จุดประสงค์ของการคัดกรองเบื้องต้นทางโทรศัพท์ที่สำนักงานขายคือเพื่อยืนยันว่ามีพื้นฐานที่เหมาะสมสำหรับการพูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครหรือไม่ สามารถใช้เวลาประมาณสิบนาทีเป็นแบบอย่างได้ แต่ควรปรับระยะเวลาจริงตามคำถามและความต้องการของผู้สมัคร ไม่ควรละเว้นประเด็นสำคัญเพื่อประหยัดเวลา
ขั้นแรก ตรวจสอบว่าอีกฝ่ายว่างหรือไม่
คุณอาจพูดว่า "สวัสดี ฉันชื่อ [ ［ชื่อ］ ［ร้านค้า/บริษัท］ ติดต่อ ［ประกาศรับสมัครงาน］ ที่สมัครงาน ฉันต้องการยืนยันข้อตกลงในการทำงานกับ ［เวลาหรือระยะเวลา］ ตอนนี้สะดวกไหมคะ/ครับ?" ถ้าไม่สะดวก ให้หาเวลาอื่นและทิ้งข้อมูลติดต่อของคุณไว้
ถัดไป ให้ใช้ประโยคสองถึงสามประโยคเพื่อแนะนำสถานที่ทำงาน หน้าที่หลัก และกะการทำงาน แม้ว่าข้อมูลเหล่านี้จะอยู่ในหน้าประกาศรับสมัครงานอยู่แล้ว ก็ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายกำลังพูดคุยเกี่ยวกับประกาศรับสมัครงานเดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่เกิดจากผู้สมัครที่สมัครหลายสาขาพร้อมกัน
ขั้นแรก ให้สอบถามข้อมูลสามส่วนที่จะมีผลต่อการจัดเตรียมต่างๆ
ข้อแรกคือ ตารางการทำงานเหมาะสมหรือไม่ โปรดระบุวันในสัปดาห์ วันเริ่มต้น และวันสิ้นสุด ข้อที่สองคือ วันเริ่มต้นงานที่สะดวก และระยะเวลาการฝึกอบรม ข้อที่สามคือ คำถามใดๆ ที่ต้องการยืนยันเกี่ยวกับหน้าที่การงานและค่าตอบแทน
หากยังมีเงื่อนไขใดไม่แน่ชัด โปรดระบุชื่อผู้รับผิดชอบในการตอบและวันที่ หัวหน้างานจะเป็นผู้ประเมินว่าการสัมภาษณ์จะดำเนินต่อไปได้หรือไม่ โดยพิจารณาจากข้อมูลที่ได้รับการยืนยันแล้ว อย่าถือว่าคำว่า "น่าจะ" เป็นข้อผูกมัดอย่างเป็นทางการ
รวบรวมหลักฐานเบื้องต้นโดยใช้คำถามเพียงข้อเดียว
คุณอาจถามว่า "ถ้าลูกค้าถามเกี่ยวกับสินค้าที่คุณไม่คุ้นเคย คุณจะช่วยเหลือพวกเขาอย่างไร" จากนั้นถามต่อว่า "ถ้าคุณหาคำตอบไม่ได้ คุณจะไปขอคำยืนยันจากใคร และคุณจะอธิบายให้ลูกค้าฟังอย่างไร" สังเกตดูว่าอีกฝ่ายสามารถอธิบายขั้นตอนต่างๆ ในการยืนยันความต้องการ การค้นหา และการขอความช่วยเหลือได้หรือไม่
เสียงรบกวนในสายโทรศัพท์อาจดังมาก ดังนั้นหากผู้สมัครไม่ได้ยินคุณชัดเจน ให้ถามคำถามซ้ำอีกครั้ง อย่าตัดสินความสามารถในการทำงานของผู้สมัครจากความเร็วในการพูด การหยุดพูด หรือคุณภาพการโทรเพียงอย่างเดียว ให้กลับไปฟังคำตอบที่เฉพาะเจาะจงก่อนตัดสินใจว่าจำเป็นต้องถามคำถามเพิ่มเติมหรือไม่
คำอธิบายสุดท้าย: ขั้นตอนต่อไปและกำหนดเวลา
คุณอาจพูดว่า: "วันนี้เรายืนยัน ［เรื่องที่ได้รับการยืนยันแล้ว］ แล้ว และ ［เรื่องที่ต้องได้รับการยืนยัน］ ยังต้องเพิ่มเข้ามา ขั้นตอนต่อไปคาดว่าจะเป็น ［รูปแบบการสัมภาษณ์］ และเราจะตอบกลับผ่าน ［ทาง］ ［วันที่］ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อ ［ผู้ติดต่อ］ "
หลังจากวางสายแล้ว ให้บันทึกรายละเอียดงานที่เปิดรับสมัคร วันที่ติดต่อ เงื่อนไขที่ยืนยันแล้ว คำตอบที่เกี่ยวข้องกับงาน คำถามเพิ่มเติม และขั้นตอนต่อไป หากส่งต่อให้ผู้จัดการร้าน ให้แนบสรุปนี้ไปด้วย เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขในระหว่างการสัมภาษณ์ที่สถานที่จริง แทนที่จะต้องถามคำถามทั้งหมดซ้ำ หากไม่ได้รับการตอบกลับ ให้บันทึกว่าเป็นการติดต่อที่ไม่สมบูรณ์ และจัดการติดตามผลตามขั้นตอนของบริษัท
สำหรับคำถามหลักและช่องกรอกข้อมูลทั้งหมด คุณสามารถใช้ ชุดเครื่องมือสัมภาษณ์งานของร้านค้า ได้ ส่วนการเตรียมเนื้อหางานก่อนเผยแพร่ โปรดดู คู่มือการรับสมัครพนักงานประจำของร้านค้า
ถึงแม้จะไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ คุณก็ยังสามารถมีกระบวนการสัมภาษณ์ที่ชัดเจนและเป็นระบบได้
แม้ว่าเจ้าของหรือผู้จัดการร้านจะเป็นผู้ดำเนินการเรื่องการจ้างงาน คุณก็สามารถกำหนดคุณสมบัติของงานก่อน เชิญผู้สมัครให้ทำการสัมภาษณ์เบื้องต้นทางออนไลน์ และใช้รายงานเพื่อวางแผนขั้นตอนต่อไปได้ ระบบสัมภาษณ์ MIND Interview มีบริษัทจดทะเบียนหลายแห่งนำไปใช้ ในช่วงระยะเวลากว่าหนึ่งปี MIND Interview รองรับการสัมภาษณ์สะสมมากกว่า 20,000 ครั้ง
MIND Interview Simplified Edition นำเครื่องมือการสัมภาษณ์ที่ธุรกิจต่างๆ ใช้มาสู่กระบวนการสรรหาบุคลากรในชีวิตประจำวันของคุณ การวิเคราะห์เรซูเม่ การสัมภาษณ์ด้วย AI และรายงานการสัมภาษณ์ ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลผู้สมัครก่อนที่จะใช้เวลาสัมภาษณ์ไปกับรายละเอียดงานที่ต้องพูดคุยเพิ่มเติม คุณตรวจสอบข้อมูลและตัดสินใจจ้างงานขั้นสุดท้าย
เตรียมข้อมูลตำแหน่งงานว่างปัจจุบัน ปริมาณเรซูเม่ที่คาดว่าจะได้รับ และจำนวนการสัมภาษณ์ พร้อมทั้งศึกษาว่า MIND Interview Simplified Edition สามารถช่วยสนับสนุนการสรรหาบุคลากรสำหรับร้านค้าของคุณได้อย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
ประเด็นที่ผู้บริหารและ HR มักสอบถามมีดังนี้
การคัดกรองทางโทรศัพท์เบื้องต้นสามารถตัดสินได้โดยตรงหรือไม่ว่าผู้สมัครจะได้รับการคัดเลือก?
โดยหลักแล้ว การโทรศัพท์ใช้เพื่อยืนยันการนัดหมายและขอข้อมูลงานเบื้องต้น สำหรับตำแหน่งงานที่ต้องปฏิบัติงานในสถานที่จริงหรือต้องการหลักฐานแสดงความสามารถเพิ่มเติม ควรมีการนัดหมายเพื่อยืนยันเพิ่มเติมก่อนที่หัวหน้างานจะตัดสินใจอย่างรอบด้าน
ฉันจะเริ่มต้นใช้งานระบบสัมภาษณ์ได้อย่างไร หากฉันไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ?
ขั้นแรก ให้ระบุตำแหน่งงานว่าง คุณสมบัติที่จำเป็น และจำนวนผู้สมัครที่คาดหวัง จากนั้น สำรวจการวิเคราะห์ประวัติย่อ การสัมภาษณ์ด้วย AI และรายงานต่างๆ ที่มีอยู่ใน MIND Interview Simplified Edition เจ้าของหรือผู้จัดการร้านจะตรวจสอบข้อมูลและตัดสินใจว่าจะดำเนินการสัมภาษณ์เพิ่มเติมหรือจ้างงานต่อไป