เมื่อคัดเลือกผู้ช่วย/นักบัญชีสำหรับสำนักงานบัญชี ควรระบุให้บุคคลหนึ่งรับผิดชอบงานแต่ละอย่างดังต่อไปนี้: รับเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร สัมภาษณ์เบื้องต้น และสัมภาษณ์รอบสุดท้าย หากบริษัทมีขนาดเล็ก บุคคลเดียวกันสามารถจัดการงานทั้งหมดได้ แต่แต่ละขั้นตอนควรมีเงื่อนไขการดำเนินการที่ชัดเจน
มาเริ่มกันที่ผลลัพธ์ที่คาดหวังของงานนี้กันก่อน
ตำแหน่งงานนี้เกี่ยวข้องกับช่วงฤดูการยื่นภาษี ความละเอียดรอบคอบ และกำหนดเวลา ก่อนเปิดรับสมัคร เราควรพูดคุยเกี่ยวกับความละเอียดรอบคอบ ความสามารถในการทำงานล่วงเวลาในช่วงฤดูการยื่นภาษี และการรักษาความลับ โดยยืนยันว่าด้านใดบ้างที่จำเป็นก่อนเริ่มงาน และด้านใดบ้างที่สามารถจัดอบรมได้ งานหรือกะการทำงานที่แตกต่างกันจะต้องอธิบายแยกกัน
ตัวอย่างตารางเรียนรายสัปดาห์
- ในช่วงต้นสัปดาห์ ผู้จัดการฝ่ายสรรหาจะยืนยันรายละเอียดของงาน เวลา สถานที่ และค่าตอบแทน ในขณะที่ฝ่ายธุรการจะจัดเรียงประวัติย่อที่ได้รับมา
- ในระหว่างสัปดาห์ ให้ตรวจสอบประวัติย่อและเอกสารต้นฉบับ และชี้แจงข้อมูลที่ขาดหายไปเกี่ยวกับสาขาวิชาที่เกี่ยวข้อง ประสบการณ์ ความใส่ใจในรายละเอียด และการทำงานล่วงเวลา
- หลังจากตรวจสอบแล้ว จะมีการออกจดหมายเชิญเข้าร่วมการทดสอบเบื้องต้น โดยระบุจำนวนคำถาม กำหนดเวลา และข้อมูลติดต่อสำหรับกรณีที่มีปัญหา
- เมื่อคัดเลือกผู้สมัครได้แล้ว หัวหน้างานจะตรวจสอบรายงานและตัดสินใจว่าจะทำการสัมภาษณ์หรือคัดเลือกเพิ่มเติม โดยจะแจ้งขั้นตอนต่อไปให้ทราบพร้อมกัน
นี่คือตัวอย่างการจัดตารางเวลา ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามตารางเวลาของผู้สมัคร การเชิญแต่ละครั้งควรมีช่วงเวลาในการตอบรับ ไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสุดสัปดาห์เพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้า
หัวหน้างานและผู้บริหารส่งมอบความรับผิดชอบกันอย่างไร?
เจ้าหน้าที่ธุรการมีหน้าที่ติดตามสถานะของเอกสารและการแจ้งเตือนที่ได้รับ ส่วนหัวหน้างานจะประเมินหลักฐานและเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เมื่อความสามารถทางวิชาชีพต้องการประสบการณ์ภาคปฏิบัติหรือโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อยืนยัน บุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือ
สำหรับผู้ช่วยบัญชี/นักบัญชีในบริษัทบัญชี แบบฝึกหัดจำลองนี้สามารถนำไปใช้ในการสัมภาษณ์งานได้: โดยใช้รายชื่อเอกสารที่ส่งมาแบบไม่ระบุชื่อจากลูกค้าสองราย โปรดระบุเอกสารที่ขาดหายไป วันครบกำหนด และผู้ที่ต้องติดตาม เมื่อตรวจสอบแล้ว โปรดให้ความสำคัญกับการแยกแยะข้อมูลลูกค้า การจัดเรียงตามวันครบกำหนด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่ขาดหายไปแต่ละฉบับมีผู้รับผิดชอบที่ระบุไว้อย่างชัดเจน
หลังจากจบแต่ละรอบ ต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง?
หากหลายคนมีความเข้าใจเกี่ยวกับความละเอียดรอบคอบแตกต่างกัน ให้เริ่มจากการแก้ไขคำอธิบายของพนักงานประจำก่อน หากปัญหายังคงอยู่เพราะหัวหน้างานยังไม่ตอบ ให้กำหนดช่วงเวลาตรวจสอบที่แน่นอน การใช้เครื่องมือสามารถช่วยจัดระเบียบข้อมูลได้ แต่บริษัทยังคงต้องดำเนินการด้านการสื่อสารและการตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากรให้เสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนต่อไปคือการอ้างอิงถึง กระบวนการสามขั้นตอนตั้งแต่การส่งเรซูเม่ไปจนถึงการสัมภาษณ์สำหรับวิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ไม่มีฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ศึกษาแผนระบบการสัมภาษณ์สำหรับ SMEs
แพ็กเกจ MIND Interview สำหรับ SMEs ราคา 3,000 ดอลลาร์ไต้หวัน สำหรับระยะเวลา 6 เดือน ประกอบด้วย การวิเคราะห์เรซูเม่ 50 ฉบับ และการสัมภาษณ์ด้วย AI จำนวน 15 ครั้ง ตลอดระยะเวลา 6 เดือน แพ็กเกจนี้ช่วยคุณคัดกรองเรซูเม่ ดำเนินการสัมภาษณ์รอบแรกทางออนไลน์ และจัดทำรายงาน บริษัทของคุณจะตรวจสอบผลลัพธ์และตัดสินใจจ้างงาน
เมื่อคุณเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง จำนวนเรซูเม่ที่คาดว่าจะได้รับ และจำนวนผู้ที่จะเข้ารับการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถปรึกษากับทีมเพื่อตรวจสอบว่าแผนดังกล่าวเหมาะสมหรือไม่ และจะเริ่มต้นใช้งานอย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
ประเด็นที่ผู้บริหารและ HR มักสอบถามมีดังนี้
หากไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการคัดกรองและตรวจสอบเบื้องต้นของผู้ช่วย/พนักงานบัญชีในบริษัทบัญชี?
หัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบสามารถจัดการเรื่องนี้ได้ โดยมีผู้ช่วยด้านธุรการในการรวบรวมข้อมูลและแจ้งเตือน ส่วนงานเฉพาะทางควรมอบหมายให้บุคคลที่มีความสามารถในการประเมินระดับทักษะนี้
หลังจากสัมภาษณ์รอบแรกสำหรับตำแหน่งผู้ช่วย/นักบัญชีที่บริษัทบัญชีแห่งหนึ่งแล้ว ฉันจะสามารถเสริมความสามารถในการทำงานของฉันด้วยหลักฐานได้อย่างไร?
โดยใช้รายชื่อเอกสารที่ส่งมาแบบไม่ระบุชื่อจากลูกค้าสองราย โปรดระบุเอกสารที่ขาดหายไป วันครบกำหนด และผู้ที่จะต้องติดตามเรื่อง สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะข้อมูลลูกค้า จัดเรียงตามวันครบกำหนด และกำหนดผู้รับผิดชอบเอกสารที่ขาดหายไปแต่ละรายการอย่างชัดเจน บริษัทจะจัดการและตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ การสรุปผลการสัมภาษณ์เบื้องต้นจะไม่ถือเป็นข้อตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการจ้างงาน