ในการสรรหาบุคลากร ควรมอบหมายให้บุคคลหนึ่งรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนต่อไปนี้: รับใบสมัคร ตรวจสอบใบสมัคร สัมภาษณ์เบื้องต้น และสัมภาษณ์รอบสุดท้าย หากบริษัทมีขนาดเล็ก บุคคลเดียวกันสามารถรับผิดชอบงานทั้งหมดได้ แต่แต่ละขั้นตอนควรมีเงื่อนไขการดำเนินการที่ชัดเจน
มาเริ่มกันที่ผลลัพธ์ที่คาดหวังของงานนี้กันก่อน
งานนี้เกี่ยวข้องกับการรับมือกับการถูกปฏิเสธ การติดตามผล และการอธิบายข้อจำกัดอย่างชัดเจน ก่อนเปิดรับสมัครงาน เราควรพูดคุยกันว่าผู้สมัครกล้าที่จะแสดงความคิดเห็น สามารถติดตามผล และสามารถอธิบายข้อจำกัดของผลิตภัณฑ์ได้อย่างตรงไปตรงมาหรือไม่ เราควรตรวจสอบทีละรายการว่าการฝึกอบรมก่อนเริ่มงานใดบ้างที่จำเป็น และการฝึกอบรมใดบ้างที่สามารถจัดหาได้ ต้องอธิบายรายละเอียดงานหรือกะการทำงานที่แตกต่างกันแยกกัน
ตัวอย่างตารางเรียนรายสัปดาห์
- ในช่วงต้นสัปดาห์ ผู้จัดการฝ่ายสรรหาจะยืนยันรายละเอียดของงาน เวลา สถานที่ และค่าตอบแทน ในขณะที่ฝ่ายธุรการจะจัดเรียงประวัติย่อที่ได้รับมา
- ในระหว่างสัปดาห์ ให้ทบทวนการวิเคราะห์ประวัติการทำงานและข้อมูลต้นฉบับ เพื่อชี้แจงช่องว่างของข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมการทำธุรกรรม การติดตาม และข้อจำกัดด้านความซื่อสัตย์
- หลังจากตรวจสอบแล้ว จะมีการออกจดหมายเชิญเข้าร่วมการทดสอบเบื้องต้น โดยระบุจำนวนคำถาม กำหนดเวลา และข้อมูลติดต่อสำหรับกรณีที่มีปัญหา
- เมื่อคัดเลือกผู้สมัครได้แล้ว หัวหน้างานจะตรวจสอบรายงานและตัดสินใจว่าจะทำการสัมภาษณ์หรือคัดเลือกเพิ่มเติม โดยจะแจ้งขั้นตอนต่อไปให้ทราบพร้อมกัน
นี่คือตัวอย่างการจัดตารางเวลา ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามตารางเวลาของผู้สมัคร การเชิญแต่ละครั้งควรมีช่วงเวลาในการตอบรับ ไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสุดสัปดาห์เพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้า
หัวหน้างานและผู้บริหารส่งมอบความรับผิดชอบกันอย่างไร?
เจ้าหน้าที่ธุรการมีหน้าที่ติดตามสถานะของเอกสารและการแจ้งเตือนที่ได้รับ ส่วนหัวหน้างานจะประเมินหลักฐานและเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เมื่อความสามารถทางวิชาชีพต้องการประสบการณ์ภาคปฏิบัติหรือโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อยืนยัน บุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือ
สำหรับการใช้งานทางธุรกิจ การจำลองสถานการณ์นี้สามารถนำไปใช้ในการสัมภาษณ์ครั้งต่อไปได้: ให้ยกตัวอย่างความต้องการของลูกค้าและข้อจำกัดของผลิตภัณฑ์ แล้วขอให้พวกเขาระบุคำถามเพิ่มเติมสามข้อ เมื่อตรวจสอบความคิดเห็น ให้ให้ความสำคัญกับการชี้แจงความต้องการและเงื่อนไขในการตัดสินใจ บันทึกขั้นตอนต่อไป และอธิบายอย่างตรงไปตรงมาถึงข้อกำหนดใด ๆ ที่ไม่สามารถตอบสนองได้
หลังจากจบแต่ละรอบ ต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง?
หากมีหลายคนมีความเข้าใจที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการกล้าที่จะแสดงความคิดเห็น ขั้นแรกให้ชี้แจงปัญหาการขาดแคลนพนักงานประจำก่อน หากปัญหายังคงอยู่เพราะหัวหน้างานยังไม่ตอบสนอง ให้กำหนดช่วงเวลาการตรวจสอบที่แน่นอน การใช้เครื่องมือสามารถช่วยจัดระเบียบข้อมูลได้ แต่บริษัทยังคงต้องดำเนินการสื่อสารและตัดสินใจเรื่องการจ้างงานอยู่ดี
ขั้นตอนต่อไปคือการอ้างอิงถึง กระบวนการสามขั้นตอนตั้งแต่การส่งเรซูเม่ไปจนถึงการสัมภาษณ์สำหรับวิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ไม่มีฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ศึกษาแผนระบบการสัมภาษณ์สำหรับ SMEs
แพ็กเกจ MIND Interview สำหรับ SMEs ราคา 3,000 ดอลลาร์ไต้หวัน สำหรับระยะเวลา 6 เดือน ประกอบด้วย การวิเคราะห์เรซูเม่ 50 ฉบับ และการสัมภาษณ์ด้วย AI จำนวน 15 ครั้ง ตลอดระยะเวลา 6 เดือน แพ็กเกจนี้ช่วยคุณคัดกรองเรซูเม่ ดำเนินการสัมภาษณ์รอบแรกทางออนไลน์ และจัดทำรายงาน บริษัทของคุณจะตรวจสอบผลลัพธ์และตัดสินใจจ้างงาน
เมื่อคุณเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง จำนวนเรซูเม่ที่คาดว่าจะได้รับ และจำนวนผู้ที่จะเข้ารับการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถปรึกษากับทีมเพื่อตรวจสอบว่าแผนดังกล่าวเหมาะสมหรือไม่ และจะเริ่มต้นใช้งานอย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
ประเด็นที่ผู้บริหารและ HR มักสอบถามมีดังนี้
หากไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการคัดกรองและตรวจสอบใบสมัครงานเบื้องต้น?
หัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบสามารถจัดการเรื่องนี้ได้ โดยมีผู้ช่วยด้านธุรการในการรวบรวมข้อมูลและแจ้งเตือน ส่วนงานเฉพาะทางควรมอบหมายให้บุคคลที่มีความสามารถในการประเมินระดับทักษะนี้
หลังจากสัมภาษณ์งานรอบแรกแล้ว ฉันจะสามารถเสริมความสามารถในการทำงานด้วยหลักฐานได้อย่างไร?
ระบุความต้องการของลูกค้าและข้อจำกัดของผลิตภัณฑ์ที่สมมติขึ้น และเขียนคำถามติดตามผลสามข้อ สิ่งสำคัญคือการชี้แจงความต้องการและเงื่อนไขในการตัดสินใจ บันทึกขั้นตอนต่อไป และอธิบายอย่างตรงไปตรงมาถึงข้อกำหนดใด ๆ ที่ไม่สามารถตอบสนองได้ สรุปการสัมภาษณ์เบื้องต้นจะถูกจัดเรียงและตรวจสอบโดยบริษัท และจะไม่ถือเป็นข้อตัดสินใจจ้างงานขั้นสุดท้าย