在地情境
台灣企業在使用第三方 ATS、獵頭共用 talent pool、或導入語意解析／自動標記時，常被問兩件事：「我們算不算自動化決策？」與「這份履歷 company B 能不能留？」 AI 初篩加速吞吐，但也把「搜集目的」與「保存／再利用」拉進稽核視線。 本文整理與法務協作前的檢核題，並銜接可追溯評分設計；非個別法令適用之結論。
摘要
先把招募情境拆成「蒐集 → 處理 → 利用 → 保存／刪除」，再問：是否已於職缺說明或投遞頁清楚告知範圍？誰是控制者、誰是處理者？若用 AI
產生排序或建議，人類覆核與申訴管道是否寫進內規？最後把 評分標準 版本、模型／規則版本與決策紀錄對齊，才能同時回應個資詢問與內控抽查。
落地檢核表（與法務／資安開會用）
| 面向 | 關鍵提問 | 常見缺口 |
|---|---|---|
| 目的與比例原則 | 蒐集欄位是否超過「評估是否適合該職」所需？ | 履歷以外另行抓取社群但未告知 |
| 告知與同意 | 投遞頁是否載明誰處理、做哪些自動化、如何聯絡？ | 僅在求職者入職後才給隱私條款 |
| 委外／跨境 | 雲端區域、次委外、資安條款與稽核權是否覆蓋招募資料？ | 契約寫 HR 系統，但履歷其實在另套 AI 工具 |
| 自動化與人類覆核 | 「分數」是否僅作排序建議？誰簽核錄用／婉拒？ | 全自動淘汰且無申訴窗口 |
| 保存與刪除 | 未錄用資料保存多久？誰執行到期刪除？ | 備份與測試環境仍有完整履歷未清除 |
與稽核就緒流程的接軌
個資面向解決「可不可以」與「留多久」；稽核面向解決「當時依哪個規則決定」。兩者交集在版本化 評分標準、題組與覆核紀錄。若貴司正在建置這類流程，可與內文 稽核就緒的招聘、 ATS 與流程治理 一併閱讀。
產品與試用入口
常見問題
以下為企業主與 HR 最常詢問的重點：
這篇文章是法律建議嗎？
不是。實務檢核僅供與法務／資安協作時對焦議題；個案應以貴公司法律意見為準。
履歷一定要用 AI 分析才算進步嗎？
不一定。重點是處理目的、自動化決策的人類覆核、以及能否對候選人說清楚流程。
可以把履歷給委外廠商訓練模型嗎？
涉及二次利用與契約範圍，須與法務及供應商條款逐一確認；不宜假設「只要有簽約就可」。
婉拒後履歷要留多久？
依公司政策與法令；重點是可稽核的保存規則與到期刪除／匿名化流程。
稽核時最常缺什麼？
處理紀錄與規則版本對不上：題組改了但決策仍引用舊 評分標準，或權限紀錄不完整。