Khi tuyển dụng nhân viên hành chính cho trung tâm dạy kèm, hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ sau: tiếp nhận hồ sơ, xem xét hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn cuối cùng. Nếu công ty nhỏ, một người có thể đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ này, nhưng mỗi bước vẫn cần có điều kiện hoàn thành rõ ràng.
Chúng ta hãy bắt đầu với những sản phẩm đầu ra của công việc này.
Vị trí này yêu cầu làm việc ca tối, tương tác với phụ huynh và chuẩn bị tài liệu giảng dạy. Trước khi tuyển dụng, chúng ta cần thảo luận về ca tối, giao tiếp với phụ huynh và sự đúng giờ, xác nhận những khía cạnh nào cần đào tạo trước khi làm việc và những khía cạnh nào có thể được sắp xếp. Các nhiệm vụ hoặc ca làm việc khác nhau cần được giải thích riêng.
Ví dụ về lịch trình hàng tuần
- Đầu tuần, người quản lý tuyển dụng xác nhận các nhiệm vụ, thời gian, địa điểm và phạm vi lương thưởng, và bộ phận hành chính sẽ sắp xếp các hồ sơ nhận được.
- Trong tuần, hãy xem xét lại bản phân tích sơ yếu lý lịch và các tài liệu gốc, đồng thời làm rõ bất kỳ thông tin nào còn thiếu từ các buổi tối, công việc giảng dạy, quản lý và giao tiếp.
- Sau khi xem xét, thư mời làm bài kiểm tra sơ bộ sẽ được gửi đi, trong đó nêu rõ số lượng câu hỏi, thời hạn và thông tin liên hệ để giải quyết khó khăn.
- Sau khi các ứng viên được lựa chọn, người giám sát sẽ xem xét báo cáo và quyết định có tiến hành phỏng vấn hay tuyển chọn bổ sung; các bước tiếp theo sẽ được thông báo đồng thời.
Đây là một ví dụ về lịch trình, có thể được điều chỉnh theo lịch trình của ứng viên. Mỗi lời mời nên có một khoảng thời gian phản hồi; không cần phải đợi đến cuối tuần để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Các giám sát viên và nhà quản lý bàn giao trách nhiệm như thế nào?
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm theo dõi tình trạng các tài liệu và thông báo đã nhận; người giám sát đánh giá bằng chứng và các điều kiện cần thiết cho công việc. Khi năng lực chuyên môn đòi hỏi kinh nghiệm thực tế hoặc các dự án đã hoàn thành cần được xác nhận, nhân viên có trình độ chuyên môn sẽ được phân công hỗ trợ.
Đối với các nhà quản lý trung tâm dạy kèm, bài tập giả định này có thể được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn sau này: với một lịch học giả định và ba tin nhắn gửi cho phụ huynh, hãy sắp xếp các mục cần trả lời, chuyển tiếp cho giáo viên và những mục cần xác nhận. Khi xem xét, hãy đảm bảo duy trì thư từ giữa học sinh và lớp học, tránh hứa hẹn những thỏa thuận dạy học chưa được xác nhận và ghi lại thời hạn phản hồi.
Cần điều chỉnh những gì sau mỗi vòng đấu?
Nếu nhiều người có hiểu biết khác nhau về ca làm việc buổi tối, trước tiên hãy làm rõ vấn đề thiếu nhân viên toàn thời gian; nếu vấn đề bế tắc vì người giám sát chưa phản hồi, hãy giữ nguyên thời gian xem xét đã định. Sử dụng các công cụ có thể giúp sắp xếp thông tin, nhưng công ty vẫn cần hoàn tất việc truyền đạt thông tin và đưa ra quyết định về nhân sự.
Bước tiếp theo có thể tham khảo quy trình ba bước từ sơ yếu lý lịch đến phỏng vấn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có bộ phận nhân sự .
Tìm hiểu kế hoạch hệ thống phỏng vấn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Gói MIND Interview dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá 3.000 Đài tệ/tháng trong sáu tháng , bao gồm 50 phân tích hồ sơ và tổng cộng 15 cuộc phỏng vấn bằng AI trong vòng sáu tháng . Gói này giúp bạn sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn vòng đầu trực tuyến và lập báo cáo. Công ty của bạn sẽ xem xét kết quả và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi đã chuẩn bị xong các vị trí tuyển dụng, số lượng hồ sơ dự tuyển dự kiến và số lượng ứng viên được phỏng vấn, bạn có thể xác nhận lại với nhóm xem kế hoạch có phù hợp hay không và cách bắt đầu sử dụng nó.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi mà chủ doanh nghiệp và HR thường quan tâm:
Nếu không có nhân viên nhân sự chuyên trách, ai sẽ chịu trách nhiệm sàng lọc và đánh giá ban đầu đối với đội ngũ nhân viên hành chính tại trung tâm dạy kèm?
Việc này có thể do cấp trên hoặc người phụ trách đảm nhiệm, với sự hỗ trợ hành chính trong việc tổng hợp dữ liệu và thông báo. Các nhiệm vụ chuyên môn nên được giao cho những cá nhân có khả năng đánh giá trình độ kỹ năng này.
Sau vòng phỏng vấn đầu tiên cho các vị trí hành chính tại một trung tâm luyện thi, làm thế nào để bổ sung thêm bằng chứng về khả năng làm việc của bạn?
Với một lịch học giả định và ba tin nhắn gửi cho phụ huynh, vui lòng lập danh sách các mục cần trả lời, các mục cần chuyển tiếp cho giáo viên và các mục đang chờ xác nhận. Những điểm quan trọng là duy trì liên lạc giữa học sinh và lớp học, tránh hứa hẹn về các sắp xếp giảng dạy chưa được xác nhận và ghi lại thời hạn phản hồi. Công ty sẽ sắp xếp và xem xét quá trình sàng lọc ban đầu; bản tóm tắt sơ bộ sẽ không được coi là quyết định tuyển sinh cuối cùng.