門市完成面試後，若決定不進入下一階段，應由指定窗口提供清楚的流程結果。通知不必長，但需要讓候選人知道本次是否已結束，而不是一直等待沒有期限的回覆。
先確認內部決定已完成
核對職缺、候選人、面試狀態與負責主管的結論。若仍在討論班別或等待資料，先處理待確認事項，不要一邊邀請補件、一邊由另一位同事通知結案。
內部紀錄留下與工作相關的依據及確認人。對外說明依公司流程使用一致版本，不把面試官的個人偏好或未查明推測直接轉成拒絕理由。
簡短通知範本
［姓名］您好，謝謝您參與［門市／職缺］的面試，也謝謝您花時間分享經驗。
經本次招募評估，我們決定不進入後續錄取安排，本次流程將在此結束。感謝您對這個職缺的關注；若對流程有需要確認的內容，可聯繫［窗口］。
文字可依品牌語氣調整，但保留明確結果。若公司沒有確定的後續聯繫安排，就不要加上一定會優先通知或下次保證有機會的承諾。
工作安排不符時，說明已確認的差異
例如已確認的可上班時段與職缺必要班別不同，可按公司回覆方式說明「本次需要的［時段］與目前可安排時間不同」。不要把時間不合改寫成能力或態度不足。
若其他職缺可能合適，先取得人選願意了解的回覆，再提供該職缺的實際條件。這是另一項討論，不代表已錄取或直接完成轉介。
通知後更新名單與聯繫狀態
記錄發送日期、通知方式、是否有待回覆問題及本次流程狀態。已結案的人選不應繼續收到原職缺的面試提醒，負責窗口需同步更新安排。
候選人資料與保留方式依公司既有流程處理。若要討論未來職缺，另外確認聯繫意願與可行時間，不把一次投遞當成對所有後續用途的同意。清楚收尾也能讓門市知道哪些名單已不再等待處理。
需要完整的核心題與紀錄欄位，可使用門市面試包；刊登前的工作內容整理，請參考門市正職招募指南。
沒有專職人資，也能有一套清楚、有依據的面試流程
招募由老闆或店長兼任，也可以先整理職缺需求、讓候選人完成線上初試，再依報告確認下一步。MIND Interview 面試系統已獲多家上市櫃公司採用。一年多來，MIND Interview 累積超過 2 萬人次面試。
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常見問題
以下為企業主與 HR 最常詢問的重點：
未錄取通知要逐項揭露面試官評語嗎？
依公司對外回覆方式處理，避免把未確認推論或與工作無關的評語寫入訊息。若需要說明，使用已確認且與職缺相關的內容。
沒有專職人資，可以怎麼開始使用面試系統？
先整理正在招募的職缺、必要條件與預計人數，再了解 MIND Interview 簡單版的履歷分析、AI 面試及報告流程。由老闆或店長複核資訊，並安排後續面談與錄取。