาคที่สามไม่สามารถอธิบายได้ว่าข้อมูลผู้สมัครเคลื่อนย้ายระหว่างระบบอย่างไร แนวทางปฏิบัติที่มากขึ้นคือการกำหนดพื้นฐานการควบคุมทั่วโลกและใช้ข้อกำหนดท้องถิ่นเพิ่มเติมจากนั้น

สิ่งนี้สำคัญเพราะแพลตฟอร์มการสรรหาบุคลากรไม่ค่อยเป็นจุดตัดสินใจเดียว การวิเคราะห์เรซูเม่ การจัดอันดับ การสัมภาษณ์วิดีโอแบบไม่พร้อมกัน คะแนนการประเมิน ผลตอบรับจากผู้สัมภาษณ์ ข้อมูลการจัดตารางเวลา และเหตุผลการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ล้วนสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ของผู้สมัครได้ การพิจารณาโมเดล AI เป็นองค์ประกอบเดียวที่ถูกควบคุมนั้นมองข้ามความเสี่ยงของขั้นตอนการทำงาน

1. เครื่องมือตัดสินใจอัตโนมัติจะต้องมีความโปร่งใสมากขึ้น

นายจ้างควรคาดหวังแรงกดดันอย่างต่อเนื่องในการแจ้งให้ผู้สมัครทราบเมื่อมีการใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการคัดกรองหรือประเมิน ตัวอย่างเช่น กฎของนครนิวยอร์กสำหรับเครื่องมือตัดสินใจการจ้างงานอัตโนมัติที่ครอบคลุม กำหนดให้มีการตรวจสอบอคติล่าสุด ข้อมูลการตรวจสอบสาธารณะ และประกาศสำหรับผู้สมัครหรือพนักงาน การบังคับใช้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือและการใช้งาน นายจ้างควรตรวจสอบข้อกำหนดท้องถิ่น กฎระดับรัฐและท้องถิ่นจะไม่เหมือนกัน แต่ทิศทางชัดเจน: ผู้สมัครและหน่วยงานกำกับดูแลจะคาดหวังการเปิดเผยข้อมูลที่เข้าใจได้

การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ทำได้มากกว่าแค่ระบุว่ามี AI อยู่ในกระบวนการที่ใดที่หนึ่ง ควรสะท้อนถึงขั้นตอนการทำงานจริง เทคโนโลยีกำลังจัดอันดับเรซูเม่ตามข้อกำหนดของตำแหน่งงานหรือไม่? กำลังดึงความสามารถจากการสัมภาษณ์หรือไม่? คะแนนเป็นตัวกำหนดว่าใครจะผ่านเข้ารอบโดยอัตโนมัติ หรือสนับสนุนการตรวจสอบของผู้สรรหา? ภาษาที่คลุมเครือสามารถสร้างความกังวลมากกว่าความชัดเจน

ความโปร่งใสยังต้องเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน ผู้จัดการการจ้างงานควรจะสามารถเห็นหลักฐานเบื้องหลังคำแนะนำ แทนที่จะได้รับคะแนนตัวเลขที่ไม่สามารถอธิบายได้ รายงานความสามารถ หลักฐานเรซูเม่ที่เกี่ยวข้อง คำตอบจากการสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้าง และบันทึกของผู้ตรวจสอบ จะช่วยให้ผู้จัดการมีพื้นฐานที่สามารถป้องกันได้ในการตัดสินใจว่าผู้สมัครควรดำเนินการต่อไปหรือไม่

2. การทดสอบอคติจะเปลี่ยนจากการดำเนินการครั้งเดียวเป็นการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

การตรวจสอบอคติที่เป็นอิสระและการวิเคราะห์ผลกระทบที่แตกต่างกันกำลังกลายเป็นความคาดหวังที่พบบ่อยขึ้นสำหรับเทคโนโลยีการจ้างงานที่มีความเสี่ยงสูง ส่วนที่ยากไม่ใช่การมอบหมายการประเมินเพียงครั้งเดียว แต่เป็นการพิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่โมเดล กลุ่มงาน การออกแบบการประเมิน ประชากรผู้สมัคร หรือเกณฑ์คะแนนเปลี่ยนแปลงไป

โมเดลการจัดอันดับเรซูเม่ที่ใช้สำหรับการจ้างงานพนักงานขายระดับเริ่มต้นอาจทำงานแตกต่างกันเมื่อนำไปใช้กับวิศวกรรมซอฟต์แวร์ การค้นหาผู้บริหาร หรือการรับเข้าเรียนระดับบัณฑิตศึกษา ในทำนองเดียวกัน การสัมภาษณ์วิดีโอแบบไม่พร้อมกันที่ออกแบบมาเพื่อตอบคำถามความสามารถที่มีโครงสร้างจะมีความเสี่ยงที่แตกต่างจากเครื่องมือที่อ้างว่าอนุมานบุคลิกภาพหรืออารมณ์จากพฤติกรรมทางสีหน้า ยิ่งสัญญาณไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อกำหนดของงานมากเท่าไหร่ การป้องกันก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

ทีมควรสร้างจังหวะการตรวจสอบที่สอดคล้องกับความเสี่ยงและอัตราการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนการทำงาน ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบรูปแบบอัตราการคัดเลือก การตรวจสอบว่าเกณฑ์คะแนนยังคงเกี่ยวข้องกับงาน การตรวจสอบข้อร้องเรียนของผู้สมัคร และการบันทึกการดำเนินการแก้ไข นอกจากนี้ยังต้องมีข้อมูลผู้สมัครและผลลัพธ์ที่เพียงพอเพื่อให้การตรวจสอบมีความหมาย ประชากรการจ้างงานขนาดเล็กอาจต้องการการตีความที่ระมัดระวังมากขึ้น แทนที่จะเป็นการอ้างสถิติในวงกว้าง

3. การกำกับดูแลโดยมนุษย์จะต้องเป็นจริง ไม่ใช่แค่พิธีการ

ผู้ตรวจสอบที่เป็นมนุษย์ไม่ได้ทำให้กระบวนการอัตโนมัติเป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ หากผู้สรรหายอมรับคะแนนเป็นประจำโดยไม่สามารถเข้าถึงหลักฐานสนับสนุนหรืออำนาจในการท้าทายได้ ป้ายกำกับ “มนุษย์ในวงจร” ก็ให้การป้องกันในทางปฏิบัติเพียงเล็กน้อย

การกำกับดูแลที่มีความหมายต้องมีสิทธิ์ในการตัดสินใจที่กำหนดไว้ ผู้สรรหาและผู้จัดการการจ้างงานจำเป็นต้องรู้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาสามารถยกเลิกคำแนะนำได้ เมื่อใดที่จำเป็นต้องมีการยกระดับ และวิธีการบันทึกเหตุผล ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครอาจมีเส้นทางอาชีพที่ไม่ธรรมดาซึ่งโมเดลการจัดอันดับประเมินค่าต่ำเกินไป ในขณะที่ผู้จัดการระบุหลักฐานผลงานที่เกี่ยวข้องอย่างมาก ระบบควรอนุญาตให้พิจารณาหลักฐานนั้นอย่างสอดคล้องกัน ไม่ใช่บังคับให้ผู้จัดการทำงานนอกขั้นตอนการทำงาน

มีการแลกเปลี่ยน การกำหนดให้มีการตรวจสอบด้วยตนเองสำหรับผู้สมัครทุกคนสามารถลบประโยชน์ด้านประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติได้ คำตอบไม่ใช่ไม่มีการกำกับดูแล แต่เป็นการกำกับดูแลตามความเสี่ยง: ทำให้การคัดกรองเชิงบริหารและการจัดระเบียบหลักฐานเป็นไปโดยอัตโนมัติ จากนั้นให้ความสนใจของมนุษย์กับกรณีที่ก้ำกึ่ง ข้อยกเว้น การปรับเปลี่ยน และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการเลื่อนตำแหน่ง

4. การจัดการข้อมูลผู้สมัครจะได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดมากขึ้น

ข้อมูลการจ้างงานมีความละเอียดอ่อนเป็นพิเศษ อาจรวมถึงรายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน คำตอบวิดีโอและเสียง คำขอการปรับเปลี่ยน ผลการประเมิน และคุณลักษณะที่อนุมานได้ กฎระเบียบและการบังคับใช้ในอนาคตจะยังคงทดสอบว่านายจ้างรวบรวมข้อมูลเกินความจำเป็นหรือไม่ เก็บไว้นานเกินไป หรือนำไปใช้ซ้ำเพื่อวัตถุประสงค์ที่ผู้สมัครไม่คาดคิดอย่างสมเหตุสมผล

การสัมภาษณ์วิดีโอสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ การสัมภาษณ์ที่บันทึกไว้อาจให้หลักฐานที่มีคุณค่าและตรวจสอบได้สำหรับทีมจ้างงานแบบกระจาย แต่ก็ขยายความรับผิดชอบขององค์กรในการแจ้งให้ทราบ การยินยอมเมื่อจำเป็น การควบคุมการเข้าถึง ตารางการเก็บรักษา และการลบข้อมูลอย่างปลอดภัย หากมีการรวบรวมหรืออนุมานข้อมูลชีวมาตร ความเสี่ยงทางกฎหมายอาจสูงขึ้นขึ้นอยู่กับสถานที่และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง

การกำกับดูแลข้อมูลควรได้รับการออกแบบให้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการสรรหาบุคลากร แต่ละฟิลด์ควรมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ กลุ่มการเข้าถึง กฎการเก็บรักษา และเส้นทางการลบ ข้อมูลผู้สมัครไม่ควรมีให้ใช้งานอย่างกว้างขวางเพียงเพราะสะดวกสำหรับการทำงานร่วมกัน ผู้จัดการการจ้างงานต้องการหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับบทบาท ในขณะที่ผู้ดูแลระบบอาจต้องการสิทธิ์การเข้าถึงการกำหนดค่าโดยไม่มีการมองเห็นบันทึกผู้สมัครอย่างไม่จำกัด

5. เอกสารจะเป็นการป้องกันที่แข็งแกร่งที่สุดขององค์กร

เมื่อผู้สมัครท้าทายผลการจ้างงาน ทีมสรรหาบุคลากรต้องการมากกว่าแค่คะแนนสุดท้าย พวกเขาต้องการบันทึกการตัดสินใจ บันทึกนั้นควรแสดงเกณฑ์ของงาน วิธีการประเมิน เวอร์ชันของขั้นตอนการทำงานที่ใช้ ข้อมูลที่พิจารณา ผู้ตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง เหตุผลในการตัดสินใจ และการยกเลิกหรือการปรับเปลี่ยนใดๆ

นี่คือจุดที่โปรแกรมการจ้างงานที่ซับซ้อนอื่นๆ ล้มเหลว บันทึกของผู้สรรหาอยู่ในอีเมล ผลตอบรับจากผู้จัดการมาในแชท บัตรคะแนนไม่สมบูรณ์ และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายทำในการประชุมโดยไม่มีบันทึกที่คงทน องค์กรอาจดำเนินการอย่างเหมาะสม แต่ไม่สามารถแสดงความสอดคล้องกันได้อย่างง่ายดาย

พื้นที่ทำงานที่ตรวจสอบได้เพียงแห่งเดียวช่วยลดช่องว่างนี้ ตัวอย่างเช่น MIND Interview รวมการสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้าง การวิเคราะห์ที่สนับสนุนโดย AI หลักฐานผู้สมัคร การตรวจสอบร่วมกัน และเอกสารการตัดสินใจ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถประเมินคำแนะนำในบริบทได้ คุณค่าในการดำเนินงานไม่ใช่แค่การคัดกรองที่เร็วขึ้น แต่เป็นความสามารถในการติดตามว่าผู้สมัครเคลื่อนที่ผ่านกระบวนการอย่างไรโดยไม่ต้องสร้างเรื่องราวใหม่จากเครื่องมือที่แยกจากกัน

วิธีเตรียมตัวโดยไม่ทำให้การจ้างงานช้าลง

ทีมงานองค์กรไม่จำเป็นต้องรอให้ทุกเขตอำนาจศาลออกกฎใหม่ พวกเขาสามารถเริ่มต้นด้วยการทำแผนที่ขั้นตอนการจ้างงานปัจจุบันตั้งแต่การสมัครจนถึงการตัดสินใจ รวมถึงคำแนะนำอัตโนมัติทุกรายการและการส่งมอบข้อมูลทุกครั้ง การดำเนินการนี้มักจะเผยให้เห็นว่าความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดไม่ใช่ตัวโมเดลเอง แต่เป็นกระบวนการที่ไม่ได้บันทึกไว้รอบๆ โมเดล

โปรแกรมการกำกับดูแลที่เป็นประโยชน์ควรตอบคำถามสี่ข้อ:

• คุณลักษณะอัตโนมัติแต่ละอย่างสนับสนุนการตัดสินใจด้านการจ้างงานใด และใช้หลักฐานที่เกี่ยวข้องกับงานใดบ้าง?
• มีเส้นทางการแจ้งให้ทราบ การยินยอม การปรับเปลี่ยน และการอุทธรณ์หรือการตรวจสอบใดบ้างที่ใช้กับผู้สมัครในแต่ละสถานที่จ้างงาน?
• ใครสามารถตรวจสอบ ท้าทาย ยกเลิก หรือเปลี่ยนแปลงคะแนน เกณฑ์ เกณฑ์การให้คะแนน หรือการกำหนดค่าขั้นตอนการทำงานได้?
• องค์กรจะเก็บรักษาบันทึกใดบ้างเพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นธรรม ความสอดคล้องกัน ความปลอดภัย และความรับผิดชอบในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย?

จากนั้นทดสอบกระบวนการภายใต้เงื่อนไขที่สมจริง ขอให้ผู้สรรหาอธิบายการปฏิเสธ ขอให้ผู้จัดการการจ้างงานระบุหลักฐานเบื้องหลังผู้สมัครอันดับต้นๆ ถามทีมความเป็นส่วนตัวและกฎหมายว่าข้อมูลวิดีโอถูกเก็บไว้ที่ใดและเมื่อใดจะถูกลบ ถามเจ้าของประสบการณ์ผู้สมัครว่าการเปิดเผยข้อมูลอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่ หากคำถามเหล่านั้นไม่สามารถตอบได้อย่างรวดเร็ว กระบวนการนั้นยังไม่ได้รับการควบคุม

ข้อได้เปรียบในการดำเนินงานของการจ้างงานที่ขับเคลื่อนด้วยการกำกับดูแล

กฎระเบียบมักถูกมองว่าเป็นอุปสรรคต่อความเร็วในการสรรหาบุคลากร การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดำเนินการไม่ดีอาจเป็นเช่นนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมเพิ่มการตรวจสอบด้วยตนเองหลังจากทุกขั้นตอน การกำกับดูแลที่ออกแบบมาอย่างดีมีผลตรงกันข้าม มันทำให้เกณฑ์การประเมินเป็นมาตรฐาน ลดการทำงานซ้ำ เก็บผลตอบรับไว้ในที่เดียว และให้หลักฐานที่แข็งแกร่งแก่ผู้จัดการในช่วงต้นของวงจร

องค์กรที่อยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับคลื่นลูกต่อไปของกฎระเบียบการจ้างงานจะไม่ใช่องค์กรที่มีเอกสารนโยบายที่ยาวที่สุด แต่จะเป็นองค์กรที่มีขั้นตอนการทำงานในชีวิตประจำวันที่ทำให้การดำเนินการที่ถูกต้องเป็นเรื่องง่าย: เกณฑ์ที่มีโครงสร้างก่อนการคัดกรอง หลักฐานที่เกี่ยวข้องเบื้องหลังทุกคำแนะนำ การเข้าถึงข้อมูลผู้สมัครที่ควบคุมได้ และบันทึกที่ชัดเจนว่าใครตัดสินใจอะไรและทำไม

รากฐานนั้นช่วยให้ผู้นำด้านบุคลากรมีพื้นที่ในการนำระบบอัตโนมัติที่เป็นประโยชน์มาใช้ด้วยความมั่นใจ ในขณะที่ยังคงรักษาการตัดสินใจ ความเป็นธรรม และความรับผิดชอบที่การตัดสินใจจ้างงานต้องการ