ในการสรรหาพนักงานบัญชี ควรแบ่งคนออกเป็นสองส่วน ส่วนหนึ่งรับผิดชอบงานแต่ละอย่างดังต่อไปนี้: รับเอกสาร ตรวจสอบเอกสาร สัมภาษณ์เบื้องต้น และสัมภาษณ์รอบสุดท้าย หากบริษัทมีขนาดเล็ก บุคคลเดียวกันสามารถรับผิดชอบงานทั้งหมดได้ แต่แต่ละขั้นตอนควรมีเงื่อนไขการดำเนินการที่ชัดเจน
มาเริ่มกันที่ผลลัพธ์ที่คาดหวังของงานนี้กันก่อน
ตำแหน่งงานนี้เกี่ยวข้องกับช่วงฤดูภาษี การกระทบยอดบัญชี และกำหนดเวลาต่างๆ ก่อนเปิดรับสมัคร เราควรพูดคุยเกี่ยวกับการกระทบยอดบัญชีและการประมวลผลใบสำคัญ การจัดการเรื่องการส่งเอกสาร และการรักษาความลับของข้อมูล โดยยืนยันว่ารายการใดบ้างที่ต้องมีการฝึกอบรมก่อนเริ่มงาน และรายการใดบ้างที่สามารถจัดเตรียมได้ งานหรือกะการทำงานที่แตกต่างกันจะต้องอธิบายแยกต่างหาก
ตัวอย่างตารางเรียนรายสัปดาห์
- ในช่วงต้นสัปดาห์ ผู้จัดการฝ่ายสรรหาจะยืนยันรายละเอียดของงาน เวลา สถานที่ และค่าตอบแทน ในขณะที่ฝ่ายธุรการจะจัดเรียงประวัติย่อที่ได้รับมา
- ในระหว่างสัปดาห์ ให้ทบทวนการวิเคราะห์ประวัติการทำงานและข้อมูลต้นฉบับ เพื่อชี้แจงขอบเขตของการประมวลผลทางบัญชี บันทึกการตรวจสอบความคลาดเคลื่อน และช่องว่างของข้อมูลในเครื่องมือที่ใช้
- หลังจากตรวจสอบแล้ว จะมีการออกจดหมายเชิญเข้าร่วมการทดสอบเบื้องต้น โดยระบุจำนวนคำถาม กำหนดเวลา และข้อมูลติดต่อสำหรับกรณีที่มีปัญหา
- เมื่อคัดเลือกผู้สมัครได้แล้ว หัวหน้างานจะตรวจสอบรายงานและตัดสินใจว่าจะทำการสัมภาษณ์หรือคัดเลือกเพิ่มเติม โดยจะแจ้งขั้นตอนต่อไปให้ทราบพร้อมกัน
นี่คือตัวอย่างการจัดตารางเวลา ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามตารางเวลาของผู้สมัคร การเชิญแต่ละครั้งควรมีช่วงเวลาในการตอบรับ ไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสุดสัปดาห์เพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้า
หัวหน้างานและผู้บริหารส่งมอบความรับผิดชอบกันอย่างไร?
เจ้าหน้าที่ธุรการมีหน้าที่ติดตามสถานะของเอกสารและการแจ้งเตือนที่ได้รับ ส่วนหัวหน้างานจะประเมินหลักฐานและเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เมื่อความสามารถทางวิชาชีพต้องการประสบการณ์ภาคปฏิบัติหรือโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อยืนยัน บุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือ
สำหรับนักบัญชี แบบฝึกหัดจำลองนี้สามารถนำไปใช้ในการสัมภาษณ์ครั้งต่อไปได้: สร้างตัวอย่างการกระทบยอดโดยใช้ใบแจ้งหนี้และรายการชำระเงินสมมติ ระบุจำนวนเงิน วันที่ และความคลาดเคลื่อนในรายการที่ขาดหายไป ในระหว่างการตรวจสอบ อย่าลืมบันทึกกระบวนการตรวจสอบ ระบุเอกสารประกอบเพิ่มเติมที่จำเป็น และระบุความคลาดเคลื่อนที่ยังไม่ได้รับการยืนยันว่าอยู่ระหว่างการตรวจสอบเพิ่มเติม
หลังจากจบแต่ละรอบ ต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง?
หากมีหลายคนที่เข้าใจเรื่องการกระทบยอดและการประมวลผลใบสำคัญจ่ายแตกต่างกัน ให้เริ่มจากการทบทวนคำอธิบายของพนักงานประจำก่อน หากปัญหายังคงอยู่เพราะหัวหน้างานยังไม่ตอบ ให้กำหนดช่วงเวลาตรวจสอบที่แน่นอน การใช้เครื่องมืออาจช่วยจัดระเบียบข้อมูลได้ แต่บริษัทยังคงต้องดำเนินการด้านการสื่อสารและการตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากรให้เสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนต่อไปคือการอ้างอิงถึง กระบวนการสามขั้นตอนตั้งแต่การส่งเรซูเม่ไปจนถึงการสัมภาษณ์สำหรับวิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ไม่มีฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ศึกษาแผนระบบการสัมภาษณ์สำหรับ SMEs
แพ็กเกจ MIND Interview สำหรับ SMEs ราคา 3,000 ดอลลาร์ไต้หวัน สำหรับระยะเวลา 6 เดือน ประกอบด้วย การวิเคราะห์เรซูเม่ 50 ฉบับ และการสัมภาษณ์ด้วย AI จำนวน 15 ครั้ง ตลอดระยะเวลา 6 เดือน แพ็กเกจนี้ช่วยคุณคัดกรองเรซูเม่ ดำเนินการสัมภาษณ์รอบแรกทางออนไลน์ และจัดทำรายงาน บริษัทของคุณจะตรวจสอบผลลัพธ์และตัดสินใจจ้างงาน
เมื่อคุณเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง จำนวนเรซูเม่ที่คาดว่าจะได้รับ และจำนวนผู้ที่จะเข้ารับการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถปรึกษากับทีมเพื่อตรวจสอบว่าแผนดังกล่าวเหมาะสมหรือไม่ และจะเริ่มต้นใช้งานอย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
ประเด็นที่ผู้บริหารและ HR มักสอบถามมีดังนี้
หากไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบและยืนยันคุณสมบัติของพนักงานบัญชีในเบื้องต้น?
หัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบสามารถจัดการเรื่องนี้ได้ โดยมีผู้ช่วยด้านธุรการในการรวบรวมข้อมูลและแจ้งเตือน ส่วนงานเฉพาะทางควรมอบหมายให้บุคคลที่มีความสามารถในการประเมินระดับทักษะนี้
ฉันจะหาหลักฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสามารถในการทำงานได้อย่างไรหลังจากสอบผ่านการบัญชีเบื้องต้นแล้ว?
สร้างตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องโดยใช้ใบแจ้งหนี้และรายการชำระเงินสมมติ ระบุจำนวนเงิน วันที่ และความคลาดเคลื่อนในรายการที่ขาดหายไป สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกกระบวนการตรวจสอบ ระบุเอกสารประกอบเพิ่มเติมที่จำเป็น และระบุความคลาดเคลื่อนที่ยังไม่ได้รับการยืนยันว่าอยู่ระหว่างการตรวจสอบ บริษัทจะจัดการและตรวจสอบกระบวนการนี้ สรุปผลการสัมภาษณ์เบื้องต้นจะไม่ถือเป็นข้อสรุปสุดท้ายในการจ้างงาน