ผู้สมัครรอบสุดท้ายสามารถผ่านการสัมภาษณ์ทุกขั้นตอน แต่ยังคงอยู่ในภาวะไม่แน่นอนเป็นเวลาสองสัปดาห์ เพราะไม่มีใครรู้ว่าใครเป็นเจ้าของอำนาจตัดสินใจในการจ้างงาน ผู้จัดการการจ้างงานคิดว่าทีม Talent Acquisition กำลังรวบรวมข้อเสนอแนะสุดท้าย ทีม Talent Acquisition กำลังรอให้ผู้นำธุรกิจอนุมัติอัตรากำลัง ผู้สัมภาษณ์ได้ส่งบันทึกที่ขัดแย้งกันโดยไม่มีวิธีการแก้ไขที่ตกลงกันไว้ ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่แค่รอบการจ้างงานที่ช้าลงเท่านั้น แต่เป็นการตัดสินใจที่อธิบาย ปกป้อง และปรับปรุงได้ยากขึ้น
หากบริษัทในประเทศไทยคัดเลือกผู้สมัครให้หลายหน่วยงาน ทีมอาจแยกผู้รับผิดชอบการเลือกผู้สมัครออกจากผู้มีอำนาจอนุมัติอัตรากำลังและค่าตอบแทนตั้งแต่ต้น เมื่อความเห็นของผู้สัมภาษณ์ไม่ตรงกัน ผู้จัดการของตำแหน่งที่เปิดรับสามารถทบทวนหลักฐานตามเกณฑ์งาน ส่วนทีมสรรหาตรวจความครบถ้วนของกระบวนการและบันทึก หากต้องขอข้อมูลหรือการอนุมัติเพิ่มเติม ทีมสามารถส่งเรื่องให้ผู้รับผิดชอบที่กำหนดไว้พร้อมบันทึกเหตุผล
ใครเป็นเจ้าของอำนาจตัดสินใจในการจ้างงาน?
สำหรับตำแหน่งงานมืออาชีพทั่วไป รูปแบบที่เป็นไปได้คือให้ผู้จัดการการจ้างงานเป็นเจ้าของอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการคัดเลือกบุคลากร พวกเขามีความรับผิดชอบต่อผลการปฏิบัติงาน การรวมเข้ากับทีม และความสามารถในการส่งมอบผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ตำแหน่งงานนั้นมีอยู่เพื่อสนับสนุน แต่การเป็นเจ้าของขั้นสุดท้ายไม่ได้หมายถึงการควบคุมฝ่ายเดียว และไม่ควรหมายถึงการตัดสินใจจากความประทับใจที่ไม่มีโครงสร้างเพียงอย่างเดียว
การจ้างงานเป็นกระบวนการปฏิบัติงานร่วมกันที่มีสิทธิ์ในการตัดสินใจที่แตกต่างกัน ทีม Talent Acquisition เป็นเจ้าของคุณภาพกระบวนการ การเคลื่อนไหวของผู้สมัคร และความสอดคล้องของการประเมิน ผู้สัมภาษณ์เป็นเจ้าของหลักฐานที่รวบรวมตามความสามารถที่ได้รับมอบหมาย ทีม HR กฎหมาย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจเป็นเจ้าของมาตรการควบคุมนโยบายและข้อกำหนดในการยกระดับ ฝ่ายการเงินหรือผู้นำระดับบริหารอาจเป็นเจ้าของอำนาจอนุมัติอัตรากำลัง ข้อยกเว้นค่าตอบแทน หรือการแต่งตั้งตำแหน่งอาวุโส
ความแตกต่างที่สำคัญคือระหว่างการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจกับการรับผิดชอบต่อการตัดสินใจนั้น หลายคนสามารถให้หลักฐานได้ แต่บุคคลหนึ่งหรือกลุ่มผู้อนุมัติที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์สุดท้าย
การคัดเลือกขั้นสุดท้าย การอนุมัติ และการเป็นเจ้าของกระบวนการนั้นแตกต่างกัน
องค์กรมักสร้างความสับสนโดยการถือว่าความรับผิดชอบทั้งสามนี้สามารถใช้แทนกันได้ ผู้จัดการการจ้างงานอาจเลือกผู้สมัครที่ต้องการ ในขณะที่ผู้นำหน่วยธุรกิจอนุมัติการลงทุน ทีม Talent Acquisition อาจจัดการคำขอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครแต่ละคนได้รับการประเมินที่สอดคล้องกัน บทบาทเหล่านี้ไม่มีบทบาทใดมาแทนที่บทบาทอื่นได้
ภายใต้รูปแบบนี้ ผู้จัดการการจ้างงานคือผู้มีอำนาจตัดสินใจที่รับผิดชอบหลังจากได้รับการอนุมัติที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว สำหรับตำแหน่งผู้บริหาร ตำแหน่งที่มีการควบคุม การรับเข้าเรียนระดับบัณฑิตศึกษา หรือการตัดสินใจเกี่ยวกับการโยกย้ายภายใน ภาระหน้าที่อาจอยู่กับคณะกรรมการหรือผู้บริหารระดับสูงที่ได้รับมอบหมาย หลักการยังคงเหมือนเดิม: กำหนดว่าใครแนะนำ ใครอนุมัติ และใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้สมัครจะเข้าสู่กระบวนการ
รูปแบบสิทธิ์การตัดสินใจที่ใช้งานได้จริงสำหรับการจ้างงานระดับองค์กร
ขั้นตอนการจ้างงานจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีความรับผิดชอบที่แคบและมองเห็นได้ สิ่งนี้จะช่วยป้องกันทั้งปัญหาคอขวดและอำนาจยับยั้งที่ไม่เป็นทางการ
ผู้จัดการการจ้างงาน: กำหนดความสำเร็จในบทบาท มอบหมายพื้นที่โฟกัสในการสัมภาษณ์ ตรวจสอบหลักฐาน และทำการคัดเลือกผู้สมัครขั้นสุดท้ายภายในพารามิเตอร์ที่ได้รับอนุมัติ
Talent Acquisition: เป็นเจ้าของการออกแบบขั้นตอนการทำงาน การสื่อสารกับผู้สมัคร สุขภาพของช่องทาง การจัดตารางเวลา และการประยุกต์ใช้มาตรฐานการคัดกรองและการสัมภาษณ์ที่สอดคล้องกัน
คณะกรรมการสัมภาษณ์: ประเมินความสามารถเฉพาะด้าน บันทึกหลักฐานทันที และหลีกเลี่ยงการตัดสินใจในวงกว้างนอกเหนือจากพื้นที่ที่ได้รับมอบหมาย
ผู้อนุมัติทางธุรกิจหรือการเงิน: ยืนยันงบประมาณ อัตรากำลัง ค่าตอบแทน และการจัดตำแหน่งองค์กรตามที่กำหนด
HR, กฎหมาย หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ระบุมาตรการควบคุมที่เกี่ยวข้อง จัดการข้อยกเว้น และจัดเตรียมการตรวจสอบที่จำเป็นเพื่อประเมินข้อกำหนดด้านนโยบายและกฎระเบียบ
รูปแบบนี้ไม่ได้ทำให้กระบวนการเป็นระบบราชการ แต่ช่วยขจัดข้อโต้แย้งที่ป้องกันได้ เมื่อมีการแนะนำผู้สมัคร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรจะสามารถเห็นได้ว่าใครประเมินความสามารถใด หลักฐานใดที่สนับสนุนการให้คะแนน ข้อกังวลได้รับการแก้ไขหรือไม่ และใครมีอำนาจดำเนินการต่อ
สำหรับทีมข้ามชาติ สิทธิ์ในการตัดสินใจควรคำนึงถึงข้อกำหนดในท้องถิ่นด้วย ทีม Talent Acquisition ทั่วโลกอาจเป็นเจ้าของกรอบการประเมินหลัก ในขณะที่ทีม HR ระดับภูมิภาคดูแลกฎระเบียบการจ้างงานในท้องถิ่น ความต้องการด้านภาษา การจัดการข้อมูล และแนวทางปฏิบัติในการอนุมัติ กระบวนการเดียวไม่จำเป็นต้องให้ทุกภูมิภาคดำเนินการเหมือนกัน แต่ต้องให้ความหลากหลายทุกอย่างเป็นไปโดยเจตนาและมีการบันทึกไว้
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน
ความเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจนทำให้เกิดความล่าช้าที่วินิจฉัยผิดได้ง่าย ทีมงานอาจโทษการจัดตารางเวลา การขาดแคลนผู้สมัคร หรือผู้จัดการที่ทำงานช้า ในขณะที่ปัญหาที่แท้จริงคือรูปแบบการตัดสินใจที่ไม่มีจุดสิ้นสุด ผู้สมัครถูกขอให้สัมภาษณ์เพิ่มเติมซ้ำแล้วซ้ำเล่า เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพยายามชดเชยหลักฐานที่ขาดหายไปหลังจากเกิดเหตุการณ์ขึ้น
นอกจากนี้ยังสร้างมาตรฐานที่ไม่สอดคล้องกัน ผู้จัดการการจ้างงานคนหนึ่งอาจให้ความสำคัญกับความลึกทางเทคนิค ในขณะที่อีกคนหนึ่งพึ่งพาความเหมาะสมกับวัฒนธรรมอย่างมากโดยไม่กำหนดพฤติกรรมการทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งเสี่ยงต่อการเลือกความคล้ายคลึงส่วนบุคคล เมื่อข้อเสนอแนะจากการสัมภาษณ์มาในรูปแบบความคิดเห็นอิสระ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เสียงดังที่สุดสามารถมีน้ำหนักมากกว่าหลักฐานที่เกี่ยวข้องมากที่สุด สิ่งนี้สร้างความเสี่ยงด้านความเป็นธรรมและทำให้ยากต่อการอธิบายว่าทำไมผู้สมัครคนหนึ่งจึงก้าวหน้าในขณะที่อีกคนหนึ่งไม่ก้าวหน้า
นอกจากนี้ยังมีต้นทุนทางการค้าด้วย ผู้สมัครอาจยอมรับข้อเสนอจากคู่แข่งในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในถกเถียงเรื่องความเป็นเจ้าของ ในขณะเดียวกัน ผู้สรรหาบุคลากรใช้เวลาในการติดตามข้อเสนอแนะ จัดประชุมเพิ่มเติม และกระทบยอดบันทึกที่ขัดแย้งกัน แทนที่จะมีส่วนร่วมกับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมคนต่อไป สำหรับโปรแกรมการจ้างงานที่มีปริมาณมากและกระจายตัว ความล้มเหลวเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะสะสมอย่างรวดเร็ว
ให้หลักฐานแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจที่พวกเขาสามารถดำเนินการได้
เจ้าของอำนาจตัดสินใจที่ได้รับมอบหมายควรทำการเลือกขั้นสุดท้าย แต่องค์กรควรให้พื้นฐานที่เชื่อถือได้แก่เจ้าของอำนาจตัดสินใจนั้นในการเลือก สิ่งนี้เริ่มต้นก่อนการสรรหา โดยมีบัตรคะแนนบทบาทที่กำหนดความสามารถและผลลัพธ์ไม่กี่อย่างที่สำคัญที่สุดในช่วง 6 ถึง 12 เดือนแรก
แต่ละขั้นตอนควรรวบรวมหลักฐานเทียบกับบัตรคะแนนนั้น การตรวจสอบประวัติย่อสามารถระบุประสบการณ์และคุณสมบัติที่รายงานได้ โดยมีการตรวจสอบเพิ่มเติมในกรณีที่บทบาทต้องการ การสัมภาษณ์แบบไม่พร้อมกันที่มีโครงสร้างสามารถประเมินการสื่อสาร แรงจูงใจ และการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับบทบาทก่อนที่จะมีการจัดตารางการสัมภาษณ์สด การสัมภาษณ์แบบคณะกรรมการสามารถสำรวจความสามารถทางเทคนิค ความเป็นผู้นำ หรือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
เป้าหมายไม่ใช่การสร้างคะแนนผู้สมัครที่ไม่ชัดเจนเพียงคะแนนเดียว แต่เป็นการสร้างบันทึกการตัดสินใจที่ทำให้คะแนนนั้นเข้าใจได้ ผู้จัดการการจ้างงานควรจะสามารถตรวจสอบหลักฐานความสามารถ คำตอบจากการสัมภาษณ์ ผลการประเมิน การให้คะแนนของผู้สัมภาษณ์ และข้อกังวลที่บันทึกไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว หากผู้สมัครถูกปฏิเสธ เหตุผลควรสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน แทนที่จะเป็นคำกล่าวที่คลุมเครือว่าบุคคลนั้นไม่เหมาะสม
การประเมินที่มีโครงสร้างช่วยปกป้องการตัดสินใจของผู้จัดการ
บางทีมกังวลว่าการให้คะแนนที่มีโครงสร้างจะจำกัดดุลยพินิจของผู้จัดการ ในทางปฏิบัติแล้ว มันทำให้ดุลยพินิจมีประโยชน์มากขึ้น ผู้จัดการยังคงสามารถชั่งน้ำหนักข้อแลกเปลี่ยนได้ เช่น การเลือกผู้สมัครที่มีวิจารณญาณในการเผชิญหน้ากับลูกค้าที่ยอดเยี่ยมเหนือผู้ที่มีประสบการณ์ทางเทคนิคที่ลึกซึ้งกว่าเล็กน้อย ความแตกต่างคือข้อแลกเปลี่ยนนั้นชัดเจนและเชื่อมโยงกับข้อกำหนดของบทบาท
ทีมสามารถทดสอบว่า AI ช่วยจัดระเบียบหลักฐานผู้สมัคร ระบุการประเมินที่ขาดหายไป หรือใช้กฎการให้คะแนนที่บันทึกไว้ได้หรือไม่ ในขณะที่วัดปริมาณงานการตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้อง ไม่ควรกลายเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ ระบบการจ้างงานระดับองค์กรต้องการธรรมาภิบาลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้โมเดล การตรวจสอบความเป็นธรรม การกำกับดูแลของผู้ตรวจสอบ การเข้าถึงข้อมูล และบันทึกการตรวจสอบ รักษาการตัดสินใจจ้างงานขั้นสุดท้ายให้สามารถระบุแหล่งที่มาได้กับบุคคลที่ได้รับอนุญาตที่สามารถอธิบายเหตุผลได้
สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทีมจ้างงานในขนาดใหญ่ ขั้นตอนการทำงานที่สนับสนุนโดย AI อาจลดความพยายามในการคัดกรองรอบแรก โดยขึ้นอยู่กับการนำร่องที่วัดเวลาการตรวจสอบและการจัดการข้อยกเว้น แต่ประสิทธิภาพจะสร้างมูลค่าก็ต่อเมื่อคุณภาพการตัดสินใจยังคงมองเห็นได้ การเคลื่อนไหวที่เร็วขึ้นโดยไม่มีหลักฐานเพียงแค่เร่งความไม่สอดคล้องกัน
ออกแบบขั้นตอนการทำงานรอบช่วงเวลาของการตัดสินใจ
กระบวนการสรรหาบุคลากรจำนวนมากสร้างขึ้นจากกิจกรรมต่างๆ: โพสต์ตำแหน่งงาน สรรหาผู้สมัคร จัดตารางการสัมภาษณ์ รวบรวมข้อเสนอแนะ การออกแบบที่แข็งแกร่งกว่าเริ่มต้นที่จุดสิ้นสุด ถามว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้ายต้องรู้อะไรเพื่อเลือกผู้สมัครได้อย่างมั่นใจ จากนั้นสร้างแต่ละขั้นตอนเพื่อจัดหาข้อมูลนั้น
ประการแรก กำหนดผู้จัดการการจ้างงานที่รับผิดชอบและผู้อนุมัติที่จำเป็นเมื่อมีการเปิดคำขอ ประการที่สอง กำหนดบัตรคะแนนบทบาทและหลักฐานที่ผู้สัมภาษณ์แต่ละคนต้องรวบรวม ประการที่สาม กำหนดกำหนดเวลาข้อเสนอแนะและกฎการยกระดับเพื่อให้กระบวนการไม่รอผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนใดคนหนึ่งอย่างไม่มีกำหนด ประการที่สี่ กำหนดให้มีการตรวจสอบการตัดสินใจที่มีโครงสร้างสำหรับผู้สมัครรอบสุดท้าย ซึ่งช่องว่าง การให้คะแนนที่ขัดแย้งกัน และข้อจำกัดด้านค่าตอบแทนได้รับการแก้ไข สุดท้าย บันทึกการคัดเลือกขั้นสุดท้ายและเหตุผลก่อนที่จะมีการเสนอข้อเสนอ
บันทึกสุดท้ายนั้นมีความสำคัญแม้ว่าการตัดสินใจจะดูชัดเจนก็ตาม มันสนับสนุนการสื่อสารที่สอดคล้องกับผู้สมัคร ทำให้การตรวจสอบภายในไม่ก่อกวน และให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ผู้นำสำหรับการประเมินคุณภาพการจ้างงานในภายหลัง หากมีการลาออกก่อนกำหนดหรือปัญหาด้านประสิทธิภาพเกิดขึ้น องค์กรสามารถตรวจสอบได้ว่าคำจำกัดความของบทบาท การออกแบบการประเมิน หรือกระบวนการตัดสินใจล้มเหลวในการระบุสัญญาณที่ถูกต้องหรือไม่
เมื่อคณะกรรมการควรเป็นเจ้าของอำนาจตัดสินใจ
ไม่ใช่ทุกตำแหน่งงานที่ควรอยู่กับผู้จัดการการจ้างงานคนเดียว ผู้บริหารระดับสูง ตำแหน่งที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด การตัดสินใจคัดเลือกคณาจารย์และรับเข้าเรียนระดับบัณฑิตศึกษา และตำแหน่งงานที่มีผลกระทบข้ามสายงานอย่างมีนัยสำคัญอาจต้องมีการเป็นเจ้าของร่วมกัน ในกรณีเหล่านี้ คณะกรรมการต้องการความชัดเจนเช่นเดียวกับผู้จัดการแต่ละคน: ประธาน กฎการลงคะแนนหรือการอนุมัติ หลักฐานที่จำเป็น ขั้นตอนการแก้ไขข้อขัดแย้ง และอำนาจขั้นสุดท้ายที่บันทึกไว้
คณะกรรมการล้มเหลวเมื่อกลายเป็นเวทีสนทนาปลายเปิด พวกเขาทำงานได้ดีเมื่อสมาชิกแต่ละคนมีมุมมองที่ชัดเจนและกลุ่มมีกำหนดเวลาในการตัดสินใจ คณะกรรมการไม่ควรสัมภาษณ์ผู้สมัครซ้ำเพียงเพราะสมาชิกไม่ได้จัดแนวเกณฑ์การประเมินก่อนหน้านี้ในกระบวนการ
องค์กรการจ้างงานที่แข็งแกร่งที่สุดไม่ได้ถามว่า Talent Acquisition หรือผู้จัดการการจ้างงานเป็นเจ้าของกระบวนการ พวกเขาสร้างความเป็นเจ้าของให้มองเห็นได้ในทุกขั้นตอน: Talent Acquisition ควบคุมขั้นตอนการทำงาน ผู้สัมภาษณ์จัดหาหลักฐานที่เปรียบเทียบได้ ผู้อนุมัติจัดการความเสี่ยงและการลงทุน และผู้นำที่รับผิดชอบทำการคัดเลือก เมื่อโครงสร้างนั้นมีอยู่ ผู้สมัครจะเคลื่อนไหวเร็วขึ้น ผู้จัดการตัดสินใจด้วยความมั่นใจมากขึ้น และทุกการตัดสินใจขั้นสุดท้ายมีบันทึกที่สามารถทนต่อการตรวจสอบได้